Manual de operación — General

Antes de empezar: cómo leer esta guía

Los colores de los diagramas no son decoración: cada uno dice quién da el paso.

1 · Los cuatro caminos de una venta

Una orden de venta confirmada puede salir por cuatro botones distintos, y no hacen lo mismo. Esta sección sirve para decidir cuál pulsar antes de pulsarlo.

La duda más cara del sistema es esta: tienes la venta delante, ves varios botones y pulsas el que te suena. Según cuál sea, el dinero entra a tu caja o no entra, lo vendido sale del almacén o se queda esperando, y la factura se emite ahora o cuando alguien la autorice. Empieza por esta tabla, que resuelve la duda en diez segundos:

Lo que separa un camino de otro no es el gusto de quien atiende: son el término de pago del cliente y si el dinero se recibe hoy o no. El árbol siguiente es el mismo que hace el sistema por dentro:

flowchart TD
    A["Orden de venta"]:::neu
    B{"¿El término de pago
del cliente es a plazo?"}:::sis
    C["«Confirmar Venta»"]:::caj
    D{"¿El cliente tiene deuda vencida
o el cupo excedido?"}:::sis
    D2["DIÁLOGO, no error: el pedido queda
esperando aprobación de crédito"]:::avi
    E["La factura se emite y se publica sola.
El despacho nace al confirmar"]:::ok
    F{"¿El cliente paga hoy?"}:::sis
    G["«Confirmar sin Pago»:
se pide autorización"]:::caj
    G2["Al aprobarse: se emite la factura,
se manda al SRI y ahí nace el despacho"]:::ok
    H{"¿Paga todo en efectivo
y con el importe exacto?"}:::sis
    I["«Cobro en Efectivo»"]:::caj
    J["«Facturar»: abre el asistente
de la Caja de Cobros"]:::caj
    K{"¿Hay sesión de punto
de cobro abierta?"}:::sis
    K2["BLOQUEO: «Se requiere una sesión de punto
de cobro activa para continuar»"]:::no
    L["Factura publicada y enviada al SRI,
un pago por cada forma de cobro
y el despacho"]:::ok

    A --> B
    B -->|sí, a plazo| C --> D
    D -->|sí| D2
    D -->|no| E
    B -->|no, es de contado| F
    F -->|no| G --> G2
    F -->|sí| H
    H -->|sí| I --> K
    H -->|no| J --> K
    K -->|no| K2
    K -->|sí| L

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    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
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    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

Camino 1 — «Facturar», el camino normal del cajero

Lo usa el Cajero de la Caja de Cobros. Abre el asistente de la Caja de Cobros, que es donde se elige con qué se paga: efectivo, cheque, tarjeta, transferencia, anticipo, nota de crédito, retención o cruce de cuentas. Un mismo cobro puede llevar varias formas a la vez. El detalle del asistente está en la sección 2.

Lo que te va a frenar:

• Sin sesión de caja abierta y sin ser supervisor: «Se requiere una sesión de punto de cobro activa para continuar. Por favor, asegúrese de tener una sesión de punto de cobro abierta o contacte a un supervisor de cajas.»
• Al aplicar, si la sesión no admite cobros: «La sesión de cobro “…” está en estado “…” y no puede recibir cobros. Abre una sesión de punto de cobro antes de cobrar.» Una sesión pausada o en cierre no recibe dinero.
• Si lo registrado no llega al total: «Debe registrar el pago completo antes de crear la factura», y el mensaje te dice el monto a cobrar, el ya registrado y el que falta.
• Sobrepago en efectivo: no se permite. Lo que el cliente entrega de más se devuelve como vuelto, no se registra como cobro. El sobrepago en otra forma de pago no es un error: ahí el sistema abre el asistente de anticipo, y ese excedente queda a favor del cliente (sección 4).
• Control de crédito pendiente del cliente: la factura no se publica y se revierte todo. No queda media operación hecha.

Qué genera cuando sale bien: la factura publicada, con su asiento y enviada al SRI; un pago por cada forma de cobro que se haya usado; el despacho, si la venta es de contado; y la impresión de la factura y del recibo, si el punto de cobro tiene activada esa opción.

Camino 2 — «Cobro en Efectivo», el atajo de un clic

También es del Cajero, y solo aparece en ventas de contado. Pide una confirmación: «Se cobrará el total en efectivo y se facturará de inmediato. ¿Continuar?». Es exactamente el camino 1 sin el diálogo de por medio: el mismo documento, el mismo asiento y el mismo despacho.

Cuándo se usa: cuando el cliente paga todo en efectivo y con el importe exacto. Si hay que devolver vuelto, mezclar formas de pago o elegir a qué caja entra el dinero, el camino es «Facturar».

El bloqueo que más se ve aquí ya trae la solución escrita: «No se puede cobrar de un clic: este pedido no está vinculado a ninguna sesión de cobro, así que no hay diarios permitidos. Usa el botón “Facturar”, que abre el asistente de cobro y te deja elegir la sesión y el diario.»

Camino 3 — «Confirmar sin Pago», facturar hoy y cobrar después

Lo pulsa quien tenga el grupo «Puede Pedir Facturar sin Cobro». Pide confirmación: «Se pedirá autorización para FACTURAR esta venta sin haberla cobrado. La mercadería seguirá sin poder salir hasta que la factura esté pagada. ¿Continuar?»

Al pulsarlo no se factura nada. Lo único que ocurre es que se crea una solicitud de autorización y la venta se queda esperando. Cuando alguien la aprueba, ahí sí se emite la factura, se manda al SRI y solo entonces se genera el despacho.

Lo que te va a frenar: no tener ese permiso · que la venta todavía no esté confirmada · que la venta no sea de contado —una venta a plazo ya se factura por su flujo normal: no hace falta autorización— · que la venta ya tenga factura · que ya exista una solicitud sin resolver · que a la categoría de aprobación le falten aprobadores.

Cuándo se usa: cuando el cliente necesita la factura hoy y no paga hoy, siendo una venta de contado. Lo vendido no sale hasta que esa factura esté pagada.

Camino 4 — la venta a plazo, con «Confirmar Venta»

Este camino conviene entenderlo al revés que los otros: «Confirmar Venta» no es un botón de facturar. El crédito no se elige pulsando nada — lo decide el término de pago del cliente. Si la venta es a plazo, al confirmarla la factura se emite y se publica sola, sin que nadie la pida.

Lo que te va a frenar:

• Confirmar antes de la aprobación comercial: «El pedido … todavía no tiene la aprobación comercial: usa el botón “Aprobar” antes de confirmarlo. El control de crédito corre después de esa aprobación, no en su lugar.»
• Una solicitud de crédito sin resolver sobre ese mismo pedido.
• Confirmar varios pedidos a la vez cuando alguno necesita aprobación: «… Ábrelos uno por uno.» La confirmación en lote no decide crédito por nadie.
• Si la factura automática no se puede publicar, se revierte la confirmación entera: «No se pudo emitir la factura automática de la venta a crédito …, así que el pedido NO se confirmó». El pedido vuelve a quedar como estaba.

Y una diferencia que cambia la logística: aquí el despacho nace al confirmar, no al cobrar, porque en este camino no hay cobro. Es lo contrario de los caminos 1 y 2.

Lo que el sistema NO hace

• No elige el camino por ti. Muestra los botones que corresponden y bloquea los que no aplican, pero la decisión de cobrar hoy, pedir autorización o vender a plazo es de quien atiende.
• No propone la sesión de caja sola. Si la orden no nació con una sesión, hay que elegirla en el asistente de «Facturar».
• No avisa cuando «Facturar» factura sin cobrar. En una venta a plazo simplemente emite el documento, sin asistente y sin advertencia.
• No deja salir la mercadería de una venta de contado autorizada con «Confirmar sin Pago» mientras la factura no esté pagada.
• No arregla una factura emitida por fuera de la caja. Cuando eso pasa, el dinero no aparece en el arqueo y hay que corregirlo a mano: sección 19.

2 · Cobrar en caja

Un botón que hace por dentro tres pasos que antes eran tres pantallas.

El botón «Cobrar» está en el documento de venta y también en la propia orden de venta, para quien entra por ese lado. Los dos piden el rol de quien atiende al cliente. En los documentos históricos y en los cancelados el botón no aparece. Si tu empresa tiene instalado el Panel de Cobros, el mismo «Cobrar» está también ahí, en una sola pantalla junto con la venta, el cliente y el cobro.

Lo que hace la cadena, en orden:

1. Si todavía no hay orden de venta, la crea (lo mismo que «Facturar»).
2. Si la orden está en «Borrador» o «Enviado», la aprueba.
3. Si está en «Aprobado», la confirma — y ahí es donde se evalúa el cupo de crédito del cliente.
4. Si tras eso la orden quedó confirmada, abre el cobro: la pantalla «Pagos de la Venta».

Si el control de crédito detiene el paso 3, la cadena se para ahí sin forzar nada. No es un fallo: es el control haciendo su trabajo.

flowchart TD
    A["Botón «Cobrar»"]:::caj
    B{"¿Es un documento que este
botón atiende y tiene líneas?"}:::sis
    B2["BLOQUEO: el botón no
corresponde a este documento /
«no tiene nada que cobrar»"]:::no
    C{"¿Ya está facturado
por completo?"}:::sis
    C2["BLOQUEO: «ya está facturada.
Si falta un pago a crédito,
regístralo desde la factura»"]:::no
    D["Se crea la orden si falta,
se aprueba y se confirma"]:::sis
    E{"¿Pasó el control
de crédito?"}:::sis
    E2["Se detiene ahí,
sin forzar nada"]:::no
    F{"¿Hay sesión de caja
abierta?"}:::sis
    F2["BLOQUEO: «Se requiere una sesión
de punto de cobro para continuar»"]:::no
    G["Pantalla «Pagos de la Venta»"]:::ok

    A --> B
    B -->|no| B2
    B -->|sí| C
    C -->|sí| C2
    C -->|no| D --> E
    E -->|no| E2
    E -->|sí| F
    F -->|no| F2
    F -->|sí| G

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    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

La sesión de caja

No se cobra sin una sesión de punto de cobro abierta. Se abre en Caja → Sesiones de cobro, botón «Abrir Sesión», y se cierra con «Cerrar Sesión» y luego «Validar Cierre». También están «Pausar Sesión» y «Reanudar Sesión». Caja → Mi caja es el atajo del cajero a la suya.

Si no hay sesión, el mensaje es claro: «Se requiere una sesión de punto de cobro para continuar». Un supervisor puede saltárselo; quien cobra no.

Las formas de cobro

La pantalla de cobro distingue qué se recibe y de qué caja entra, y son dos cosas distintas: el método decide qué es; el diario decide de qué caja es. Los métodos que el sistema clasifica son: Efectivo, Tarjeta de Crédito, Tarjeta de Débito, Transferencia, Cheque al Día, Cheque Posfechado, Depósito de Efectivo, Depósito de Cheque y Otro.

Además, cada línea de la pantalla puede ser de un tipo distinto: «Pago», «Anticipo», «Nota de Crédito», «Retención» o «Cruce de Cuentas». Así se cubre el caso del cliente que paga parte con un anticipo que ya tenía y parte en efectivo.

Para el efectivo hay botones de denominación —«$ 0.50» hasta «$ 100»— para ir sumando lo que el cliente pone sobre el mostrador.

Tres cosas que te van a frenar

• Facturar sin cobrar todo. «Guardar y Crear Factura» exige el pago completo: «Debe registrar el pago completo antes de crear la factura».
• Sobrepago en efectivo. No se permite: el vuelto no se registra como cobro.
• Vender a crédito. Se hace pulsando «Guardar» sin cubrir el total. Ojo: eso marca la orden como «Exige Cobro para Entregar», y esa marca no se puede quitar. El sistema te lo advierte antes.

Quién puede

El botón «Cobrar» pide el rol de quien atiende al cliente en tu negocio. Los menús de Caja piden además el grupo «Cajero». Cerrar y validar sesiones es cosa del «Supervisor de Caja». Ver sección 12.

3 · Cobrar lo que está pendiente

Lo que pasa DESPUÉS de la venta: el cliente ya tiene sus facturas y ahora hay que cobrarlas. Mirar la deuda es otra cosa y se explica en sección 5.

Aquí hay dos trabajos distintos que conviene no mezclar. Uno es recibir la plata: el cliente llega con un cheque y hay que decidir contra qué facturas se aplica. El otro es empujar al que no paga: recordarle, escribirle, llamarlo. El primero se hace en el pago; el segundo lo lleva el seguimiento de deuda, que trabaja solo cuando está encendido y a mano cuando no.

Un solo cobro para varias facturas

El pago se registra desde Contabilidad → Clientes → Pagos (o Proveedores → Pagos, que funciona igual al revés). Lo primero que hay que mirar es el campo «Tipo de Transacción»:

Con «Pago Ordinario», al elegir el cliente el sistema carga solo toda su deuda pendiente en la pestaña «Facturas». Cada fila trae lo que hace falta para decidir:

Y el importe del pago es la suma de la columna «Pago Actual». No son dos números que hay que cuadrar a mano: se cuadran solos según vas repartiendo.

Los botones del reparto

Los cinco solo aparecen mientras el pago está en borrador. Una vez confirmado, el reparto ya no se toca desde ahí.

flowchart TD
    A["Pago nuevo:
cliente, diario y
«Tipo de Transacción»
= «Pago Ordinario»"]:::caj
    B["El sistema carga en la pestaña
«Facturas» toda la deuda
pendiente de ese cliente"]:::sis
    C["Cada fila nace con
«Pago Actual» en cero"]:::neu
    D{"¿Cómo se reparte
el cheque?"}:::caj
    E["Fila a fila:
«Pagar», «Borrar»
o el importe digitado"]:::caj
    F["Botón «Distribuir»:
de la más antigua
a la más nueva"]:::sis
    G{"¿El importe supera
la deuda total?"}:::sis
    G2["Se recorta al total de la deuda.
El exceso NO queda guardado
como anticipo"]:::avi
    H{"¿La suma repartida cabe
en el importe del pago?"}:::sis
    H2["BLOQUEO al confirmar:
«La suma del importe total a pagar
es mayor que el importe del pago»"]:::no
    I["Se confirma:
el sistema concilia contra
cada factura elegida"]:::sis
    J["Las filas que quedaron en cero
se retiran del pago"]:::sis
    K["Facturas en «Pagado»
o «Pagado parcialmente»"]:::ok

    A --> B --> C --> D
    D -->|a mano| E --> H
    D -->|automático| F --> G
    G -->|sí| G2 --> H
    G -->|no| H
    H -->|no| H2
    H -->|sí| I --> J --> K

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Cuando el importe no cuadra con la suma

Es el caso normal, no la excepción. Un cheque redondo casi nunca coincide con la suma exacta de cinco facturas. Lo que hace el sistema en cada caso:

Los pagos parciales

Pagar menos de lo que se debe es un caso previsto, no un problema. La factura que recibe menos de su saldo queda en «Pagado parcialmente» y sigue viva en la cartera por la diferencia; su columna «Pendiente» te dice cuánto queda antes de confirmar.

Dos cosas que conviene saber del parcial:

• Si la factura tiene varias cuotas, el cobro se reparte entre ellas por orden de vencimiento, encadenando de una a la siguiente. No se topa contra la primera dejando el resto colgando: eso obligaba a un segundo cruce a mano que ya no hace falta.
• Al confirmar, las filas que quedaron en cero se retiran del pago. Mientras estás repartiendo necesitas ver toda la cartera; una vez decidido qué se cobra, lo que no se cobró no tiene por qué quedar guardado ni salir impreso en el recibo del cliente.

Qué documentos entran en la lista, y cuáles no

El sistema no ofrece cualquier cosa. Para que un documento aparezca en la pestaña «Facturas» tiene que cumplir todo esto a la vez:

• Estar publicado — un borrador no debe nada todavía.
• Tener saldo distinto de cero. Este es el filtro que importa: una factura anulada con nota de crédito puede seguir marcada como no pagada y sin embargo no deber ni un centavo. Sin este criterio aparecería con saldo cero, invitando a «cobrar» algo que ya está cerrado.
• Ser del mismo cliente (o de uno de sus contactos) y de la misma moneda que el pago.
• Corresponder al sentido del pago: un cobro de cliente ofrece sus facturas y recibos de venta; un pago a proveedor, las facturas de compra.

Del pago confirmado sale el comprobante con el botón «Imprimir Recibo», que lista las facturas cubiertas y la referencia del instrumento —el número del cheque, el de la transferencia, el voucher—. En un borrador el botón no está: un borrador no es recibo de nada y su número todavía puede cambiar.

El seguimiento de la deuda

Lo anterior es para cuando el cliente aparece. El seguimiento es para cuando no aparece.

El sistema trabaja con niveles de recordatorio: una escalera de pasos que la empresa define, cada uno con cuántos días antes o después del vencimiento se dispara y qué se hace en ese paso. Se definen desde Contabilidad → Configuración → Ajustes, apartado «Recordatorios automáticos de facturas», con el enlace «Gestiona tus recordatorios automáticos». Cuántos niveles hay y a cuántos días salta cada uno es decisión de cada empresa y se define ahí; el sistema no trae una escalera obligatoria.

En este sistema el seguimiento lleva además dos reglas propias del país:

• La cobranza automática no trabaja de noche ni en fin de semana. Solo de lunes a viernes, en horario de oficina de Guayaquil. Si la corrida cae fuera de ese rango, no manda nada y espera a la siguiente. Un recordatorio de cobro saliendo un domingo de madrugada no es un detalle estético: es la empresa escribiéndole al cliente fuera de hora.
• La actividad de llamada le llega a dos personas, no a una. Al que resuelva el nivel —normalmente el vendedor de la factura— y además al Responsable de Cobranzas de la empresa, que se define en Ajustes → Ecuador → Cobranza. Nunca en lugar del vendedor: siempre los dos. Si esa persona no está definida, la tarea llega solo al vendedor y queda anotado el porqué en el registro técnico.

Y para el que quiere empujar hoy, sin esperar a que le toque: en la lista de facturas de cliente, marcando las facturas, aparece el botón «Enviar recordatorio». Abre un asistente que muestra el asunto y el cuerpo del correo antes de mandarlo, deja cambiar la plantilla, y se envía desde ahí. Es el mismo recordatorio, disparado a mano.

flowchart TD
    A["Factura vencida
y sin cobrar"]:::neu
    B{"¿Está encendido el recordatorio
automático de la empresa?"}:::sis
    B2["No sale nada solo.
Se reclama a mano"]:::avi
    C{"¿Es día laborable
y horario de oficina?"}:::sis
    C2["Esa pasada no envía nada
y espera a la siguiente"]:::avi
    D{"¿Llegó la fecha del
siguiente recordatorio
de este cliente?"}:::sis
    D2["Espera. Al cliente en pausa
no se le vuelve a escribir"]:::neu
    E["El sistema toma el nivel de la
línea por cobrar más antigua
que el cliente no ha pagado"]:::sis
    F["Correo al cliente
con lo que ese nivel diga"]:::sis
    G["Si el nivel lo pide: actividad
para el vendedor Y para
el Responsable de Cobranzas"]:::sis
    H["Alguien llama, deja constancia
y cierra la actividad"]:::caj
    I["El cliente paga:
el nivel baja solo"]:::ok

    A --> B
    B -->|no| B2
    B -->|sí| C
    C -->|no| C2
    C -->|sí| D
    D -->|no| D2
    D -->|sí| E --> F --> G --> H --> I

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    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

El estado de cuenta: lo que se le manda al que debe

Junto a los recordatorios de nivel hay un segundo camino, más directo: mandarle al cliente su estado de cuenta, el detalle de lo que debe. Se hace desde la lista «Cartera de Clientes» —sección 5—, y hay dos formas:

El envío a varios no se detiene si un cliente falla: al terminar te dice cuántos salieron, cuántos se saltaron por no tener correo y cuántos dieron error. Un contacto mal llenado no puede dejar sin aviso a los demás.

Dos frenos que evitan que el envío se convierta en acoso, y que conviene conocer porque explican por qué a alguien «no le llega nada»:

Y una pieza de configuración que casi nadie relaciona con cobrar, pero decide si el cliente puede pagarte: las cuentas bancarias que salen en el estado de cuenta se eligen marcando diarios, con la casilla «¿Mostrar en el Estado de Cuenta?» en el diario, junto a su cuenta bancaria. Ahí mismo se ponen «Banco (Estado de Cuenta)» y «Tipo de Cuenta (Estado de Cuenta)», que es cómo lo va a leer el cliente. Los diarios de tarjetas, de tránsito o de anticipos no se marcan: no son cuentas a las que nadie deba transferir.

Aplicar un anticipo o una nota de crédito a una factura pendiente

Hay deuda que no se cobra con plata nueva, porque la plata ya está adentro o porque el documento se corrigió. Esos dos casos no se resuelven en el pago múltiple: la pestaña «Facturas» de un cobro ofrece documentos por cobrar, no anticipos ni notas de crédito.

Para saber qué tiene el cliente a favor antes de ponerte a cruzar, la ficha de cartera lo separa en tres pestañas: «Anticipos no cruzados», «Notas de Crédito Disponibles» y «Pagos no cruzados». El botón «Refrescar Pagos» de la cabecera vuelve a calcular esos indicadores cuando acabas de mover algo y la pantalla todavía enseña lo viejo.

Quién puede qué

El detalle de los roles y de qué abre cada uno está en sección 12.

Lo que el sistema NO hace

• No manda recordatorios por su cuenta hasta que alguien lo enciende. El envío automático depende de una casilla de la empresa y de una acción planificada que nace apagada — a propósito, porque encenderla hace que salgan correos a clientes reales y eso no se deshace. Se enciende en Ajustes → Técnico → Acciones planificadas, después de haber probado un envío contra un cliente de control.
• No cruza solo los cobros y anticipos que ya tiene. Un pago recibido y no aplicado se queda en «Pagos no Cruzados» todo el tiempo que haga falta: alguien tiene que aplicarlo.
• No guarda el sobrante de un cobro. Si entra más de lo que se debe, el reparto se recorta a la deuda y la diferencia no queda registrada en ningún sitio.
• No llama por teléfono. Lo más lejos que llega es crear la actividad y asignársela a dos personas. La llamada la hace alguien, y si nadie la cierra queda ahí abierta.
• No deja subir ni bajar de nivel a un cliente a mano. El nivel sale de su factura más vieja sin pagar; lo único que lo mueve es cobrar.
• Mandar el estado de cuenta no cambia el nivel de seguimiento. Son dos mecanismos distintos que conviven: uno reclama con el detalle de la deuda, el otro escala por días de vencimiento.
• No le escribe al que no tiene correo. Ese cliente se salta en silencio y solo se entera quien mire el resumen del envío. Un contacto sin correo es un cliente al que nadie está reclamando.
• El recordatorio no se manda al confirmar ni al vencer una factura. Sale cuando corre el proceso, dentro del horario permitido y respetando la pausa del cliente. Entre que algo vence y que sale el aviso pasa tiempo, y ese tiempo es de diseño.

4 · Anticipos y depósitos de garantía

El cliente deja plata antes de que exista ninguna factura. El sistema trata igual el anticipo y la garantía: la diferencia la escribes tú.

Botón «Anticipo» en el documento de venta. No crea nada: abre el formulario del anticipo ya con el titular puesto y una glosa de arranque. Si el documento no tiene a nombre de quién ir —ni cliente ni el tercero que paga por él—, te frena: no hay a nombre de quién registrar el anticipo.

Para verlos todos: Caja → Anticipos. Ahí salen solo los de cliente: quien atiende en el mostrador cobra por adelantado, no paga anticipos a proveedores desde ahí.

El camino del anticipo

flowchart TD
    A["Botón «Anticipo»
en el documento de venta"]:::caj
    B["Formulario con el titular puesto:
importe, glosa, forma de pago"]:::caj
    C["Estado «Borrador»
— todavía editable"]:::neu
    D["Botón «Procesar»"]:::caj
    E{"¿Glosa suficiente, importe
mayor que cero, al menos
una forma de pago?"}:::sis
    F["BLOQUEO con el motivo
concreto que falta"]:::no
    G["Estado «Procesado»:
se numera y nace el asiento"]:::ok
    H["Desde la factura:
«Registrar Pago» eligiendo
el diario de anticipos"]:::caj
    I["Estado «En Uso»
y luego «Usado»"]:::ok
    J["No se usó: «Devolver No Usado»
o «Marcar como Vencido»"]:::caj

    A --> B --> C --> D --> E
    E -->|falta algo| F
    E -->|todo bien| G --> H --> I
    G --> J

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    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

Los botones del formulario son «Procesar», «Marcar como Usado», «Devolver No Usado», «Marcar como Vencido», «Reactivar», «Cancelar», «Rechazar», «Pasar a Borrador» e «Imprimir Recibo», más dos accesos directos a sus «Asientos» y sus «Pagos».

Cómo se aplica a una factura

Desde la propia factura, con el botón nativo «Registrar Pago»: en la lista de diarios aparece también el diario de anticipos, y al elegirlo se habilita el campo «Anticipo», que ofrece los del cliente con saldo disponible.

Qué NO hace

• No se aplica solo. Un anticipo procesado se queda esperando hasta que alguien lo aplique desde una factura.
• Vencer no devuelve nada. Al pasar su fecha, el anticipo cambia de estado y avisa; la plata sigue donde estaba. Devolver es una acción aparte.
• Quien cobra no puede deshacerlo. «Cancelar» y «Pasar a Borrador» solo los ejecuta un administrador contable, y ni siquiera él si ya hay pagos procesados detrás.
• No existe un modelo aparte de «depósito de garantía». Se usa el mismo.

5 · La cartera del cliente

Dos cifras que nunca se suman: lo que el cliente YA debe y lo que VA a deber. Confundirlas descuadra el mayor.

La deuda formal de la empresa se calcula con las facturas. Todo lo demás —lo que ya se entregó o se consumió pero que nadie facturó todavía— es consumo, no deuda: contabilidad no lo ve, y hace bien en no verlo.

flowchart TD
    A["¿Cuánto me debe
este cliente?"]:::caj
    B{"¿Hay factura
emitida?"}:::sis
    C["Facturas con saldo
= DEUDA"]:::ok
    D["Entregado o consumido
sin documento
= CONSUMO, no deuda"]:::avi
    E["Cuadra con contabilidad
centavo a centavo"]:::ok
    F["No cuadra ni debe cuadrar:
todavía no hay documento"]:::avi
    G["Quien atiende factura
lo pendiente"]:::caj
    H["El consumo se convierte
en deuda facturada"]:::ok

    A --> B
    B -->|sí| C --> E
    B -->|no| D --> F
    D --> G --> H

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff

La pestaña «Cartera EC» del contacto

En la ficha de cualquier cliente o proveedor. Es lo que contabilidad mira para cobrar:

Hay además dos listados propios, «Cartera de Clientes» y «Cartera de Proveedores», con cupo de crédito, deuda, vencido, pagos no cruzados, prioridad, días de mora y último recordatorio. Y el informe genérico «Estado de Cuenta», que sale del botón «Imprimir» de la ficha del contacto y que sirve para cualquier cliente.

La cartera migrada del sistema anterior

Las deudas que venían del sistema anterior no entraron como ventas nuevas: entraron por un diario propio de cartera migrada, separado del diario de facturas de la empresa. Eso es lo que permite distinguir, en el mayor, lo que se vendió aquí de lo que se arrastra de allá.

Y la contrapartida de esos saldos no va a una cuenta de ingreso ni al patrimonio: va a una cuenta puente de migración. Hay una para la cartera de clientes, otra para la de proveedores y otra para los saldos de apertura.

6 · Comprar y pagar

Todo lo que sale de la empresa hacia un proveedor: la orden de compra, la factura que llega, el pago que hay que autorizar antes de que salga el dinero, y el efectivo que se maneja fuera del banco.

La confusión que más cuesta está aquí: registrar un pago, autorizarlo y publicarlo son tres momentos distintos, y los hacen personas distintas. Quien lleva las compras registra el pago; un aprobador lo autoriza; y recién entonces alguien pulsa «Confirmar» y el dinero sale. Aprobar no paga. Un pago aprobado que nadie confirma se queda en borrador para siempre, con el proveedor esperando.

La segunda confusión es entre las dos formas de manejar efectivo, que se parecen y no son lo mismo:

flowchart TD
    A["Orden de compra"]:::caj
    B["Botón «Crear Factura»"]:::caj
    C["Factura de proveedor
en borrador"]:::neu
    D["Se registra el pago"]:::caj
    E{"¿El pago necesita
autorización?"}:::sis
    F["Se crea la solicitud.
El pago queda en borrador:
«Esperando aprobación»"]:::avi
    G{"El aprobador
resuelve"}:::caj
    H["«Aprobación rechazada».
El pago sigue en borrador"]:::no
    I["Etapa «Aprobado».
Todavía NO salió el dinero"]:::avi
    J["Alguien pulsa «Confirmar»"]:::caj
    K["Pago publicado.
El dinero sale"]:::ok

    A --> B --> C --> D --> E
    E -->|no| K
    E -->|sí| F --> G
    G -->|rechaza| H
    G -->|aprueba| I --> J --> K

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    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
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    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

La compra: qué cambia respecto a Odoo de serie

La orden de compra trae un botón «Crear Factura» en lugar del subidor de ficheros que viene de fábrica. Solo aparece cuando la orden está confirmada y todavía no tiene una factura viva. Al pulsarlo pasan dos cosas que conviene saber de antemano: la orden queda bloqueada, y la «Referencia del Proveedor» que se digitó en la orden viaja sola al campo «Referencia» de la factura, así que no hay que volver a teclear el número del documento del proveedor.

El botón «Desbloquear» pide el grupo «Bloquear/Desbloquear Órdenes de Compra». Eliminar pide «Eliminar Órdenes de Compra», y a quien no lo tiene el sistema le retira las opciones «Eliminar» y «Archivar» del menú de acciones: no es que fallen, es que no se ofrecen. Ver sección 12.

Dos detalles más de pantalla y numeración:

• Las órdenes de compra llevan numeración propia, con prefijo C y arrancando en C00001. No continúa la numeración del sistema anterior, a propósito: son dos series distintas y mezclarlas haría imposible saber de dónde viene cada documento.
• En la lista de «Solicitudes de cotización» se puede activar la columna «Fecha de confirmación». Está vacía mientras el documento sea solo una cotización: se llena al confirmar la orden. La unidad de medida y la «Distribución analítica» de las líneas nacen ocultas y se encienden desde el selector de columnas.

La aprobación de pagos: quién pide y quién autoriza

El control no impide registrar un pago: impide publicarlo. Cualquiera que lleve cuentas por pagar registra el pago como siempre. Al pulsar «Confirmar», si ese pago cae dentro del control, en vez de publicarse se abre una solicitud de autorización y el pago se queda en borrador. El aviso de vuelta lo dice sin rodeos: «pago(s) NO se publicaron: se pidió autorización y quedan en borrador hasta que un aprobador los resuelva».

Antes de eso, la propia ficha del pago ya avisa —«Este pago requiere autorización.»— para que nadie pulse «Confirmar» esperando que salga el dinero.

Qué entra al control y qué no

El monto alcanza o supera: un pago exactamente igual al umbral entra al control. Con el umbral en cero, entran todos. Todo esto vive en Ajustes → Ecuador → «Aprobación de Pagos a Proveedor» —«Exigir Aprobación para Publicar Pagos», «Monto en Pagos», «Categoría de Aprobación», y opcionalmente «Monto del Segundo Nivel» y «Categoría del Segundo Nivel» para que los pagos grandes los autorice otra gente—. Esa pantalla es del administrador de contabilidad: un aprobador autoriza pagos, no redefine cuándo hace falta autorizarlos. La exención por diario está en Contabilidad → el diario → pestaña «Aprobación de Pagos».

flowchart TD
    A["Se pulsa «Confirmar»
en el pago"]:::caj
    B{"¿Requiere
autorización?"}:::sis
    C{"¿Ya tiene una solicitud
sin resolver?"}:::sis
    C2["BLOQUEO: «ya tiene la solicitud
de autorización … sin resolver …
No se puede publicar hasta que
se apruebe o se cancele»"]:::no
    C3["BLOQUEO: «tiene la solicitud …
RECHAZADA: no se puede publicar»
Hay que cancelarla para pedir otra"]:::no
    D{"¿Hay una aprobación
vigente que cubra
monto y beneficiario?"}:::sis
    E["Se crea la solicitud y se envía.
Etapa «Esperando aprobación»"]:::avi
    F["El aprobador usa «Aprobar Pago»
o «Rechazar Pago»"]:::caj
    G["Etapa «Aprobado».
El pago sigue en borrador"]:::avi
    H["Etapa «Aprobación rechazada».
El motivo queda en el historial"]:::no
    I["Pago publicado"]:::ok

    A --> B
    B -->|no| I
    B -->|sí| C
    C -->|"sin resolver"| C2
    C -->|"rechazada"| C3
    C -->|no| D
    D -->|sí| I
    D -->|no| E --> F
    F -->|aprueba| G
    F -->|rechaza| H
    G -->|"se vuelve a pulsar «Confirmar»"| I

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    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

En qué estado se queda mientras tanto

La barra del pago no dice solo «Borrador → Pagado»: enseña el camino completo.

Cómo se autoriza

El aprobador tiene dos caminos y son el mismo motor: su bandeja de Aprobaciones, con su contador; o la propia ficha del pago, con los botones «Aprobar Pago» y «Rechazar Pago». Esos dos botones solo se enseñan a quien pertenece al grupo «Aprobador de Pagos a Proveedor» y además le toca el turno en esa solicitud concreta: ser aprobador es un dato de cada solicitud, no una propiedad del usuario.

El pago lleva un botón «Aprobación» que abre la solicitud viva, y un botón «Historial» que aparece solo cuando hubo más de una —el caso del pago que se rechazó y se volvió a someter—.

Caja chica y fondos a rendir

Los dos viven en el mismo sitio y se distinguen por el campo «Tipo» de la ficha de la caja: «Caja Chica» o «Fondo a Rendir». La ficha lleva el «Fondo Fijo» —lo que esa caja debe tener siempre—, el «Saldo» real leído de la contabilidad, y el «Monto a Reponer», que es la resta de los dos y nunca es negativo. También lleva el «Responsable», los usuarios autorizados y el «Diario Contable» de efectivo con el que trabaja.

Los menús son tres: «Cajas», «Reposición de Caja» y «Liquidación de Fondos a Rendir».

Marcar la factura antes de pagarla

En la factura de proveedor hay un campo «Caja Chica»: es la forma de decir «esto se paga con ese fondo» antes de que exista el pago. Solo aparece en documentos de compra y deja de editarse cuando la factura ya está pagada. Con esa marca puesta, la lista de facturas de proveedor ofrece el filtro «Falta pagar por caja» y la agrupación por caja, y la ficha de la caja tiene el botón «Falta pagar». Sin la marca no hay ningún dato que diga a qué fondo pertenece un gasto hasta que el pago ya existe.

flowchart TD
    subgraph CC["CAJA CHICA · se repone"]
      A1["Botón «Reposición en curso»
en la ficha de la caja"]:::caj
      A2["Se gasta: «Pagar facturas»
o «Añadir facturas»"]:::caj
      A3["Botón «Validar»:
crea el pago que devuelve
el dinero a la caja"]:::caj
      A4{"¿Ese pago se
publicó?"}:::sis
      A5["Estado «Por aprobar».
Botón «Finalizar» reintenta"]:::avi
      A6["Estado «Abierta»"]:::neu
      A7["Botón «Reponer»:
certifica y CIERRA"]:::ok
      A1 --> A2 --> A3 --> A4
      A4 -->|no| A5 --> A4
      A4 -->|sí| A6 --> A7
    end
    subgraph FR["FONDO A RENDIR · se liquida"]
      B1["Expediente nuevo con
«Diario de Origen» y «Responsable»"]:::caj
      B2["Botón «Validar»:
el banco entrega el dinero
a la persona"]:::caj
      B3["Estado «Abierta».
«Cargar facturas marcadas»
y se digita «Pago Actual»"]:::caj
      B4["Botón «Liquidar»:
un pago por proveedor,
certifica y CIERRA"]:::ok
      B5["Botón «Registrar Devolución»:
el sobrante vuelve al banco"]:::caj
      B1 --> B2 --> B3 --> B4 --> B5
    end

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    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
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    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

Los cuatro clics del expediente

Los botones de la cabecera cambian de nombre según dónde esté el expediente, pero por dentro son el mismo mecanismo. Cada clic hace una cosa:

El estado «Por aprobar» es exactamente el puente con la sección anterior: el pago que repone la caja sale de un banco, así que pasa por el circuito de aprobación como cualquier otro pago saliente. Mientras no se autorice, la caja no recibió nada y el expediente no avanza. La entrega de un fondo a rendir, en cambio, no pide autorización.

Cómo se llena el expediente

• «Reposición en curso», en la ficha de una caja chica, es la puerta de entrada correcta: abre el expediente que toca o lo crea si no existe. Una caja no admite dos reposiciones en borrador —«Ciérrala —valídala o cancélala— antes de abrir otra»—, porque con dos abiertas los pagos no sabrían en cuál entrar.
• «Pagar facturas» abre la rejilla donde se digita el «Pago Actual» de cada documento y de ahí salen los pagos, agrupados por proveedor. Solo existe en la reposición de caja chica: en un fondo los pagos los genera «Liquidar», y dos puertas al mismo sitio es como se descuadra un fondo.
• «Añadir facturas» hace lo contrario: no crea pagos, atribuye al expediente aplicaciones que ya están conciliadas.
• «Cargar facturas marcadas», en el fondo a rendir, trae las facturas marcadas con esa caja que aún deben algo. Añade, no reemplaza: lo que ya estaba digitado no se toca. Propone el saldo pendiente, no el total, para no invitar a pagar de más.

Lo que te va a frenar

El tope y los valores por defecto están en Ajustes → Ecuador → «Caja Chica»: «Diario de Caja Chica», «Diario de Fondos a Rendir», «Cuenta de Caja Chica», «Cuenta de Fondos a Rendir», «Fondo Fijo por Defecto» y «Monto Máximo por Reposición» —con cero, sin tope—. Esa pantalla trae además los botones «Configurar Automáticamente» y «Configurar Todo Automáticamente», que arman los diarios y las cuentas de una vez.

Quién puede

Crear y trabajar los expedientes es del usuario de contabilidad. Borrarlos y reabrirlos —«Volver a Borrador»— es del Administrador de contabilidad, y ese reparto no es decorativo: reabrir deshace una certificación. Autorizar pagos es del «Aprobador de Pagos a Proveedor». Cambiar umbrales y categorías es del administrador de contabilidad. Ver sección 12.

Lo que el sistema NO hace

• Aprobar no paga. Un pago aprobado se queda en borrador hasta que alguien pulse «Confirmar». Nadie del otro lado cobra por el hecho de que se haya autorizado.
• Cancelar un expediente no deshace contabilidad. Los pagos siguen publicados, conciliados y enlazados; lo único que ocurre es que sus aplicaciones se liberan para que otro expediente pueda llevárselas. Si de verdad hay que deshacer dinero que salió del banco, eso se hace pago por pago y con criterio explícito.
• «Volver a Borrador» tampoco deshace nada. El expediente vuelve a decir «Borrador» sobre pagos y asientos que siguen exactamente donde estaban. Ese «Borrador» no significa «formulario en blanco».
• La rejilla «Facturas por pagar» no se repuebla al volver a borrador. Sus facturas ya están pagadas por los pagos de la liquidación, así que un segundo «Liquidar» no generaría nada. Corregir un expediente cerrado por error no es reeditar sus líneas.
• La orden de compra no emite la retención al proveedor. Eso ocurre sobre la factura de compra, en la parte contable del sistema, y es otro momento del circuito. Ver sección 11.
• El sistema no impide registrar un pago que necesita autorización, ni avisa al proveedor de nada. Solo impide publicarlo.
• Una reposición no se reparte sola. El «Monto a Reponer» de la caja es una propuesta calculada —fondo fijo menos saldo—, no algo que se aplique automáticamente al expediente siguiente.

7 · Bancos, cheques y conciliación

Qué pasa con el dinero después de cobrarlo: la sala de espera por la que pasa antes de ser saldo de banco, el ciclo del cheque, el acta de conciliación y la liquidación de las tarjetas.

La confusión más cara de todo este bloque es dar por buena una promesa. Un cheque recibido no es dinero hasta que el banco lo paga, y un cheque emitido no es un pago hasta que alguien lo cobra. Lo mismo con una transferencia enviada, con un depósito hecho a última hora y con lo que se vendió con tarjeta: el documento existe, el cliente ya se fue, y el banco todavía no ha movido un centavo.

El sistema no resuelve eso confiando en la memoria de nadie: lo resuelve con una cuenta de tránsito. Cuando se cobra o se paga con un instrumento que no es efectivo, el asiento no toca la cuenta del banco: aterriza en la cuenta de tránsito de ese banco. Solo cuando el movimiento aparece en el extracto y se cruza con él, el dinero pasa de la sala de espera a la cuenta bancaria de verdad. Ese cruce es la conciliación.

Los ocho tipos de movimiento bancario

Cada línea de un extracto y cada apunte de una cuenta de banco se clasifican con el mismo vocabulario. Esa etiqueta es la que después agrupa las partidas del acta.

El ciclo del cheque recibido

Un cheque que entra por caja crea una ficha en Bancos y Efectivo → Cheques → Cheques Recibidos. Nace en Recibido y desde ahí solo avanza con botones; ninguno de esos pasos ocurre solo.

flowchart TD
    A["El cliente entrega el cheque
y se cobra en caja"]:::caj
    B["Ficha en «Recibido»
· el dinero NO está en el banco ·"]:::neu
    C["Botón «Poner en Custodia»
· guardado en caja fuerte ·"]:::caj
    D{"¿Han pasado más de
13 meses desde su emisión?"}:::sis
    D2["BLOQUEO: «No se puede depositar
un cheque caducado»
El banco ya no lo paga"]:::no
    E["Botón «Depositar»
· cuenta, fecha y referencia ·"]:::caj
    F["ASIENTO: sale de la cartera
de recepción y entra al banco"]:::sis
    G["Estado «Depositado»"]:::neu
    H{"¿El banco lo pagó?"}:::sis
    I["Botón «Cobrar»
· solo cambia el estado ·"]:::caj
    J["Estado «Cobrado»
· fin del ciclo ·"]:::ok
    K["Botón «Devolver»
· motivo y cargos bancarios ·"]:::caj
    L["ASIENTO: el cliente vuelve
a deber, más los cargos"]:::sis
    M["Estado «Devuelto»
· la deuda sigue viva ·"]:::avi

    A --> B
    B --> C
    C -->|"«Liberar de Custodia»"| B
    B --> D
    D -->|sí| D2
    D -->|no| E --> F --> G --> H
    H -->|sí| I --> J
    H -->|no| K --> L --> M

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    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
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Los tres plazos de un cheque, que no son el mismo

Tres tareas programadas avisan a diario: cheques recibidos que se acercan a los 20 días, cheques recibidos ya caducados y cheques devueltos a punto de prescribir. Cuántos días antes avisa se define en Ajustes → Ecuador → Cheques, apartado «Alertas de Vencimiento».

El ciclo del cheque emitido

Aquí hay una diferencia de fondo con el cheque recibido: el cheque emitido no genera asiento propio. El asiento es el del pago, y punto. Girar dos veces el mismo valor —uno por el pago y otro por el cheque— duplicaría el gasto en cada cheque.

Antes de girar nada hace falta el talonario. Se levanta en Cheques → Configuración de Cheques → Recibir Chequera, o con el botón «Registrar Cheques» de la lista de cheques emitidos: se elige la cuenta bancaria y el rango «Desde» / «Hasta», y el botón «Generar Cheques» crea una ficha por número, todas en estado Nuevo. No se pueden generar más de mil de una vez.

flowchart TD
    A["«Generar Cheques»
· el talonario entra al sistema ·"]:::caj
    B["Estado «Nuevo»
· papel en blanco ·"]:::neu
    C["«Marcar como Usado»
· queda reservado a un pago ·"]:::caj
    D["Estado «Usado»"]:::neu
    E["«Imprimir»
· sobre el formato del banco ·"]:::caj
    F["Estado «Impreso»"]:::neu
    G["«Entregar»
· se anota quién lo recibe ·"]:::caj
    H["Estado «Entregado»
· el dinero sigue en tránsito ·"]:::avi
    I{"¿Qué hizo el banco?"}:::sis
    J["«Cobrar»"]:::caj
    K["Estado «Cobrado»
· el banco pagó ·"]:::ok
    L["«Devolver»
· protesto o defecto de forma ·"]:::caj
    M["ASIENTO: se revierte la emisión
y se registra la multa por protesto"]:::sis
    N["Estado «Devuelto»
· vuelves a deberle al beneficiario ·"]:::avi
    O["«Reportar Perdido»"]:::caj
    P["Estado «Perdido»
· se repone con otro cheque ·"]:::avi
    Q["«Reversar sin Reposición»
· solo si NO se repone ·"]:::caj

    A --> B --> C --> D --> E --> F --> G --> H --> I
    I -->|"lo pagó"| J --> K
    I -->|"lo protestó"| L --> M --> N
    H --> O --> P --> Q --> M
    D -->|"«Revertir a Nuevo», si no hay pago detrás"| B

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Los cheques posfechados

El sistema sí los contempla, y con una idea clara detrás: la posfecha no tiene efecto legal —el cheque es pagadero a la vista aunque diga una fecha futura—, pero sí es una política de riesgo de la empresa. Por eso el pago lleva dos fechas: la del pago y la fecha efectiva, que es cuando se supone que puede cobrarse.

• Cuánto se acepta posfechar se define en Ajustes → Ecuador → Cheques, campo «Máximo Días Posfechado». Cero significa «sin límite de política»; el tope duro siguen siendo los 13 meses de caducidad bancaria.
• En un cheque emitido posfechado, la fecha de vencimiento del apunte del banco es la fecha efectiva, no la del giro. Así en el mayor un cheque a 30 días deja de ser indistinguible de uno al día.
• En un cheque recibido posfechado se genera un recibo que devuelve la deuda al cliente: el dinero todavía no ha llegado, así que el cobro se reclasifica. Es una reclasificación, nunca una venta nueva.
• Una tarea programada diaria activa los posfechados cuando llega su fecha efectiva, y hay tres vistas listas en Cheques → Control de Fechas: «Cheques Posfechados», «Efectivos Hoy» y «Cheques Caducados».

La conciliación bancaria: del extracto al acta

Todo vive en Contabilidad → Bancos y Efectivo → Conciliación Bancaria, con cinco entradas: «Movimientos de Cuenta Bancaria», «Conciliación Bancaria Ecuador» —que es la lista de actas—, «Extractos Bancarios», «Documentos Bancarios en Tránsito» y «Modelos de conciliación».

flowchart TD
    A["«Subir extracto»
· el archivo tal como lo da el banco ·"]:::caj
    B{"¿El archivo dice
a qué cuenta pertenece?"}:::sis
    C["Se importa directo
y se clasifica cada línea"]:::sis
    D["Diálogo «Importar Extractos Bancarios»
· una fila por archivo ·"]:::avi
    E["Marcas «Confirmo» la cuenta
y pulsas «Importar todos»"]:::caj
    F["Extracto cargado"]:::neu
    G["Acta: banco, «Desde» y «Hasta»
· todas las cifras se calculan ·"]:::caj
    H["«Conciliación Manual»
· el panel de dos columnas ·"]:::caj
    I["Cruzas movimiento con apunte"]:::caj
    J{"¿Cero pendientes,
diferencia y control
de partidas en cero?"}:::sis
    J2["BLOQUEO: «El acta todavía no está
lista para aprobación»
y te dice qué falta"]:::no
    K["«Enviar a revisión»"]:::caj
    L["«Aprobar»
· administrador contable ·"]:::caj
    M["Acta «Realizado»
· firmada y numerada ·"]:::ok

    A --> B
    B -->|sí| C --> F
    B -->|no| D --> E --> C
    F --> G --> H --> I --> J
    J -->|no| J2 --> I
    J -->|sí| K --> L --> M

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
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    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

Cómo entra el extracto

Desde Extractos Bancarios, el botón «Subir extracto» abre el selector de archivos y admite varios de golpe. El formato se reconoce por el contenido, no por la extensión ni por el nombre: hay un lector propio para el Banco Pichincha, el Banco del Pacífico, el Banco de Guayaquil, el Banco Bolivariano, Produbanco y el Banco Diners Club del Ecuador. Sube el archivo tal como te lo entrega el banco, sin abrirlo y volver a guardarlo desde una hoja de cálculo.

Si el archivo no dice a qué cuenta pertenece —hay bancos que entregan el extracto sin carátula—, se abre el diálogo «Importar Extractos Bancarios» con una fila por archivo: nombre, banco detectado, cuenta propuesta, un tic «Confirmo», el estado y el resultado. La cuenta propuesta sale del nombre del archivo, que es una pista y no una prueba: hasta que no marques «Confirmo» no se importa nada. Los botones son «Importar todos» y «Importar».

Qué es un acta

Un acta es la conciliación de un banco durante un periodo, con número propio y firma. Se crea eligiendo diario, «Desde» y «Hasta»; el nombre se compone solo. Ninguna de sus cifras se teclea: todas salen del extracto y de la contabilidad.

Las cuatro partidas del medio no se adivinan por el texto del concepto: salen de agrupar los apuntes vivos de la cuenta de tránsito por el método de pago que los creó. Por eso el acta cuadra por construcción, y por eso una cuenta de tránsito mal puesta se delata en el «Control de Partidas» en vez de esconderse en el total.

El acta no se puede enviar a revisión si falta algo, y el mensaje enumera exactamente qué: que no exista extracto en el periodo, que el diario no tenga una cuenta de tránsito utilizable, que la diferencia de conciliación no sea cero, que el control de partidas no sea cero, o que queden transacciones bancarias pendientes.

El panel de conciliación

Se abre con «Conciliación Manual» y no tiene entrada propia en el menú: siempre trabaja sobre un acta concreta, porque sin acta no tendría ni banco ni periodo. Son dos columnas: a la izquierda los movimientos del banco, a la derecha los apuntes contables con los que pueden cruzarse. Casar un movimiento con un apunte es marcar uno a cada lado y pulsar el botón del pie.

Ese botón del pie es uno solo y cambia de nombre según lo que tengas marcado, para que leas lo que va a pasar en vez de tener que elegirlo antes de ver los datos: «Conciliar y contabilizar», «Conciliar movimiento con N apuntes», «Conciliar N movimientos contra 1 apunte», «Conciliar lote» o «Desconciliar N movimientos». Si lo marcado no permite ninguna operación, en su lugar aparece el motivo concreto —qué falta marcar, qué apunte no es conciliable con ese movimiento, o cuántos pasan del máximo—.

Qué agrega la conciliación asistida

El módulo de conciliación asistida no cambia la mecánica: agrega sugerencias, y todas se pueden revisar antes de aplicarse. Lo que aporta:

• Cuatro contadores en el acta —«Cruces seguros», «Para revisar», «Sin candidato» y «Excepciones»—, cada uno abre el detalle de esa categoría.
• «Alta confianza», en el menú «Más acciones» del panel: analiza los movimientos pendientes y abre la ventana «Previsualización de alta confianza» con las propuestas únicas y una bandeja de excepciones. Nada se concilia hasta que pulsas «Confirmar», y solo se aplica lo que hayas marcado.
• Crear el asiento que falta. Cuando marcas varios movimientos del banco y no hay ningún apunte contra el que cruzarlos —intereses ganados, comisiones—, el botón del pie ofrece crear un asiento por el total y cruzarlo con ellos. Te pide la cuenta, y el diálogo se acota por el signo: cuentas de ingreso si entra dinero, de gasto si sale. Nunca acepta la cuenta del banco, su transitoria ni la de tránsito.
• Aprender de lo aprobado. En Bancos y Efectivo → Configuración están «Ajustes de conciliación asistida», «Reglas y ponderaciones», «Evidencias», «Historial de modelos» e «Historial de evaluaciones». Desde los ajustes se lanza «Evaluar conciliaciones aprobadas», «Aprender de conciliaciones aprobadas» y «Usar reglas explicables»; en el historial de modelos, «Usar este modelo» activa uno concreto.

Lo que no casa con nada

Se queda pendiente, y se ve. Un movimiento del banco sin apunte al otro lado permanece en «Por conciliar» y bloquea el envío del acta a revisión, que es justo el efecto que se busca: el acta no se firma con cabos sueltos. Para resolverlo hay tres caminos, y ninguno es ignorarlo:

1. El apunte existe pero no aparece. Casi siempre es la referencia: «Rellenar Referencias» en el acta, o la acción «Reclasificar y rellenar referencia bancaria» del menú de engranaje de la lista de extractos, la rescatan del propio extracto.
2. El apunte no existe. Se crea desde el panel, con «Agregar contrapartida contable» o con el asiento de la conciliación asistida.
3. El movimiento está registrado en otro banco. Se corrige con «Mover al banco correcto» en el extracto.

Y al revés: lo que la contabilidad tiene y el banco todavía no —cheques girados sin cobrar, transferencias en camino— no es un problema, es una partida en tránsito. Se consulta en «Documentos Bancarios en Tránsito» y en el contador «En tránsito» del acta.

Las tarjetas: por qué el dinero no llega el mismo día

Cuando el cliente paga con tarjeta, el dinero no entra al banco ese día ni entra completo. Lo que ocurre es que el emisor de la tarjeta queda debiendo: la venta se registra contra una cuenta por cobrar de esa red, y días después el emisor deposita un solo abono por varias transacciones, ya descontada su comisión y las retenciones. Ese abono es el que aparece en el extracto del banco, y nunca coincide con ninguna venta suelta.

Por eso hacen falta dos cruces distintos, y confundirlos es el error típico: primero se cruza cada línea del estado de cuenta del emisor con el cobro que la originó, y después se cruza el asiento de la liquidación con el depósito que aparece en el banco.

flowchart TD
    A["Se cobra con tarjeta"]:::caj
    B["El emisor queda debiendo
· cuenta por cobrar de la red ·"]:::neu
    C["Días después:
el emisor deposita el neto"]:::sis
    D["«Subir extracto» del emisor
en «Extractos de TC»"]:::caj
    E["Estado de cuenta en «Borrador»
· lote, voucher, comisión, retenciones ·"]:::neu
    F["«Auto-Conciliar»
o «Conciliación Manual»"]:::caj
    G{"¿Toda línea está cruzada
o tiene excepción aprobada?"}:::sis
    G2["«Aprobar excepción»
· exige escribir el motivo ·"]:::avi
    H["«Confirmar» y «Generar Asientos»"]:::caj
    I["UN asiento por depósito:
banco + comisión + retenciones
contra la cuenta de la red"]:::sis
    J["Estado «Conciliado»"]:::ok
    K["El depósito aparece en el
extracto del BANCO y se cruza
en el acta bancaria"]:::caj

    A --> B --> C --> D --> E --> F --> G
    G -->|no| G2 --> H
    G -->|sí| H
    H --> I --> J --> K

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

Todo está en Bancos y Efectivo → Tarjetas de Crédito: «Liquidación Masiva de TC» y «Extractos de TC» llevan a la lista de estados de cuenta, «Liquidación Individual de TC» resuelve una sola transacción y «Detalle de TC» muestra las líneas sueltas.

Cómo entra el estado de cuenta del emisor

Igual que con los bancos: botón «Subir extracto» sobre la lista, varios archivos a la vez, y el formato se reconoce por el contenido. Hay lectores para Banco Guayaquil (Datafast), Pacificard, Diners Club, Diners Club - Pichincha y Medianet. El asistente ofrece «Vista Previa» antes de «Importar» o «Importar todos», y avisa cuando un archivo cae en el lector genérico en vez de callárselo.

Cada línea trae lo que el emisor informa: fecha, fecha de liquidación, lote, voucher, número de autorización, referencia del depósito, establecimiento, importe bruto, comisión, IVA, retención en la fuente, retención de IVA y neto depositado.

El estado de cuenta y sus botones

En el panel de tarjetas los controles son «Cruces exactos», «Automático» y, en «Más acciones», «Vista previa del asiento». Se aplica con «Aplicar marcados» —o «Aplicar todas» en modo automático—, se cruza una línea concreta con «Cruzar» y se deshace con «Deshacer el cruce». El pie muestra siempre las cinco cifras que importan: importe de la línea, comisión, neto, pago marcado y diferencia. Con el estado de cuenta ya cerrado el panel queda en solo lectura y lo dice.

La comisión, sí: el asiento la trata

El asiento de liquidación de cada depósito reparte el bruto en sus partes. Debe: el banco por el neto realmente depositado, la comisión de la tarjeta, la retención de IVA y la retención en la fuente. Haber: la cuenta por cobrar de la red por el bruto. Después ese asiento se cruza contra los cobros que lo respaldan, uno a uno y por su importe exacto: si el emisor liquidó de menos, el saldo de ese voucher baja lo justo y el resto queda esperando al siguiente depósito, que puede ser de otro periodo.

Lo que el sistema NO hace

• No cobra los cheques solo. Que llegue la fecha efectiva de un posfechado, o que pase el plazo de presentación, no mueve la ficha: alguien tiene que pulsar «Depositar» y «Cobrar». Las tareas programadas avisan, no ejecutan.
• No entera al banco de nada. Marcar un cheque como cobrado o depositado es registrar lo que ya pasó, no ordenarlo.
• No genera asiento al cobrar un cheque recibido, y no es un olvido: el dinero entró al banco cuando se depositó.
• No deshace un pago al anular su cheque. El pago se deshace por su lado.
• No desconcilia al reabrir un acta. Ni «Poner en Borrador» ni «Devolver al asistente» tocan una sola conciliación.
• No concilia nada por su cuenta sin que alguien confirme. Las propuestas exactas y las de alta confianza se enseñan; aplicar es un gesto explícito.
• No inventa el tipo de un movimiento que no reconoce. Lo deja en blanco para que una persona lo decida.
• No adivina a qué cuenta bancaria pertenece un archivo sin carátula. Propone a partir del nombre y te obliga a confirmarlo.
• No cuadra el acta por ti. Si la diferencia de conciliación o el control de partidas no dan cero, el acta no se envía a revisión.
• No cruza solo la liquidación de tarjeta contra el depósito del banco. Son dos conciliaciones distintas: la del emisor y la bancaria.
• No hay vista previa del acta sin numerar. El acta se imprime desde el acta registrada, para que nadie archive dos papeles iguales sin saber cuál es el bueno.

Quién puede

El detalle completo de perfiles está en sección 12. Qué asiento produce cada operación y con qué diario, en sección 10. De dónde vienen estos cobros, en sección 2; y lo que queda debiendo el cliente cuando un cheque rebota, en sección 5.

8 · El inventario

Lo que el grupo le añadió al inventario de serie: un libro de kardex valorado, un circuito de recepción, despacho y devolución con candados, un código de producto que no se repite y dos vigilancias que corren solas.

El inventario de serie mueve cantidades y las valora. Lo que se le añadió encima responde a otra pregunta, que es la que hace contabilidad: de dónde salió cada unidad, a qué costo entró y a qué costo salió. De ahí el kardex. Y como el mismo dato alimenta la contabilidad, hay candados que impiden llegar a un saldo que no se puede explicar: no se devuelve más de lo que entró, no se devuelve lo que nunca estuvo en el documento, y dos productos no pueden compartir el mismo código interno.

flowchart TD
    C["La compra genera
la transferencia de entrada"]:::sis
    V["La venta genera
la transferencia de salida"]:::sis
    B["Bodega revisa cantidades y series
y pulsa «Validar»"]:::caj
    G{"En una salida: ¿hay factura
y está cobrada si es de contado?"}:::sis
    G2["BLOQUEO: «No se puede despachar»
hasta que se facture y se cobre"]:::no
    H["Transferencia en «Hecho».
El stock ya se movió"]:::ok
    P["Sale el PDF: «Acta de Entrega»
o la Nota de Despacho"]:::neu
    D["Si algo regresa: botón «Devolver»
sobre la transferencia en «Hecho»"]:::caj
    D2["Nace una devolución con
demanda en 0: tú decides qué vuelve"]:::sis
    D3["Al validarla se avisa a contabilidad
para la nota de crédito"]:::avi

    C --> B
    V --> B
    B --> G
    G -->|no| G2
    G -->|sí| H
    H --> P
    H --> D
    D --> D2 --> D3

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

Los dos bloqueos de la salida no son del inventario sino de la venta: se explican en sección 1 y en sección 2. La entrada de mercadería viene del circuito de sección 6.

El kardex valorado

Es el informe que más pide contabilidad, y está en Inventario → Informes → «Kardex Valorado». El informe de valoración de serie contesta cuánto vale el inventario hoy; la lista de movimientos contesta qué se movió. Ninguno de los dos contesta la pregunta del kardex, que es la del auditor:

• ¿Con cuánto empezó el período este producto? — la fila «Saldo Inicial».
• ¿Qué entró y qué salió, en orden, y a qué costo cada movimiento?
• ¿Cómo quedó el saldo después de cada movimiento? — no solo la cantidad: también el costo unitario promedio y el valor total, arrastrados línea por línea.
• ¿Con cuánto cerró? — la fila «Saldo Final».

Cada línea dice además contra quién se movió la unidad: de dónde vino y a dónde fue, y el nombre del proveedor o del cliente. Eso es lo que permite pasar del saldo al documento sin salir del informe.

La columna «Tipo Mov.» no dice solo entrada o salida: distingue el motivo, y eso es lo que evita confundir una venta con un ajuste al cuadrar.

Los filtros

El informe abre por el mes en curso y el rango de fechas se cambia arriba, como en cualquier informe de contabilidad. Encima trae tres filtros propios:

• «Productos» — se eligen uno o varios; el mismo desplegable ofrece «Categorías» para traer una familia entera.
• «Ubicaciones» — el desplegable lista las bodegas y ubicaciones internas y de tránsito, con «Seleccionar todas» y «Limpiar filtros».
• Y debajo de los filtros, un resumen que repite en texto el «Periodo», las «Ubicaciones», los «Productos» y las «Categorias» aplicados — para que nadie lea un saldo creyendo que abarca toda la empresa cuando estaba filtrado por una bodega.

Recibir, despachar y devolver

Los tres son el mismo documento —una transferencia— cambiando de tipo. Lo que cambia es lo que se imprime y lo que se controla al validar.

Ambos PDF salen del menú Imprimir de la transferencia. El «Acta de Entrega» deja constancia de quién recibió, y por eso el sistema no la deja imprimir sobre una recepción: «El Acta de Entrega deja constancia de una entrega, no aplica a una recepción».

En la cabecera de la transferencia hay además el botón «Descargar Movimientos», que baja en Excel el detalle de líneas de esa transferencia. Aparece en cuanto la transferencia deja de estar en borrador y desaparece si se cancela; si no hay líneas que bajar, avisa «No hay movimientos para descargar» y no descarga nada.

Qué mejora la devolución respecto a la de serie

La devolución de serie te propone devolver todo lo que salió y confía en que corrijas. Aquí el criterio es el contrario: la devolución nace vacía y tú declaras qué vuelve, y todo lo demás son candados para que la devolución no invente stock.

El candado de cantidad se dispara venga de donde venga —de la columna de demanda o del detalle de series— y descuenta lo que ya reclaman otras devoluciones abiertas del mismo movimiento, no solo las validadas. El mensaje es explícito: «Estás devolviendo más de lo que entró por …», con lo disponible, lo ya devuelto, lo de esta devolución y lo comprometido en otras. En la lista de transferencias, la columna «Devolucion» marca cuáles lo son.

flowchart TD
    A["Bodega valida la devolución"]:::caj
    B{"Modo de nota de crédito
elegido en Ajustes"}:::sis
    M["Modo manual:
solo se avisa a contabilidad"]:::avi
    M2["El auxiliar contable pulsa
«Generar Nota de Crédito»"]:::caj
    N["Modo automático: la nota de crédito
nace SOLA, en borrador"]:::sis
    R["Recortada a las líneas y
cantidades realmente devueltas"]:::sis
    F{"¿Salió bien?"}:::sis
    F2["Queda el aviso en la transferencia
y se genera a mano.
La devolución NO se revierte"]:::avi
    Z["Contabilidad la revisa,
la ajusta y la valida"]:::ok

    A --> B
    B -->|manual| M --> M2 --> R
    B -->|automático| N --> F
    F -->|no| F2 --> M2
    F -->|sí| R
    R --> Z

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff

El botón «Generar Nota de Crédito» aparece en la cabecera de una devolución en «Hecho» que todavía no tenga nota, y pide el rol de facturación. Cuando ya existe, la transferencia muestra el botón de estadística «Notas de Crédito» para abrirla. Entre los dos modos se elige en Ajustes → Ecuador, apartado «Devoluciones — Nota de Crédito», campo «Modo de Nota de Crédito por Devolución».

El código interno del producto no se repite

Al guardar un producto con un código interno que ya tiene otro, el sistema no deja guardar y responde:

Por qué importa tanto para algo tan pequeño. El código interno es la llave con la que se busca en bodega, se escanea, se importa una lista de precios, se carga una toma física y se lee el kardex. Dos productos con el mismo código hacen que ninguna de esas cosas se pueda cuadrar: la existencia se reparte entre dos fichas, el costo promedio se calcula por separado en cada una, y al cotejar contra el conteo físico siempre sobra en una y falta en la otra sin que nadie entienda por qué. No es un capricho de orden: es la diferencia entre un inventario que cuadra y uno que no se puede auditar.

Las dos vigilancias automáticas

Dos cosas se revisan sin que nadie las pida. Una corre sola y avisa; la otra hay que abrirla, pero no depende de que alguien sospeche.

La alerta de costo promedio

Un proceso programado —«Costos EC: Detectar anomalías de costo promedio»— recorre una vez al día todos los productos almacenables y busca tres cosas:

Cuando encuentra una, avisa por tres vías a la vez: deja un mensaje «Alerta de costo» en la conversación del producto, crea una actividad —«Revisar anomalía de costo: …»— para un usuario del grupo de administrador de contabilidad, y manda un correo a la dirección de contabilidad. El texto del aviso incluye el código y el nombre del producto y el detalle de cada anomalía.

El informe de productos sin movimiento

Está en Inventario → Informes → «Productos sin movimiento». Pide dos datos:

• «Días sin venta» — la ventana hacia atrás. Tiene que ser mayor que cero, o responde «El número de días debe ser mayor a cero.».
• «Bodegas» — opcional. Vacío significa la existencia global.

Con «Ver productos» sale la lista de los productos que tienen existencia y no se han vendido en esa ventana, con su «Código», el «Producto», la «Existencia», la «Última venta» y los «Días desde última venta», ordenados de más días primero — arriba lo que lleva más tiempo parado. La lista se exporta a Excel con el exportador normal de cualquier lista.

Lo que el sistema no hace

• El kardex no corrige nada. Es de lectura: muestra el costo que calculó el motor de valoración, no lo recalcula ni lo arregla. Si una línea sale rara, el problema está en el movimiento, no en el informe.
• El kardex no saca un año de golpe. Doce meses es el rango máximo por consulta.
• El informe de productos sin movimiento se fija en las ventas, y solo en las ventas. Un producto que sale todos los días por transferencia interna, por consumo propio o por producción aparece igual en la lista. Y los productos con existencia en cero no salen, aunque lleven años sin venderse.
• La alerta de costo avisa, no arregla. No toca el costo ni bloquea nada: el producto se sigue vendiendo con el costo raro hasta que alguien atienda la actividad.
• La alerta no descubre lo que pasó entre dos revisiones. Compara contra el costo que vio la última vez que corrió; un costo que sube y vuelve a bajar dentro del mismo día pasa desapercibido.
• Devolver no cobra ni descuenta nada. Mueve el stock y avisa; la nota de crédito la valida una persona.
• La devolución no revierte la venta. Devolver la mercadería no cancela la orden ni la factura: son documentos aparte, y siguen ahí.
• El código único no revisa a nadie más que a sí mismo. Impide repetir el código interno; no impide dos productos con el mismo nombre, ni valida que el código siga un formato.

Quién puede validar transferencias, corregir series o generar la nota de crédito está en sección 12.

9 · El SRI y los documentos electrónicos

Una factura no termina cuando la publicas: termina cuando el SRI la autoriza. Casi todo lo que sigue sale de esa sola frase.

En el sistema conviven dos cosas que se parecen y no son lo mismo. Un asiento contable es un hecho interno: mueve cuentas, cuadra debe y haber y, si algo salió mal, se corrige. Un documento electrónico —la factura, la nota de crédito, la nota de débito, la retención, la guía de remisión— es un hecho que sale de la empresa: se firma con el certificado, viaja al SRI, el SRI contesta, y desde esa respuesta el documento existe para el Estado y para el cliente. Un asiento se corrige. Un documento electrónico autorizado, no.

La diferencia se nota en un detalle que confunde a casi todo el mundo. Al publicar la factura el sistema ya le calcula la clave de acceso —los 49 dígitos que la identifican, que salen en el documento impreso como código de barras y como «Clave de acceso»— y le pone su número. Tener clave de acceso no significa que el SRI la haya autorizado. Lo único que prueba la autorización es la fecha de autorización, que se llena cuando el SRI contestó que sí, y solo entonces.

flowchart TD
    A["Se publica la factura"]:::caj
    B["El sistema le pone el número
y calcula la clave de acceso"]:::sis
    C["Firma con el certificado
y envío al SRI"]:::sis
    D{"¿Qué contesta
el SRI?"}:::sis
    E["AUTORIZADA: se guarda la
fecha de autorización.
Ya no se puede modificar"]:::ok
    F["Sin respuesta o «en proceso»:
queda esperando y el sistema
lo reintenta solo"]:::avi
    G["RECHAZADA: el documento queda
CONGELADO y nadie lo reintenta
hasta que una persona lo destrabe"]:::no
    H["Botón «Reintentar envío al SRI»
después de corregir el dato"]:::caj

    A --> B --> C --> D
    D -->|autoriza| E
    D -->|no contesta todavía| F
    D -->|devuelve un error| G
    F --> D
    G --> H --> C

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

Los cuatro estados, y qué significa cada uno para quien vende

La numeración: el 001-001-000000123

El número de un documento electrónico no es correlativo libre: son tres piezas pegadas con guiones, y cada una significa algo distinto.

Las dos primeras piezas se definen una sola vez, al montar cada diario, en Contabilidad → Configuración → Diarios. Los diarios de venta que emiten documentos las exigen, y también los de retención de compra y los de liquidación de compra. El sistema no deja que dos diarios del mismo tipo compartan la misma pareja establecimiento–punto de emisión: si lo intentas, avisa que ese par ya está usado y te dice en qué diario. Eso está para que dos cajas no puedan emitir el mismo número.

La tercera pieza no la tecleas. Se calcula sola en el momento de publicar, y por eso el orden importa: una factura que se queda en borrador y nunca se publica no gasta número; una que se publica, sí lo gasta, aunque después el SRI la rechace. De ahí que publicar «para probar» sea mala idea.

Los tipos de documento

Cada documento electrónico lleva un código de tipo de dos dígitos que le dice al SRI qué es. No son intercambiables: el tipo decide qué campos exige el comprobante y contra qué otro documento se apoya.

🔴 Lo que no se puede deshacer

Este es el apartado que más vale la pena leer entero, porque es el que más llamadas ahorra. Una factura que el SRI ya autorizó no vuelve a borrador y no se modifica. No hay atajo, no hay permiso que lo destrabe, no hay administrador que pueda.

Al intentarlo, el sistema contesta esto:

«… ya está autorizada por el SRI y no se puede volver a borrador. Lo que el SRI tiene autorizado no se cambia: si hay que corregir algo, se hace con una NOTA DE CRÉDITO, que sí queda registrada ante el SRI.»

El porqué, que es lo que hace que la regla se respete: ese documento ya existe fuera de la empresa. El SRI lo tiene por válido y el cliente lo tiene en la mano. Si el sistema lo dejara volver a borrador, habría dos verdades distintas del mismo comprobante —la de adentro y la de afuera—, y la que manda es la de afuera. Lo que se cambiara por dentro no cambiaría nada por fuera: solo quedaría una contabilidad que no coincide con lo declarado.

El camino real es emitir un documento nuevo que corrija al anterior: la nota de crédito (o la nota de débito, si el valor sube). Cómo se hace, paso a paso y con sus dos botones, está en sección 20.

Cuando el envío se atasca

Si el SRI devuelve un error, el documento queda congelado y deja de reintentarse solo. Para destrabarlo, en la factura publicada aparece el botón «Reintentar envío al SRI». Solo sale cuando hay algo pendiente de verdad —para que nadie lo pulse «por si acaso» sobre una factura ya autorizada— y lo ven tanto el vendedor como contabilidad, porque el que descubre el atasco suele ser quien vendió, no quien lleva los libros.

El botón no se calla si la cosa sigue mal. Los dos avisos que puede dar:

Además, nadie tiene que estar vigilando la pantalla: cuando un documento se congela sale un aviso por correo en el momento, y cada noche se manda un resumen de todo lo que no ha llegado al SRI, separado en tres bloques —lo congelado, lo que está esperando respuesta y lo que recién entró a la cola—, porque cada uno pide una reacción distinta. Las direcciones fijas que reciben esos avisos se definen en la configuración del sistema.

Importar documentos electrónicos de compra

Lo de arriba es lo que la empresa emite. Esto es lo contrario: el documento electrónico que el proveedor emitió y que hay que meter al sistema. No se teclea a mano línea por línea: se trae del SRI y se homologa.

La pantalla está en Compras → Órdenes → Homologación de Compras. Lo único que hace falta para empezar es la clave de acceso del comprobante del proveedor —los 49 dígitos—, que va en el campo «Autorización».

flowchart TD
    A["Registro nuevo con la clave
de acceso del proveedor"]:::caj
    B["Botón «Cargar»"]:::caj
    C{"¿El SRI lo tiene
autorizado?"}:::sis
    C2["«El documento no fue autorizado
por el SRI. Por favor, intente
más tarde»"]:::no
    C3["«… fue recibido por el gobierno
y está pendiente de autorización»"]:::avi
    D["Se traen proveedor, líneas,
impuestos y totales del RIDE"]:::sis
    E["Botón «Homologar»:
empareja cada línea con
un producto del sistema"]:::caj
    F{"¿Quedaron líneas
sin producto?"}:::sis
    F2["Se resuelven una a una en la
línea: «Crear», «Vincular»
o «Buscar»"]:::caj
    G{"¿Hay algo que entre
a inventario?"}:::sis
    H["Botón «Crear Orden»:
orden de compra"]:::caj
    I["Botón «Crear Factura»:
factura de proveedor directa"]:::caj
    J["Documento de compra en el
sistema, enlazado al RIDE"]:::ok

    A --> B --> C
    C -->|no| C2
    C -->|todavía no| C3
    C -->|sí| D --> E --> F
    F -->|sí| F2 --> F
    F -->|no| G
    G -->|sí| H --> J
    G -->|no, todo es gasto| I --> J

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

Qué hace «Cargar». Le pregunta al SRI por esa clave de acceso y, si está autorizada, se trae el comprobante entero: crea el proveedor si no existe, arma las líneas con sus impuestos, y guarda aparte los totales tal como vienen en el RIDE —subtotal, IVA por tarifa, descuento y total—. Si esa clave ya se importó antes, el sistema se niega y te muestra cuál es el documento que ya existe, con su proveedor, su número y su valor: así no se duplica una compra.

Qué hace «Homologar». Recorre las líneas del comprobante e intenta emparejar cada una con un producto del sistema. Lo que no logre emparejar se queda marcado, y esas líneas se resuelven a mano desde la propia línea, con sus tres botones: «Crear» (dar de alta el producto), «Vincular» (asociarlo a uno que ya existe) y «Buscar».

Y después, uno de dos caminos — nunca los dos. Los botones «Crear Orden» y «Crear Factura» se excluyen entre sí, y el que aparece lo decide el contenido del documento:

Los dos exigen el documento completamente homologado. Si queda una línea sin producto, el sistema se planta: «Hay N línea(s) sin producto homologado. Homologa el documento completo antes de facturarlo». Y si intentas facturar directo algo que sí entra a inventario, contesta: «Este documento tiene N línea(s) de producto almacenable: esas van por Orden de Compra, no por factura directa». Tampoco deja crear dos veces lo mismo: si ya hay orden o factura, avisa que ya existe y te la enseña con «Ver Orden» o «Ver Factura».

Qué hay que revisar a mano después

• La diferencia de totales con el RIDE. La factura creada guarda el total que venía en el comprobante del proveedor y la diferencia contra lo que quedó registrado. Si no cuadran, la factura muestra arriba el aviso «Este documento tiene diferencia de totales con el RIDE». Casi siempre es un redondeo o un impuesto que se aplicó distinto —y hay que resolverlo antes de contabilizarla, no después—.
• El tipo de documento. Si la clave de acceso declara un tipo y la factura quedó con otro, el sistema lo anota en el historial del documento y te dice cuál era el correcto. Suele venir de que el proveedor está registrado con la identificación equivocada: se arregla en el proveedor y después en la factura.
• Los productos recién creados. Un producto que nació de una línea del XML nace con el impuesto y el margen por omisión, no con los tuyos. Revísalo antes de venderlo.
• La retención, si la hay. La importación no la registra: la retención sale después, desde la factura de compra. Ver sección 6.

Dónde se define cada cosa

Nada de esto funciona sin unos cuantos ajustes que se hacen una vez. Aquí está dónde vive cada uno — no para tocarlos todos los días, sino para saber a dónde ir cuando algo no aparece:

Lo que el sistema NO hace

• No autoriza nada. Solo firma, envía y espera. Quien autoriza es el SRI, y puede decir que no.
• No reintenta un documento congelado. Cuando el SRI devuelve un error, ese documento se queda quieto para siempre hasta que una persona corrija el dato y pulse «Reintentar envío al SRI». Ni el reintento automático ni el proceso nocturno lo vuelven a mirar.
• No devuelve a borrador una factura autorizada. Ni con permisos de administrador. La nota de crédito es la única corrección.
• No anula ante el SRI por su cuenta. Si el SRI sigue dando el comprobante por autorizado, la anulación se pide primero en el portal del SRI.
• No emite la guía de remisión desde la factura. Sale del albarán, y es un documento aparte con su propio envío y su propia autorización.
• No adivina el producto de una línea importada. Empareja lo que puede y deja lo demás marcado; nada se factura con líneas a medio homologar.
• No corrige la identificación de un contacto. Si el tipo de documento que necesitas no aparece, el sistema no te lo va a ofrecer «igual»: hay que arreglar la identificación del cliente o del proveedor.
• No avisa en la pantalla de quien está facturando. El aviso de un documento atascado llega por correo —al instante y en el resumen de la noche—; la factura no cambia de aspecto sola.

10 · Los asientos: qué cuenta y qué diario usa cada operación

Para contabilidad. Dónde cae cada movimiento, y de dónde saca el sistema cada cuenta.

Antes de la tabla, la regla que más se busca: la cuenta de ingreso no está en el producto. Los productos no llevan cuenta propia; la heredan de su categoría de producto. Si un ingreso aparece en la cuenta equivocada, se revisa la categoría, no el producto.

flowchart TD
    A["Lo que se vendió"]:::neu
    B["«Facturar» → orden de venta"]:::caj
    C["NINGÚN asiento todavía"]:::avi
    D["«Cobrar» → «Guardar y Crear Factura»"]:::caj
    E["FACTURA
Debe: por cobrar del cliente
Haber: ingreso + IVA"]:::sis
    F["COBRO
Debe: caja o banco
Haber: por cobrar del cliente"]:::sis
    G["Cierre de sesión
y depósito bancario"]:::caj
    H["DEPÓSITO
Debe: banco
Haber: caja, o puente
de cheques en tránsito"]:::sis
    I["Cliente al día"]:::ok

    A --> B --> C --> D
    D --> E --> F --> I
    F --> G --> H

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

De dónde saca el sistema cada cuenta

Consumidor final

Una venta a consumidor final no puede pasar del límite del SRI. Al superarlo, el sistema te frena y te ofrece las tres salidas de siempre: bajar el monto, poner un cliente con identificación, o partir la venta. Esto salta con facilidad en cuanto una venta acumula varios días o varios servicios, así que conviene pedir la identificación al empezar a atender y no al cobrar.

11 · Lo que NO llega solo a la contabilidad

La lista corta de las cosas que parecen automáticas y no lo son. Si algo de aquí importa, lo tiene que hacer una persona.

La regla de la que sale todo lo demás: el sistema separa a propósito el hecho —lo que de verdad pasó— de el documento —lo que se cobra—. Casi todo lo que hace quien atiende es lo primero, y lo primero no toca la contabilidad. La plata empieza a existir cuando alguien pulsa «Facturar» o «Cobrar»; hasta ese momento, para el mayor, no ha pasado nada.

flowchart TD
    A["Ocurre algo en la empresa"]:::caj
    B{"¿Hay un documento
de por medio?"}:::sis
    C["Factura, cobro, anticipo,
nota de crédito"]:::neu
    D["Todo lo operativo:
preparar, entregar, atender,
anotar, cancelar"]:::neu
    E["SÍ genera asiento"]:::ok
    F["NO genera nada contable"]:::avi
    G["Si tiene que llegar al mayor,
lo hace una persona"]:::caj

    A --> B
    B -->|sí| C --> E
    B -->|no| D --> F --> G

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
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12 · Quién puede qué

Cómo se reparte el acceso y por qué la lista de miembros de un grupo casi nunca dice la verdad. Los roles concretos de tu negocio están en la parte de tu empresa.

Un usuario puede hacer algo por dos motivos distintos, y conviene no mezclarlos:

• Porque tiene el grupo, o porque tiene otro que lo hereda. Un grupo de mando suele heredar a los de abajo: quien lo tiene puede todo lo de ellos aunque no figure en sus listas.
• Porque ninguna restricción se lo impide. Encima de los permisos hay restricciones por registro, que no quitan el permiso sino que reducen las filas sobre las que se aplica —«solo las que están a tu nombre»—. Esas no se saltan sumando grupos: se aplican encima de todo lo demás.

flowchart TD
    A["¿Este usuario
puede hacer esto?"]:::caj
    B{"¿Tiene el grupo,
directo o heredado?"}:::sis
    B2["No puede.
Ni ve el menú"]:::no
    C{"¿Hay una restricción
por registro encima?"}:::sis
    D["Puede sobre TODO"]:::ok
    E["Puede, pero solo sobre
los registros que la
restricción le deja"]:::avi
    F["Sumar más grupos
NO levanta la restricción"]:::no

    A --> B
    B -->|no| B2
    B -->|sí| C
    C -->|no| D
    C -->|sí| E --> F

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Cómo se asigna

En Ajustes → Usuarios, ficha de cada persona. Ningún rol operativo se asigna solo: hay que dárselo a mano, uno por uno.

Los roles operativos no cuelgan de ningún grupo general, y es a propósito. Colgarlos de «cualquier empleado» volvería a dar acceso a bodega y a contabilidad, que es justo lo que estos roles vinieron a evitar. Por eso no hay atajo: se asignan uno por uno.

Para cobrar hace falta un grupo más

Es el error de permisos más frecuente: alguien tiene el rol de su puesto, pulsa «Cobrar» y llega hasta la pantalla de pagos, pero no encuentra el menú de Caja porque le falta «Cajero». Ver sección 2.

13 · Impresiones y avisos

Dos cosas que atraviesan todo el sistema y que se ven a diario sin saber de dónde salen: el diseño con el que sale un documento impreso, y los avisos que llegan solos cuando pasa algo. Las dos se configuran en un solo sitio cada una.

Conviene separarlas antes de entrar en detalle, porque se confunden:

El estilo de impresión: el mismo menú, otro diseño

El sistema separa dos cosas que normalmente van pegadas: qué se imprime y cómo se ve. La primera es la opción del menú «Imprimir» —«Factura», «Guía de Remisión», «Retenciones», la nota de entrega—, y esa lista no cambia nunca. La segunda es el estilo: la tipografía, la disposición, los acentos de color y el formato de papel.

El estilo se elige una sola vez, en Ajustes → Ecuador, en el campo «Formato de Reportes». Es una elección por empresa: no hay una por usuario ni una por documento. Cambiarla no añade ni quita una sola entrada del menú Imprimir; lo único que cambia es el documento que sale.

Y aplica en los cuatro sitios por donde puede salir un PDF, no solo en el botón: el menú «Imprimir», la vista previa en pantalla, la descarga desde el portal del cliente y el PDF que se adjunta al correo. Es el mismo documento por los cuatro caminos.

flowchart TD
    A["Alguien pulsa «Imprimir»,
descarga del portal o
envía la factura por correo"]:::caj
    B{"¿Qué estilo tiene elegido
la empresa en Ajustes?"}:::sis
    C["Sin estilo elegido:
sale el diseño nativo de Odoo"]:::neu
    D{"¿Ese estilo tiene versión
de ESTE documento?"}:::sis
    E["Sale el documento con el
diseño del estilo y SU papel"]:::ok
    F["Sale el documento nativo:
lo que el estilo no cubre
no se rompe, se imprime igual"]:::ok

    A --> B
    B -->|ninguno| C
    B -->|uno del catálogo| D
    D -->|sí| E
    D -->|no| F

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Qué estilos hay

El catálogo de estilos se ve en el propio selector de «Formato de Reportes». Cada estilo trae su lista de documentos y su formato de papel:

Documentos que tienen versión en el estilo «GalapagosTech» —o sea, los que se ven distintos según lo que esté elegido en Ajustes—:

Un botón que imprime sin pasar por el visor

En una recepción de mercadería que ya está hecha y que viene de una orden de compra aparece el botón «Imprimir», con la ayuda «Enviar el documento combinado (Orden de Compra + Recepción) directo a la impresora». No descarga ni abre el visor de PDF: abre directamente el cuadro de impresión del navegador. Es el mismo mecanismo que usa la caja al cobrar, y respeta el estilo elegido en Ajustes igual que cualquier otra impresión.

La impresión automática al cobrar

Cuando se termina de cobrar y facturar en caja —ver sección 2—, el sistema puede sacar impresos la factura y el recibo del pago sin que nadie tenga que pedirlo. La cajera sigue viendo la factura en pantalla como siempre; la impresión se añade antes de que se abra.

Se enciende y se apaga en dos niveles:

Lo normal es dejarlo resuelto una vez en Ajustes y entrar en la caja únicamente cuando esa caja se sale de la norma: tiene su propia impresora, o quiere otro formato de factura.

flowchart TD
    A["Se cierra el cobro:
factura emitida y dinero registrado"]:::caj
    B{"¿Esta caja imprime al cobrar?
lo suyo, o lo de Ajustes
si dice «Como en Ajustes»"}:::sis
    N["No se imprime nada.
El cobro está hecho igual"]:::neu
    C{"¿Están elegidos el reporte
de factura y el de recibo?"}:::sis
    C2["No sale papel
y en pantalla no se ve nada raro"]:::avi
    D["Salen la factura y el recibo
por la impresora"]:::sis
    E["Se abre la factura
como siempre"]:::ok

    A --> B
    B -->|no| N
    B -->|sí| C
    C -->|falta alguno| C2
    C -->|sí| D --> E
    C2 --> E
    N --> E

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    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
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    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
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El motor de avisos: evento → destinatarios → canal

Todos los avisos automáticos del sistema pasan por un mismo sitio, y se leen siempre en tres tiempos: pasó algo (el evento), a esta gente hay que decírselo (los destinatarios) y por aquí se lo decimos (el canal). Está en Ajustes → Notificaciones, con tres menús: «Quién recibe qué», «Eventos» y «Canales».

flowchart TD
    A["Pasa algo en un documento:
se crea, cambia de estado,
se acerca un vencimiento"]:::sis
    B{"¿Hay alguien suscrito a ese
evento en esta empresa
(y en esta bodega)?"}:::sis
    B2["Queda escrito en el documento:
«no hay destinatarios configurados
para esta empresa»"]:::avi
    C["Se arma la lista: usuarios sueltos +
todos los que tengan el rol +
contactos externos"]:::sis
    D["Sale por cada canal marcado:
Odoo, correo, WhatsApp,
Telegram, tarea pendiente"]:::sis
    E{"¿Salió por algún canal?"}:::sis
    F["Avisado, y queda constancia
en el documento"]:::ok
    G["Queda anotado qué canal falló
y por qué. La operación
NO se detiene"]:::avi

    A --> B
    B -->|no| B2
    B -->|sí| C --> D --> E
    E -->|sí| F
    E -->|no| G

    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff

Los eventos: el catálogo no se inventa

Un evento es «una cosa que pasa y merece aviso». La pantalla «Eventos» es de solo consulta: no se pueden crear ni borrar desde ahí, y es a propósito. Un evento existe de verdad solo si hay código que lo dispara; uno escrito a mano no se dispararía nunca y solo confundiría a quien configure los destinatarios.

🔴 Este módulo es el motor, no el catálogo. Quien declara los eventos es cada uno de los módulos del sistema —el de anticipos declara los suyos, el de cheques los suyos, el de reservas los suyos—. Por eso la lista de «Eventos» depende de qué módulos estén instalados, y por eso puede verse corta o incluso vacía sin que nada esté mal: significa que todavía no hay ningún módulo instalado que declare avisos. No es un fallo de configuración.

Los eventos que declaran hoy los módulos de la localización son de este tenor —el nombre está escrito en lenguaje de negocio justamente para que se entienda al elegir a quién avisar—:

Cada evento trae, en su ficha, un apartado «Cuándo se dispara» que explica en qué momento exacto sale el aviso. Léelo antes de suscribir a alguien: es la diferencia entre avisar una vez al día y avisar cuarenta veces. Desde la misma ficha, el botón «Configurar a quién se avisa» lleva directo a sus suscripciones.

Quién recibe: tres formas de decirlo, combinables

En «Quién recibe qué», cada línea es una suscripción: un evento, una empresa y —si el evento lo permite— una bodega, más la lista de a quién y por dónde. Los destinatarios se pueden nombrar de tres maneras, y se pueden mezclar:

Si pones varios, el aviso llega a todos ellos sin repetirse. Y si el evento distingue por bodega, el campo «Bodega» aparece: déjalo vacío para avisar en todas, o elige una para que cada sucursal tenga su propia gente sin recibir lo de las demás. Una suscripción general y una de bodega conviven: las dos reciben.

Por qué canal llega

El menú «Canales» es de consulta: los canales vienen dados y no se crean. Cada uno explica en su ficha qué hace y qué necesita, y trae un indicador «Disponible ahora» que dice si lo que ese canal requiere está montado en el sistema.

Se pueden marcar varios a la vez. El campo «Modo de Envío» decide qué hacer con esa lista: «Por todos los canales» intenta por cada uno de los marcados —lo adecuado cuando importa que la persona se entere sí o sí—; «Solo por el canal preferido del contacto» usa únicamente el que la persona tenga registrado como preferencia, y si no tiene ninguna, usa todos igual.

Dos cosas que el sistema no te deja guardar

• Una suscripción sin nadie a quien avisar. Salta al guardar: «La suscripción […] no tiene a nadie a quien avisar. Agrega al menos un usuario, un rol o un contacto externo». Es el fallo silencioso que este motor viene a eliminar: una lista vacía no avisa a nadie y nada lo delata hasta el día que alguien esperaba el aviso.
• Una suscripción sin canal marcado. Mismo motivo: «no tiene ningún canal marcado: el aviso no saldría por ningún lado».

Y dos más, de coherencia: no puedes acotar a una bodega que no es de la empresa elegida, ni acotar a bodega un evento que no distingue por bodega —en ese caso el campo ni siquiera aparece—.

Lo que el sistema NO hace

• No hay un estilo de impresión por documento ni por usuario. La elección de «Formato de Reportes» es una por empresa y vale para todo. No se puede imprimir una factura con un diseño y la siguiente con otro desde el menú Imprimir.
• Elegir un estilo no añade opciones al menú. Después de cambiarlo verás exactamente las mismas entradas en «Imprimir»; lo que cambia es el papel que sale.
• El sistema no avisa cuando un documento no tiene versión en el estilo elegido. Simplemente lo imprime en su diseño nativo.
• La impresión al cobrar no reimprime sola. Si el papel se atasca o la impresora estaba apagada, nadie lo detecta: hay que volver a imprimir a mano desde la factura.
• La impresión automática no cubre otros documentos. Solo la factura y el recibo del pago de esa venta. La nota de entrega, la retención o la guía se imprimen desde su propio botón.
• Los eventos no se crean desde la pantalla. Si el aviso que necesitas no está en la lista, no es cuestión de configurarlo: hace falta que un módulo lo declare.
• No hay reintento automático de un aviso que falló. Queda la constancia en el documento, pero nadie lo vuelve a intentar ni te aparece una tarea para revisarlo.
• No hay más canales que los cinco de la lista. No se manda SMS ni notificación al teléfono fuera de WhatsApp y Telegram, y no se pueden inventar canales nuevos desde la pantalla.
• Un contacto externo no recibe por «Por Odoo» ni por «Tarea pendiente». Esos dos canales necesitan usuario del sistema. Si a un externo hay que avisarle, tiene que ir por correo, WhatsApp o Telegram.

14 · Venta de mostrador a quien no tiene ninguna cuenta abierta

Alguien entra, compra algo suelto y se va — sin estancia, sin contrato, sin cuenta previa a su nombre. Es la venta más simple del sistema y, aun así, pasa por los mismos pasos que cualquier otra.

Una bebida en el bar del hotel, un repuesto que alguien compra de paso, un pago suelto que nadie relaciona con ningún contrato: no hace falta nada especial para atenderlo. Es una venta de contado como cualquier otra, y el «Consumidor Final» ya está cargado en el sistema como cliente por defecto para cuando nadie pide factura con sus datos. Lo único que hace falta, antes de cobrar el primer centavo, es tener la sesión de caja abierta — y si no la tienes, la abres tú mismo sin salir a buscar a nadie.

flowchart TD
    A["Alguien sin cuenta abierta
pide algo en el mostrador"]:::caj
    B{"¿Tienes sesión
de caja abierta?"}:::sis
    C["Se te saca del cobro y se te
lleva al Panel de Caja:
«Abrir Caja» → «Abrir Sesión»"]:::caj
    D["Orden nueva: «Nueva Orden»
(F4 en el Panel de Cobros)
o un pedido de siempre"]:::caj
    E{"¿Pide factura
con sus datos?"}:::sis
    F["Se busca o se crea
el contacto"]:::caj
    G["Queda «Consumidor Final»,
que ya existe en el sistema"]:::neu
    H["Botón «Aprobar»"]:::caj
    I["«Confirmar Venta», o
directamente «Cobrar» / «Facturar»
—hace las dos cosas por ti—"]:::caj
    J["Pantalla de cobro:
efectivo, tarjeta, lo que sea"]:::ok
    K["Factura y despacho"]:::ok

    A --> B
    B -->|no| C --> D
    B -->|sí| D
    D --> E
    E -->|sí| F --> H
    E -->|no| G --> H
    H --> I --> J --> K

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    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

«Aprobar» no tiene atajo por importe

Es la trampa en la que más gente cae la primera semana: pensar que una venta pequeña —una cerveza, una gaseosa— se puede saltar el paso de «Aprobar» porque «no vale la pena para tan poco». No existe ningún monto por debajo del cual una orden se apruebe sola. Toda orden nace en «Borrador» o «Enviado», y de ahí «Confirmar Venta» ni siquiera aparece hasta que alguien pulsa «Aprobar» primero: el botón está bloqueado por diseño, no por costumbre. Quien espera saltárselo se queda mirando una pantalla donde el botón que busca todavía no existe.

Lo que sí existe, y resuelve el caso de todos los días, es que no hace falta pulsar «Aprobar» a mano: el botón «Cobrar» (o «Facturar», ver sección 1) lo hace por dentro, en el mismo clic con el que aprueba, confirma y abre la pantalla de cobro. El paso existe siempre; lo único que cambia es si lo pulsas tú o lo hace el botón por ti.

El Panel de Cobros lo hace en una sola pantalla

Si tu empresa tiene instalado el Panel de Cobros, esta venta ni siquiera necesita salir de ahí: «Nueva Orden» (atajo F4) levanta el pedido sin salir de la pantalla, y «Cobrar» (atajo Ctrl+Enter) aprueba, confirma y cobra en un solo botón. El detalle completo de sus botones y sus bloqueos está en sección 15.

«Consumidor final» ya existe: no hay que crearlo

Cuando quien compra no pide factura con su nombre, la orden no se queda sin cliente: cae sola en el contacto «Consumidor Final», que el sistema ya trae configurado para esto. Si más adelante esa persona sí pide la factura con sus datos, se cambia el cliente de la orden antes de cobrar — después de facturado, el camino ya no es corregir la orden, sino la nota de crédito (sección 20).

Si no tienes sesión de caja abierta

No hace falta que otra persona te la abra. El sistema te saca de la pantalla de cobro y te lleva al panel de tu caja, donde primero pulsas «Abrir Caja» —si tu usuario está autorizado en ese punto de cobro— y después «Abrir Sesión». Hecho eso, vuelves a la venta y el cobro sigue donde lo dejaste. El detalle de sesiones, cajeros autorizados y puntos de cobro está en sección 2.

Lo que el sistema NO hace

• No salta «Aprobar» por el importe. Ni una cerveza de un dólar ni una venta de mil: el mismo camino para las dos.
• No te deja cobrar sin sesión de caja, ni siquiera para algo suelto de un minuto: el candado es el mismo que para cualquier otra venta.
• No inventa un cliente nuevo por ti. Si nadie da datos, la orden queda a nombre de «Consumidor Final»; no se crea un contacto en blanco ni se deja la orden sin cliente.
• No trata esta venta como un caso especial de caja. Es una orden de venta de contado como cualquier otra: mismos botones, mismos bloqueos, misma pantalla de cobro.

15 · El Panel de Cobros (opcional)

Esta parte solo aplica si tu empresa tiene instalado el Panel de Cobros; si no ves su menú, es que no está. Es una pantalla única para atender el mostrador sin ir saltando de una ventana a otra.

El panel no es un sistema aparte ni una forma distinta de cobrar. Es una capa encima de las órdenes de venta y de la Caja de Cobros: cada botón llama por dentro exactamente al mismo método que el botón de siempre, con los mismos permisos y los mismos bloqueos. Lo que cambia es que en una sola pantalla tienes la venta, el cliente, las líneas, el cobro y los movimientos de tu turno. Todo lo que se explica en sección 1 y en sección 2 sigue valiendo igual desde aquí.

Cómo se entra

El acceso se llama «Panel de Cobros» y aparece en dos sitios que abren la misma pantalla: dentro del menú de Caja de Cobros y dentro de Ventas › Pedidos. Que haya una puerta del lado de Ventas es a propósito: quien arma la venta y no es cajero —y por tanto no tiene ninguna sesión de caja abierta— entra igual, revisa la orden y la deja lista. Quien es cajero y vendedor a la vez lo verá en los dos sitios.

Para que el menú aparezca hace falta el grupo «Usuario del Panel de Cobros». Y hay un detalle que ahorra media mañana de búsqueda: ese grupo no basta por sí solo. Como el panel trabaja sobre órdenes de venta, hace falta además acceso a Ventas. Si falta, la pantalla no se abre en blanco: lo dice con todas sus letras —«El Panel de Cobros es una capa SOBRE las órdenes de venta: el grupo “Usuario del Panel de Cobros” no basta por sí solo, hace falta ADEMÁS acceso a Ventas.»

Cobrar desde el panel

El botón grande y fijo es «Cobrar» (atajo Ctrl+Enter). Hace lo mismo que cobrar desde la orden de venta, y se para en los mismos sitios. Este es el recorrido completo, con sus ramas de bloqueo:

flowchart TD
    A["Botón «Cobrar» (Ctrl+Enter)"]:::caj
    B{"¿Tienes el grupo «Cajero de
la Caja de Cobros»?"}:::sis
    B2["BLOQUEO: «No puedes cobrar: te falta
el grupo “Cajero de la Caja de Cobros”»"]:::no
    C{"¿Tienes una sesión
de caja abierta?"}:::sis
    C2["BLOQUEO: «no tienes ninguna sesión de
caja abierta. Abre una sesión de punto
de cobro antes de continuar»"]:::no
    D{"¿La orden ya
está facturada?"}:::sis
    D2["BLOQUEO: dice QUIÉN la cobró
y CUÁNDO. No se cobra dos veces"]:::no
    E{"¿La orden tiene líneas?"}:::sis
    E2["BLOQUEO: no hay
nada que cobrar"]:::no
    F{"¿Hay existencia suficiente,
si ese candado está activo?"}:::sis
    F2["BLOQUEO: lista producto por producto
cuánto hay y cuánto se pide"]:::no
    G["Se aprueba y se confirma la orden,
y se abre la pantalla de cobro"]:::sis
    H{"¿Pasó el control
de crédito?"}:::sis
    H2["Se detiene ahí: queda una
aprobación de crédito pendiente"]:::avi
    I["Cobro registrado y factura emitida"]:::ok

    A --> B
    B -->|no| B2
    B -->|sí| C
    C -->|no| C2
    C -->|sí| D
    D -->|sí| D2
    D -->|no| E
    E -->|no| E2
    E -->|sí| F
    F -->|no| F2
    F -->|sí| G --> H
    H -->|no| H2
    H -->|sí| I

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

Los botones

El pie del panel muestra las acciones que corresponden a esa orden en ese momento; las que no aplican no se pintan. «Cobrar» y «Cancelar» quedan siempre fijos, y el resto se recoge en un cajón cuando la pantalla es angosta.

La franja «Mi turno»

Arriba del panel hay una franja con el nombre de tu sesión y nueve accesos que son los mismos de la pantalla de sesión de caja, con el mismo nombre y el mismo contador: Cierre de caja, Órdenes, Facturas, Pagos, Anticipos, Cheques, Salidas, Retenciones y Cruces. No son informes nuevos ni cifras calculadas aparte: son atajos a lo que ya existe, para no tener que salir del panel a mitad de la atención. El cierre y el arqueo se hacen donde siempre (sección 2).

Lo que el panel NO hace

• No aprueba ni rechaza nada. Ni el crédito, ni el facturar sin cobro. Desde aquí esas cosas solo se solicitan; quien decide lo hace fuera del panel. La razón se entiende sola: tener el botón de aprobar en la misma pantalla del mostrador abre la puerta a que alguien se autorice a sí mismo un crédito con el cliente delante. Separar quien pide de quien aprueba es el control, y por eso no está.
• No inventa un cobro distinto. Llama a los mismos métodos que la orden de venta y la Caja de Cobros, así que lo que allí está prohibido aquí también, y con el mismo mensaje.
• No sustituye el permiso por la visibilidad. Esconder un botón no le quita a nadie el derecho a hacer esa operación por otro camino, ni se lo da: quién puede qué se decide con los grupos (sección 12).
• No es la pantalla de conciliación. Las «Mesas» de conciliación bancaria y de tarjetas son otra cosa y viven en su propio sitio (sección 7).

Qué se puede ocultar

Siete de las acciones de caja —las de cartera, anticipos, las dos de retenciones, salidas de efectivo, depósitos y cruces— se pueden esconder para no llenar la pantalla de botones que ese mostrador no usa nunca. Se deciden en dos niveles: el valor de la empresa se fija en Contabilidad › Configuración › Ajustes, y cada punto de cobro puede decir «Según la compañía», «Sí» o «No» en Caja de Cobros › Configuración › Puntos de cobro. Así dos cajas de la misma empresa pueden tener pies distintos.

«Cobrar» y «Cancelar» no se pueden ocultar, y no es que el sistema los rechace: no existe ninguna opción para pedirlo. Son las dos cosas que cualquier mostrador necesita siempre.

16 · Cobro con tarjeta por Payphone (opcional)

El cliente paga con tarjeta en la página de la pasarela y vuelve al sistema con el cobro ya hecho. Esta parte solo aplica si tu empresa tiene habilitado el cobro con tarjeta por Payphone; si no lo ves entre las formas de pago, es que no está.

Lo primero que hay que entender es qué significa «por redirección», porque de ahí sale todo lo demás. El sistema no cobra la tarjeta: la cobra Payphone. Lo que hace el sistema es preparar el cobro, mandar al cliente a la página de la pasarela y quedarse esperando. El cliente escribe ahí los datos de su tarjeta —el sistema nunca los ve ni los guarda— y, cuando termina, la pasarela lo devuelve. Recién en esa vuelta el sistema pregunta a Payphone si el cobro fue de verdad, y solo entonces lo da por bueno.

La consecuencia práctica es la que hay que tener presente todo el tiempo: el cobro no es instantáneo desde el punto de vista del sistema. Entre que el cliente paga y que el pago aparece registrado hay un viaje de ida y vuelta, y esa vuelta puede no ocurrir —el cliente cierra el navegador, se le va el internet, apaga el celular—. La tarjeta ya se cobró; lo que falta es que el sistema se entere.

Dos límites que vienen de la propia pasarela: solo cobra en dólares y solo con tarjeta. Y no guarda la tarjeta para la próxima vez: cada cobro empieza de cero.

flowchart TD
    A["El cliente pulsa «Pagar»"]:::caj
    B["El sistema prepara el cobro contra
Payphone y recibe la dirección
de pago de esta transacción"]:::sis
    B2["ERROR: la pasarela no devolvió
dirección de pago. La transacción
queda en «Error» y no hubo cobro"]:::no
    C["El cliente SALE del sistema y paga
en la página de Payphone"]:::caj
    D{"¿Vuelve al sistema?"}:::sis
    J["Vuelta perdida: cerró el navegador,
se cayó la conexión…
PERO LA TARJETA YA SE COBRÓ"]:::avi
    E["El sistema le pregunta a Payphone
si ese cobro es real"]:::sis
    K["Cada 5 minutos, la tarea programada
revisa las transacciones sin resolver
y le pregunta a Payphone por ellas"]:::sis
    F{"¿Qué contesta
Payphone?"}:::sis
    G["APROBADO → «Confirmado»:
se registra el pago y se concilia"]:::ok
    H["PENDIENTE: sigue en proceso,
todavía no hay plata"]:::avi
    I["RECHAZADO → «Cancelado»:
no hubo cobro"]:::no
    L["Cualquier otra respuesta → «Error»:
«estado de pago desconocido»"]:::no

    A --> B
    B -->|sin dirección de pago| B2
    B -->|con dirección de pago| C
    C --> D
    D -->|sí| E
    D -->|no| J
    J --> K
    E --> F
    K --> F
    F -->|aprobado| G
    F -->|pendiente| H
    F -->|rechazado| I
    F -->|otra cosa| L
    H --> K

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
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    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
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    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

Los estados de la transacción

Cada intento de cobro crea una transacción de pago, y esa transacción es el documento que hay que leer cuando algo no cuadra. Estos son sus estados y qué significa cada uno:

Un detalle que evita malentendidos: una transacción cancelada o con error no impide volver a cobrar. El cliente puede intentar de nuevo cuantas veces haga falta, y cada intento deja su propia transacción. Por eso es normal ver varias transacciones colgando del mismo documento con una sola confirmada.

El caso que más quema: el cliente pagó y la vuelta se perdió

Este es el escenario que hay que conocer de memoria. El cliente puso su tarjeta, Payphone se la cobró, y justo ahí cerró el navegador. La plata salió de la cuenta del cliente y en el sistema no aparece nada. Si nadie lo sabe, alguien va a llamarlo para pedirle que pague otra vez algo que ya pagó.

El sistema tiene una red de seguridad justo para esto: una tarea programada revisa cada cinco minutos todas las transacciones de Payphone que quedaron en borrador o pendientes, le pregunta a la pasarela por cada una y cierra las que ya tienen respuesta —las aprobadas como confirmadas, las rechazadas como canceladas—. Hay además una segunda vía: la pasarela puede avisar por su cuenta, sin que nadie le pregunte, y esa notificación entra por el mismo camino.

Desde dónde se cobra así

Payphone vive en el lado del cliente, no en el mostrador. Los caminos son dos, y los dos terminan en la misma página de pago:

• El portal del cliente. El cliente entra a su orden de venta o a su factura y pulsa «Pagar ahora». Se le abre el formulario de pago, elige la tarjeta y pulsa «Pagar». De ahí sale hacia Payphone.
• El enlace de pago. Desde la factura, en el menú de acciones, está «Generar un enlace de pago»; desde la orden de venta, «Enlace de pago». El asistente arma una dirección que se le manda al cliente por donde sea —correo, mensaje— y que lo lleva a esa misma página. El enlace admite un monto menor al total, para cobrar una parte.

La tarjeta no siempre se ofrece. El sistema solo la muestra si el documento declaró Tarjeta de Crédito o Tarjeta de Débito como forma de pago ante el SRI. Si el documento dice efectivo o transferencia, el método de tarjeta no aparece en el portal, aunque Payphone esté perfectamente habilitado. Es el mismo criterio que aplica el asistente de cobro en caja, y no es un fallo: es que el documento dice otra cosa.

Qué queda para contabilidad

Cuando la transacción llega a «Confirmado», el sistema encadena tres cosas solo:

1. Si la factura ligada estaba en borrador, la publica.
2. Crea el pago por el monto de la transacción, en el diario del proveedor de pago —no en la caja—, y lo deja publicado.
3. Lo concilia contra la factura y anota en el historial del documento que ese pago quedó registrado.

Si la transacción termina cancelada o con error, el pago que se hubiera creado se cancela y la factura vuelve a quedar pendiente de cobro, como estaba. Para ver todo esto desde el documento, la factura tiene un botón contador con las transacciones de pago que cuelgan de ella.

flowchart TD
    T["Transacción «Confirmado»"]:::ok
    A{"¿La factura ligada
está en borrador?"}:::sis
    B["El sistema la publica"]:::sis
    C["Se crea el pago por el monto de la
transacción, en el diario del
proveedor de pago"]:::sis
    D["Se concilia contra la factura y
queda anotado en el historial"]:::ok
    E["Transacción cancelada o con error"]:::no
    F["El pago se cancela; la factura
vuelve a quedar pendiente"]:::avi
    G["El dinero llega DESPUÉS y por MENOS:
la pasarela liquida por lotes y
descuenta su comisión"]:::neu
    H["Se cuadra en la conciliación
bancaria, como cualquier
cobro con tarjeta"]:::neu

    T --> A
    A -->|sí| B
    A -->|no| C
    B --> C
    C --> D
    D --> G
    G --> H
    E --> F

    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

El punto que más confunde a quien concilia: el pago se registra por el valor íntegro que pagó el cliente, pero la pasarela no deposita ese valor ese día. Deposita después, por lotes, y descontando su comisión. Ese desfase se resuelve exactamente igual que con cualquier otro cobro con tarjeta, en la conciliación bancaria — sección 7—; el asiento que resulta es el que corresponde al diario del proveedor, según sección 10.

Si el cliente pagó solo una parte, el resto sigue vivo en su cartera y se cobra por cualquiera de los caminos normales — sección 3.

Dónde se ajusta todo esto

La ficha del proveedor está en Contabilidad → Configuración → «Online Payments», y dentro de la lista de proveedores de pago, la ficha «PayPhone». Ahí:

La revisión automática está en Ajustes → Técnico → Acciones planificadas, con el nombre «PayPhone: Verificar pagos pendientes». Y hay una segunda tarea del sistema, «Payment: Post-process transactions», que es la que termina de asentar las transacciones que quedaron a medio procesar. Las dos tienen que estar activas: sin ellas, un pago cuya vuelta se perdió no se resuelve nunca por sí solo.

Lo que el sistema NO hace

• No guarda la tarjeta del cliente. No existe «pagar con la tarjeta de siempre»: cada cobro se hace desde cero, con el cliente escribiendo sus datos en la pasarela.
• No autoriza hoy para cobrar después. No hay reserva de cupo ni cobro en dos tiempos: o se cobra en el momento, o no se cobra.
• No devuelve el dinero. Una devolución no se hace desde aquí; se gestiona con la pasarela y se refleja en el sistema por los caminos normales de una nota de crédito.
• No cobra en otra moneda. Solo dólares.
• No conoce la comisión de la pasarela. El pago entra por el valor íntegro; la diferencia con lo que deposita la pasarela se resuelve al conciliar.
• No avisa a nadie cuando una vuelta se pierde. No salta ninguna alerta ni llega ningún correo: la revisión automática lo resuelve en silencio en su siguiente pasada. Si quieres saberlo antes, hay que abrir la transacción.
• No reemplaza el cobro en caja ni entra en el arqueo de la sesión — sección 2—, y tampoco es uno de los caminos habituales de una venta: es una forma más de cobrar lo que esos caminos generaron (sección 1).

17 · WhatsApp (opcional)

Esta parte solo aplica si tu empresa tiene instalado el envío por WhatsApp; si no ves el menú «WhatsApp», es que no está. Cuando está, el sistema manda y recibe WhatsApp desde el número de la empresa sin salir de la pantalla del cliente, y toda la conversación queda guardada dentro del sistema.

La idea es sencilla: el número de WhatsApp de la empresa se vincula una sola vez, escaneando un código QR desde el celular que tiene ese número, igual que se vincula WhatsApp Web. A partir de ahí el sistema usa esa vinculación para mandar y para recibir. Todo lo que sale y todo lo que entra se guarda en dos sitios: en la conversación del cliente —la misma que se ve en la mensajería interna— y como rastro en el historial del documento desde el que se escribió, con un enlace «Abrir conversación» para seguir la charla.

Esa distinción es la que más se confunde y conviene tenerla clara desde el principio:

flowchart TD
    A["Alguien abre «Enviar mensaje de WhatsApp»
desde el registro del cliente"]:::caj
    B["Elige «Plantilla» o «Texto libre»,
revisa el teléfono y pulsa «Enviar mensaje»"]:::caj
    C{"¿La sesión de WhatsApp
está vinculada?"}:::sis
    D["«La sesión de WhatsApp no está vinculada
(estado: …)»
El mensaje NO se envió"]:::no
    E{"¿El número está registrado
en WhatsApp?"}:::sis
    F["«El número … no está registrado
en WhatsApp»
La ventana queda abierta
para corregir el teléfono"]:::no
    G["El sistema entrega el mensaje
al gateway y espera respuesta"]:::sis
    H{"¿El gateway respondió
a tiempo?"}:::sis
    I["«El gateway de WhatsApp no
respondió a tiempo»
El mensaje queda en error
y se puede reenviar"]:::avi
    J["El mensaje sale, queda en la
conversación del cliente y deja
rastro en el historial"]:::ok
    K["Llegan solos los acuses:
enviado → entregado → leído"]:::ok

    A --> B --> C
    C -->|no| D
    C -->|sí| E
    E -->|no| F
    E -->|sí| G --> H
    H -->|no| I
    H -->|sí| J --> K

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

Desde dónde se manda un WhatsApp

No hay un menú «mandar WhatsApp»: se manda desde donde estás, y siempre se abre la misma ventana, la de «Enviar mensaje de WhatsApp». Estos son los caminos:

Plantilla o texto libre

Dentro de la ventana de envío hay un selector «Modo de envío» con dos opciones:

En los dos modos el campo «Teléfono» se puede corregir antes de mandar, y en los dos el botón que dispara el envío es «Enviar mensaje». Cuando la plantilla lleva el documento adjunto, el PDF se genera en ese momento: el envío tarda lo que tarde el PDF.

Lo que llega de vuelta

Cuando el cliente responde, el mensaje entra solo y se guarda en su conversación de WhatsApp; desde la mensajería interna, pestaña «WhatsApp», se ven todas las conversaciones abiertas. Entra el texto, las fotos, los videos, los audios y notas de voz, los documentos, los stickers, las ubicaciones, las reacciones y las respuestas que citan un mensaje anterior. Los adjuntos quedan guardados en el sistema, no solo en el celular.

De cada mensaje que sale vuelven los acuses de WhatsApp: enviado, entregado y leído, y también el rechazo. Si WhatsApp rechaza un envío, el mensaje pasa a error con el motivo «WhatsApp rechazó el envío (el destinatario no recibió el mensaje).»

Cómo se conecta

Toda la conexión vive en una cuenta de WhatsApp, en WhatsApp → Configuración, en la lista de cuentas. El campo que manda es «Proveedor»: al ponerlo en «Gateway local (WAHA)» aparece el bloque de campos propios de esta vía.

Debajo están los botones de la vinculación, en el orden en que se usan:

El QR se escanea desde el celular en WhatsApp → Dispositivos vinculados. Cuando el estado queda en WORKING, el número está listo y los envíos salen.

flowchart TD
    A["El número queda desvinculado
(alguien cerró la sesión en el celular,
o el gateway se reinició)"]:::avi
    B["El sistema recibe el cambio de estado
y deja de enviar"]:::sis
    C["Avisa por el historial de la cuenta:
«⚠️ La sesión de WhatsApp … cambió
a …: los envíos quedan detenidos
hasta re-vincular el número.»"]:::avi
    D["Los mensajes que se manden mientras tanto
NO salen: quedan en error"]:::no
    E["Alguien entra a la cuenta y pulsa
«Refrescar estado / QR»"]:::caj
    F{"¿Quién tiene el celular?"}:::sis
    G["Está a mano: se escanea el QR
de la propia pantalla"]:::caj
    H["No está a mano: «Generar enlace
público del QR» y se le pasa
el enlace a quien lo tiene"]:::caj
    I["Se escanea desde WhatsApp →
Dispositivos vinculados"]:::caj
    J["La sesión vuelve a WORKING.
Aviso «✅ Sesión de WhatsApp … operativa.»
y lo pendiente se reencola solo"]:::ok

    A --> B --> C
    B --> D
    C --> E --> F
    F -->|cerca| G --> I
    F -->|lejos| H --> I
    I --> J

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

Las plantillas

Las plantillas se crean como siempre, en WhatsApp → Plantillas. La diferencia por esta vía es que la aprobación es interna: el botón «Enviar para aprobación» las deja aprobadas y listas al instante, sin esperar a nadie. El botón «Sincronizar plantilla» no tiene nada que hacer aquí y lo dice: «Las plantillas de una cuenta gateway son locales: no hay nada que sincronizar.»

El mensaje sale como texto: la cabecera en negrita, el pie en cursiva, y los botones de enlace o de teléfono como líneas de enlace al final. Si la cabecera de la plantilla es una imagen o un documento, el archivo va adjunto y el resto del texto va como pie de foto.

Los ajustes finos

Hay cuatro ajustes que viven en Ajustes → Técnico → Parámetros del sistema y que conviene conocer, porque son la explicación de casi todo lo raro:

Cuando algo falla: dónde mirarlo

El sistema está hecho para no dejar dudas: prefiere cortar el envío con un motivo entendible antes que marcar «Enviado» un mensaje que nunca llegó. Estos son los avisos que vas a ver, y qué significa cada uno:

El tablero de los mensajes

Todo lo que sale queda listado en WhatsApp → Mensajes, con su estado y, cuando falló, el motivo. Ahí está el botón «Volver a intentar», que aparece en los mensajes en error y en los cancelados. No reenvía a ciegas: antes de reencolar comprueba el número, y si el destino no tiene WhatsApp lo deja marcado con el motivo y avisa en pantalla con «No se reenvió a …: no está(n) registrado(s) en WhatsApp. Verifica que sea un celular con WhatsApp activo, o corrige el número.» Así no se acumulan reintentos que van a fallar igual.

Quién puede mandar WhatsApp

Los permisos se reparten como todo lo demás del sistema, en la ficha del usuario: ver sección 12.

Lo que el sistema no hace

18 · Caso: el cierre de caja no cuadra

Terminó el turno, se contó el efectivo y no coincide con lo que el sistema dice que debería haber. Qué pasa entonces y quién lo desatasca.

El descuadre no siempre es un robo ni un error grave: casi siempre es un vuelto mal dado, un cobro registrado con el método equivocado o un billete que se quedó en otro cajón. Pero el sistema no puede saber cuál de esas cosas fue, así que hace lo único sensato: no deja que la diferencia se cierre en silencio. O la autoriza un supervisor, o la sesión se queda esperando.

Antes de nada, conviene tener claro el orden de los tres botones, porque los pulsan personas distintas:

Quién interviene

flowchart LR
    CAJ(["Cajero"]):::act
    SUP(["Supervisor de caja"]):::act
    CON(["Contabilidad"]):::act
    UC["Cerrar la caja cuando
el efectivo no cuadra"]:::uc
    CAJ --> UC
    SUP --> UC
    UC --> CON
    UC -.->|se apoya en| S1["Cobrar en caja"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S2["Los asientos: qué cuenta
y qué diario usa cada operación"]:::ref
    classDef act fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef uc  fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111
    classDef ref fill:#fff,stroke:#9CA3AF,color:#374151

Paso a paso

flowchart TD
    A["«Registrar Efectivo»:
el conteo del turno"]:::caj
    B["«Cerrar Sesión»"]:::caj
    C{"¿Queda dinero cobrado
sin facturar?"}:::sis
    C2["BLOQUEO: «No puede cerrar la sesión:
tiene dinero cobrado sin facturar en X.
Facture esas órdenes o revierta
el cobro antes de cerrar.»"]:::no
    D{"¿La diferencia pasa del tope
de «Diferencia autorizada»?"}:::sis
    D2["Al CAJERO se le frena:
«Llama a un supervisor: el cierre
lo tiene que autorizar él»"]:::avi
    E["El SUPERVISOR pulsa
«Validar Cierre»"]:::caj
    F["Asistente «Diferencia de Efectivo»:
«Explique la razón de la diferencia…»
y «Confirmar y Cerrar»"]:::caj
    G["Asistente «Validar Cierre de Sesión»
y «Validar y Cerrar»"]:::caj
    H{"¿Está registrado el
depósito del efectivo?"}:::sis
    H2["BLOQUEO: regístralo en la pestaña
Depósitos y vuelve a validar. La sesión
espera en Control de Cierre los días
que haga falta"]:::no
    I["Asiento de la diferencia,
con la FECHA DEL CIERRE"]:::sis
    J["Sesión cerrada"]:::ok

    A --> B --> C
    C -->|sí| C2
    C -->|no| D
    D -->|sí, y lo intenta el cajero| D2
    D2 --> E
    D -->|sí, y lo valida el supervisor| F
    D -->|no| G
    F --> H
    G --> H
    E --> F
    H -->|no| H2
    H -->|sí| I --> J

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

Los cuatro mensajes que te van a frenar

Estos son los avisos tal como aparecen en pantalla. Ninguno es un fallo: cada uno señala algo que falta hacer antes de cerrar.

A dónde va el dinero que sobra o que falta

La diferencia no desaparece: se contabiliza. El asiento sale automático al validar el cierre.

Dos detalles que evitan discusiones después:

• El asiento lleva la fecha del cierre, no la del día en que el supervisor lo valida. Si la caja se cerró el viernes y se autoriza el lunes, la diferencia queda en el viernes, que es donde ocurrió.
• Si al revisar la diferencia acaba siendo cero, el asiento se retira solo. No hay que ir a borrarlo a mano.

El tope, y dónde se define

El máximo de diferencia que un cajero puede cerrar por su cuenta se llama «Diferencia autorizada» y se define en el punto de cobro, no en el diario ni en el usuario. Cada punto de cobro tiene el suyo, así que un mismo cajero puede tener más margen en uno que en otro.

La regla es simple: por debajo del tope, el cierre sigue su curso; por encima, hace falta un supervisor. Y si el tope está en cero, cualquier descuadre —hasta de un centavo— necesita supervisor. Poner cero es una decisión válida y estricta; conviene saber que implica llamar a alguien cada vez.

Lo que el sistema NO hace

• No cuadra la caja por ti. No inventa un ajuste ni redondea: o se explica la diferencia, o la sesión no cierra.
• No deja que el cajero se autorice a sí mismo un descuadre por encima del tope.
• No cierra la sesión con cobros sin facturar, por pequeños que sean.
• No te obliga a inventarte el depósito. Prefiere que la sesión se quede días en Control de Cierre a que se cierre con un dato falso.

19 · Caso: cobraste y la factura quedó fuera del arqueo

La factura se emitió sin pasar por el asistente de la Caja de Cobros. Todo parece correcto hasta que se cierra la caja y ese dinero no aparece por ningún lado.

Es el descuadre más incómodo de todos, porque nada falló a la vista: el cliente tiene su factura, el SRI la recibió, el documento está publicado y nadie recibió ningún aviso. El problema aparece horas después, al cerrar el turno: el dinero cobrado no está en el arqueo, o está con una forma de pago que no es la que se recibió.

Ocurre siempre por el mismo motivo: se facturó por un camino que no es «Facturar» ni «Cobro en Efectivo» —desde el documento de venta, desde una acción en lote, o porque la venta era a plazo y «Facturar» emitió el documento sin abrir nada—. Los cuatro caminos válidos y en qué se diferencian están en la sección 1.

Quién interviene

flowchart LR
    VEN(["Vendedor"]):::act
    CAJ(["Cajero"]):::act
    CON(["Contabilidad"]):::act
    UC["La factura salió sin pasar
por la caja"]:::uc
    VEN --> UC
    CAJ --> UC
    UC --> CON
    UC -.->|se apoya en| S1["Cobrar en caja"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S2["Los cuatro caminos
de una venta"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S3["El cierre de caja
no cuadra"]:::ref
    classDef act fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef uc  fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111
    classDef ref fill:#fff,stroke:#9CA3AF,color:#374151

Qué ocurre por dentro, paso a paso

flowchart TD
    A["Se emite la factura sin pasar por el
asistente de la Caja de Cobros"]:::caj
    B{"¿Se abrió el asistente
de cobro?"}:::sis
    B2["No: ese asistente lo abre
únicamente el botón «Facturar»"]:::avi
    C["La factura nace SIN sesión
de caja asociada"]:::sis
    D["No hay error, no hay aviso:
los controles de sesión viven
solo en el camino del asistente"]:::avi
    E["El desglose al SRI se arma con la forma
de pago por defecto del documento,
no con lo que se cobró"]:::avi
    F["Al cerrar la caja, ese dinero
no está en el arqueo"]:::no
    G["Se registra el cobro contra esa factura
y la diferencia se anota en el cierre"]:::caj
    H["Cierre cuadrado y explicado"]:::ok

    A --> B
    B -->|no| B2 --> C
    C --> D
    C --> E
    D --> F
    F --> G --> H

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

Las tres consecuencias

Facturar por fuera de la caja no rompe la factura: rompe el rastro del dinero. Son tres efectos, y ninguno se anuncia en pantalla.

Cómo se evita

La regla es corta y no tiene excepciones: se factura siempre desde la orden de venta, con «Facturar» o con «Cobro en Efectivo», y con la sesión de punto de cobro abierta. Ese es el único camino en el que el cobro y la factura nacen juntos y atados a una caja (sección 2).

Y si la venta no se puede cobrar hoy, el camino no es facturar por fuera: es «Confirmar sin Pago», que deja constancia de la decisión, pide autorización y retiene la salida de la mercadería hasta que la factura esté pagada.

Cómo se detecta

Al cerrar la caja, cuadrando lo facturado del día contra lo cobrado en la sesión. Si hay facturas emitidas que no tienen cobro dentro de la sesión, esas son las que salieron por fuera. No hay ninguna alerta que lo anticipe: la comparación del cierre es lo que lo saca a la luz.

Qué se hace si ya pasó

La factura ya está emitida y autorizada, así que no se puede rehacer como si nada: anularla obliga a una nota de crédito y a volver a facturar, con todo lo que eso arrastra (sección 20). Lo que corresponde es más simple:

1. Registrar el cobro contra esa factura, con la forma de pago real, para que la deuda del cliente quede saldada en su cartera (sección 5).
2. Dejar anotada la diferencia en el cierre de la sesión, explicando que ese cobro entró por fuera del asistente. El cierre admite explicar un descuadre; lo que no admite es cerrarlo en silencio: sección 18.

Lo que queda mal declarado al SRI en esa factura ya no se corrige registrando el cobro después: el desglose se fijó al emitirla.

Lo que el sistema NO hace

• No impide facturar por fuera de la caja. No hay ningún bloqueo que lo detenga: los controles de sesión están en el asistente, y por fuera del asistente no corren.
• No avisa después. Ni al emitir la factura, ni al cerrar la sesión, ni en la factura misma queda una marca que diga «esta salió sin caja».
• No ata la factura a una sesión de caja más tarde. Registrar el cobro después salda la deuda del cliente, pero ese dinero ya no entra al arqueo de esa sesión.
• No corrige el desglose declarado al SRI. Se armó en el momento de emitir el documento y ahí se quedó.

20 · Caso: te equivocaste en una factura que ya salió

El documento ya está emitido y autorizado, y alguien se da cuenta de que el valor, el detalle o el cliente están mal. La única salida es la nota de crédito.

Pasa todos los días: se facturó de más, se cargó una línea que no correspondía, o el documento salió a nombre de quien no era. La reacción natural es querer volver la factura a borrador y arreglarla. Eso no se puede. Una factura que el SRI ya autorizó no se devuelve a borrador ni se modifica: el sistema lo impide, y hace bien, porque ese documento ya existe fuera de la empresa. Lo que sí se puede es emitir un documento nuevo que la anule total o parcialmente — la nota de crédito, tipo de documento 04 — y, si hace falta, rehacer la factura correcta.

Quién interviene

flowchart LR
    FAC(["Quien emitió la factura"]):::act
    CON(["Contabilidad"]):::act
    CLI(["Cliente"]):::act
    SRI(["SRI"]):::act
    UC["Corregir con nota de crédito
una factura ya autorizada"]:::uc
    FAC --> UC
    CON --> UC
    UC --> CLI
    UC --> SRI
    UC -.->|se apoya en| S1["Cobrar en caja"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S2["Los asientos: qué cuenta
y qué diario usa cada operación"]:::ref
    classDef act fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef uc  fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111
    classDef ref fill:#fff,stroke:#9CA3AF,color:#374151

Para hacerlo necesitas el grupo de Facturación. Quien solo cobra en caja no ve el botón: la nota de crédito es un documento fiscal, no un ajuste de caja.

Paso a paso

flowchart TD
    A["Detectas el error en una
factura ya emitida"]:::caj
    B{"¿La factura está
en «Publicado»?"}:::sis
    B2["Sin «Publicado» no hay botón.
Una factura en borrador se corrige
y punto: no necesita nota de crédito"]:::avi
    C["Botón «Nota de crédito»
en la factura"]:::caj
    D["Asistente: «Motivo»,
«Diario» y «Fecha de reversión»"]:::caj
    E{"¿Hay que rehacer
la factura corregida?"}:::sis
    F["Botón «Revertir»:
anula y ya está"]:::caj
    G["Botón «Revertir y crear factura»:
anula y deja preparada la nueva"]:::caj
    H["Nota de crédito tipo 04,
enlazada a la factura original"]:::sis
    I["Se envía al SRI como
documento electrónico"]:::sis
    J["Factura nueva en borrador:
la corriges y la emites"]:::neu
    K["Cliente y SRI con
los documentos correctos"]:::ok

    A --> B
    B -->|no| B2
    B -->|sí| C --> D --> E
    E -->|no| F --> H
    E -->|sí| G --> H
    H --> I
    G -.-> J
    I --> K
    J --> K

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

Los dos botones del asistente, y cuál te toca

El botón «Nota de crédito» de la factura abre un asistente con dos salidas. No son dos formas de hacer lo mismo: eligen si después hay factura nueva o no.

La factura nueva nace en borrador: el sistema no la emite por ti. Ahí es donde corriges lo que estaba mal —el valor, la línea, el cliente— y recién entonces la publicas y se va al SRI.

Los tres campos que te pide

Y si la factura mala es del sistema anterior

Cuando hay que dar una nota de crédito contra una factura que no está en el sistema —porque se emitió en el ERP anterior— no hay factura que abrir ni botón que pulsar. Para eso existen tres campos donde declaras a mano el documento que estás modificando:

Esos tres datos salen del documento antiguo, no del sistema. Consíguelos antes de empezar: sin ellos la nota de crédito no tiene contra qué apuntar.

Lo que el sistema NO hace

• No devuelve una factura autorizada a borrador. No existe atajo, ni con permisos de administrador. La nota de crédito es la única corrección.
• No emite sola la factura corregida. «Revertir y crear factura» te la deja en borrador; publicarla es decisión tuya.
• No rellena el motivo por ti con nada útil. Si lo dejas en blanco, pone el nombre del asiento.
• No avisa dos veces. Una vez emitida, la nota de crédito es un documento electrónico más: para corregirla a ella harían falta más vueltas todavía. Revisa el importe y el motivo antes de confirmar.