Manual de operación — Arriendos de inmuebles

Antes de empezar: cómo leer esta guía

Los colores de los diagramas no son decoración: cada uno dice quién da el paso.

1 · Lo que se arrienda: inmuebles y unidades

Antes de que exista un contrato tiene que existir el espacio que se arrienda. El sistema lo organiza en dos niveles: el inmueble (el edificio o condominio) y la unidad (el departamento, oficina, local o bodega concreto dentro de ese inmueble). Se configura una sola vez, no todos los días.

Ruta: Arriendos → Inmuebles y Unidades, con dos listas separadas: Inmuebles y Unidades. Es la sección que menos se toca del sistema — se visita al dar de alta un edificio nuevo o una unidad nueva, y de ahí en adelante todo el trabajo diario pasa por los contratos y las mensualidades, no por aquí.

El inmueble

Es el condominio o edificio: «Pampas Coloradas», «Altos del Mega». Lleva un nombre, un código opcional para reportes y la compañía a la que pertenece. También trae un modo de facturación por defecto —cobro primero o factura primero— que es solo una sugerencia: cuando se crea una unidad nueva en ese inmueble, sus contratos futuros nacen con ese modo marcado, pero cada contrato lo puede cambiar. La decisión que de verdad manda es la del contrato, no la del inmueble — eso lo ves en la sección 2.

La unidad

Es lo concreto que se arrienda: un departamento, una oficina, un local comercial o una bodega, siempre colgado de un inmueble. Cada unidad lleva su número o identificativo — el sistema arma el nombre completo solo, combinando inmueble y número («Pampas Coloradas - 1»), así que no hace falta repetir el nombre del edificio al escribirlo.

Lo único que de verdad importa configurar bien en cada unidad es el interruptor «Tiene medidor propio».

El tipo de unidad —departamento, oficina, local comercial o bodega— es solo información: no cambia por sí solo el modo de facturación ni ningún cálculo. Lo que sí decide cómo se cobra esa unidad es el contrato que se firme sobre ella, no el tipo que tenga marcado aquí.

Una unidad se puede archivar sin borrar nada de su historia: los contratos y mensualidades que ya tuvo se quedan intactos, y simplemente deja de aparecer al armar un contrato nuevo —útil cuando una unidad no está disponible por un tiempo, sin perder su rastro.

2 · El contrato: canon, día de pago y modo

El contrato es el acuerdo permanente con el arrendatario: qué unidad ocupa, cuánto paga, qué día, y cómo se le cobra. De él nace, cada mes y sin que nadie tenga que acordarse, la mensualidad correspondiente — eso lo ves en la sección 3. El contrato no se cobra nunca directamente: solo describe las reglas.

Ruta: Arriendos → Contratos. La lista, por defecto, muestra los vigentes.

Los datos que definen el contrato

El día de pago acepta cualquier número del 1 al 31. Si ese contrato vence, por ejemplo, el 30 y el mes es febrero, el sistema no revienta ni corre la fecha a marzo: la mensualidad de ese mes vence en el último día real de ese mes. Es automático, no hay que corregir nada a mano.

El día de pago cambia SOLO hacia adelante

Si editas el día de pago de un contrato, esa corrección aplica a las mensualidades que se generen de ahí en adelante. Las que ya nacieron con la fecha anterior se quedan con SU fecha de vencimiento congelada — cambiar el contrato hoy no reescribe lo que ya se generó el mes pasado.

Cobro primero, factura primero

Es la decisión más importante del contrato, y se toma por contrato, no por inmueble ni por tipo de unidad. Un condominio puede tener departamentos en los dos modos a la vez.

El detalle completo de qué pasa por detrás en cada modo, con el paso a paso de facturar o no, está en la sección 5.

Los tres estados del contrato

3 · La mensualidad: cómo nace y sus estados

La mensualidad es lo que de verdad se cobra: una por cada contrato y cada mes. Nadie la escribe a mano — nace sola, todos los días, calculada a partir del contrato. Aquí va de dónde sale, qué lleva dentro y qué cuatro estados puede tener.

Nace sola, todos los días

Un proceso automático («Arriendos: generar mensualidades del día») corre una vez al día, no una vez al mes, y revisa todos los contratos vigentes. A cada uno le genera la mensualidad del mes en curso si todavía no la tiene. Que corra a diario y no solo el día 1 tiene un motivo concreto: un contrato que se confirma a mitad de mes no se queda esperando al primero del mes que viene para tener su primera mensualidad.

Correrlo todos los días no duplica nada: cada mensualidad es única por contrato y período, así que si ya existe la del mes, el proceso simplemente no vuelve a crearla.

flowchart TD
    A["Proceso automático diario
(hora de la finca)"]:::sis
    B{"¿Contrato vigente ya tiene
mensualidad de este mes?"}:::sis
    C["No crea nada:
ya existe"]:::neu
    D["Crea la mensualidad:
canon + recargo de medidor
si la unidad lo tiene"]:::sis
    E["Arma la orden de cobro
y la CONFIRMA"]:::sis
    F{"¿Modo del contrato?"}:::sis
    G["Factura primero:
se factura AHORA MISMO"]:::caj
    H["Cobro primero:
queda «Pendiente»,
lista para ventanilla"]:::ok

    A --> B
    B -->|sí| C
    B -->|no| D --> E --> F
    F -->|factura primero| G
    F -->|cobro primero| H

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

El período es siempre el mes calendario completo — del 1 al último día del mes — y lo único que varía entre inquilinos es en qué día de ese mes vence su pago, según el día de pago de su contrato.

Lo que lleva dentro

Cada mensualidad trae, como mínimo, una línea con el canon del contrato. Si la unidad tiene medidor propio —lo normal, ver la sección 1— trae además una segunda línea con el recargo del medidor, con el valor que esté configurado en Ajustes ese día. Los dos importes quedan congelados al nacer la mensualidad: si después cambias el canon del contrato o el recargo en Ajustes, eso no reescribe lo que ya se generó — solo afecta a lo que se genere de ahí en adelante.

Los cuatro estados

Ruta para verlas todas: Arriendos → Mensualidades, filtrado por defecto a «Pendientes», agrupable por arrendatario, por contrato o por estado.

Lo que NO hace el sistema: la deuda se acumula, sin interés ni recargo por mora

4 · Cobrar la mensualidad en ventanilla

El inquilino llega a pagar. A diferencia de una venta de mostrador cualquiera, aquí no hay que armar nada: la mensualidad ya trae su propia orden de cobro, lista, desde el día en que nació. Lo único que falta es apretar un botón.

Cada mensualidad ya tiene su orden, confirmada de antemano

Cuando el proceso diario genera una mensualidad (§ sección 3), arma su orden de cobro y la deja ya confirmada ese mismo día — antes de que exista ningún pago. No es un descuido: si esa orden se quedara «en borrador» y alguien cobrara dinero sobre ella, la sesión de caja no se podría cerrar al final del día. Como el inquilino que no pide factura nunca genera un comprobante, su orden confirmada es lo único que respalda el cobro, así que tiene que estar lista desde el primer momento.

En la práctica, esto significa que cuando el inquilino llega a pagar, la cajera no abre una orden nueva ni busca qué cobrarle: ya existe una orden por cada mes que debe, esperando. Si debe dos meses, hay dos órdenes distintas — cobrar una no toca la otra. El caso completo está en el caso 12.

Dónde se encuentra la orden que toca cobrar

El camino más directo es Arriendos → Mensualidades, filtrado a «Pendientes» y agrupado por arrendatario: se busca al inquilino, se abre la mensualidad del mes que va a pagar y, desde ahí, se entra a su «Orden de cobro». También se puede llegar desde el propio contrato — el botón con la Deuda arriba de la ficha del contrato abre la lista de sus mensualidades pendientes.

El botón «Cobrar»: un clic en vez de tres pantallas

Dentro de la orden aparece un botón «Cobrar» propio de arriendos, que no existe en una venta cualquiera. Hace de un solo clic lo que en una orden normal serían varios pasos —aprobar, confirmar, abrir el cobro—, y como la orden de una mensualidad ya nace confirmada, en el camino de todos los días el clic entra derecho a la pantalla de cobro.

flowchart TD
    A["Inquilino llega a pagar"]:::caj
    B["Se busca su mensualidad
pendiente y se abre su orden"]:::caj
    C["Botón «Cobrar»"]:::caj
    D{"¿La orden ya estaba
confirmada? (lo normal)"}:::sis
    E["Aprobar y confirmar,
por dentro, sin pantallas extra"]:::sis
    F["Se abre el cuadro de cobro"]:::ok
    G["¿Pide factura este
inquilino/contrato?"]:::caj
    H["«Guardar»:
NO se factura"]:::caj
    I["«Guardar y Crear Factura»"]:::caj
    J["Mensualidad → «Cobrada»"]:::ok
    K["Mensualidad → «Facturada»"]:::ok

    A --> B --> C --> D
    D -->|sí| F
    D -->|no| E --> F
    F --> G
    G -->|no| H --> J
    G -->|sí| I --> K

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff

El cuadro de cobro que se abre es el mismo de siempre —efectivo, transferencia, anticipos, notas de crédito, retenciones—, con las mismas pestañas y los mismos botones de denominación que ya conoces de cualquier otro cobro. El detalle completo de esa pantalla está en la sección «Cobrar en caja» ↗ Manual General; aquí lo único distinto es de dónde sale la orden.

La sesión de caja

Todo lo que se cobre aquí queda atado a la sesión de caja abierta de quien cobra, igual que cualquier otro cobro del sistema: si no tienes sesión abierta, el sistema te lleva primero a abrirla. Ruta: Caja → Mi caja y Caja → Sesiones de cobro. El detalle de sesiones, cajeros autorizados y el cierre del día está en la sección «Cobrar en caja» ↗ Manual General.

Lo que el sistema NO hace

• No cobra interés ni recargo por los meses atrasados. Cada orden pide exactamente el canon (y el recargo de medidor) de su mes, nada más.
• No junta varios meses en una sola orden por sí solo. Cada mensualidad tiene su propia orden; si el inquilino paga varios meses el mismo día, se cobra orden por orden.
• No decide sola si factura o no. El campo «Pide factura» del contrato es solo una señal para quien cobra: la decisión real es tuya, al elegir «Guardar» o «Guardar y Crear Factura» en el cuadro de cobro.

5 · Cuándo se factura y cuándo es nota de venta interna

No todos los inquilinos reciben una factura electrónica cada mes — y eso no es un error ni algo pendiente de corregir: es la decisión de negocio para esta finca. Aquí va cuándo sale una factura de verdad y cuándo lo que queda es un comprobante interno.

Los tres caminos

Qué es la «nota de venta interna»

Cuando un inquilino paga y no pide factura, no se queda sin ningún papel: la orden de cobro confirmada —la misma que se armó al nacer la mensualidad y se cobró en ventanilla— es su comprobante. Es un documento propio del sistema, imprimible y con su número, pero no es un documento electrónico: no lleva clave de acceso, no se firma con el certificado y nunca viaja al SRI. La diferencia entre un asiento interno y un documento electrónico está explicada a fondo en la sección «El SRI y los documentos electrónicos» ↗ Manual General; una factura de verdad es siempre lo segundo, y una orden confirmada sin facturar se queda en lo primero.

El campo «Pide factura» es un recordatorio, no un candado

En el contrato, el interruptor «Pide factura» (visible solo en modo «Cobro primero») no obliga al sistema por sí solo a facturar nada. Es la señal para quien cobra —«a este inquilino, factúralo»—, pero la decisión real la toma la persona en el cuadro de cobro, al elegir entre «Guardar» (sin factura) y «Guardar y Crear Factura». Márcalo o desmárcalo según lo que ese inquilino de verdad pida, y avísale a quien cobra si cambia.

Si un inquilino que nunca pedía factura, la pide a mitad de camino

Se le cambia el interruptor «Pide factura» en su contrato. Eso NO reescribe lo que ya se cobró sin factura en meses anteriores —esas mensualidades se quedan «Cobradas», sin comprobante electrónico, tal como quedaron—; solo cambia la señal para los meses que se cobren de ahí en adelante. El caso completo está en el caso 13.

Lo que el sistema NO hace

• No convierte sola una nota de venta interna en factura después. Si el inquilino pide el comprobante más tarde, se factura desde ese momento en adelante; lo ya cobrado sin factura se queda así.
• No trata el modo «factura primero» como algo especial de caja. Sencillamente esa mensualidad nace ya facturada, y lo que llega a ventanilla es un cobro sobre una factura existente, como cualquier otra venta a crédito.

6 · El estado de cuenta y la cartera del inquilino

Cuando un inquilino pregunta cuánto debe, o cuando el asistente contable revisa la cartera general, la deuda de arriendos aparece aparte de la deuda por facturas — porque son dos cosas distintas. Aquí va dónde se ve cada una.

Por qué va en columna aparte

La cartera general del sistema (§ sección «La cartera del cliente» ↗ Manual General) mide lo que un cliente debe por FACTURAS. En arriendos, buena parte de la deuda real nunca pasa por una factura —el inquilino en modo «cobro primero» que no la pide, ver la sección 5—, así que un informe que solo mirara facturas mostraría a ese inquilino al día aunque debiera tres meses. Por eso la ficha del contacto trae una columna propia, «Deuda arriendos», calculada directamente de las mensualidades pendientes, y no se mezcla con la columna de facturas.

Dónde se ve

En la ficha del inquilino (contacto), cuando tiene al menos un contrato de arriendo, aparecen dos cosas nuevas:

• Un bloque con el total en mensualidades, los meses debidos y desde cuándo debe («Debe desde»).
• Una pestaña «Mensualidades de Arriendo», con el detalle mes a mes: período, contrato, vencimiento, total y estado — la misma lista que el botón «Deuda» del contrato, pero vista desde el inquilino en vez de desde el contrato.

En el listado general de cartera de clientes, las mismas dos columnas —«Deuda arriendos» y «Meses (arriendo)»— aparecen junto a la deuda por facturas de siempre, y hay un filtro «Con deuda de arriendo» para ver solo a quien debe algo de esto.

El botón «Imprimir» saca el reporte correcto

En un inquilino con contratos de arriendo, el botón «Imprimir» de su ficha ya no apunta al estado de cuenta genérico —que solo lee facturas y saldría en cero para quien nunca facturó—: apunta a un reporte propio, «Estado de Cuenta (Arriendo)», que lee directamente las mensualidades. Muestra, mes por mes, la unidad, el vencimiento, el total y el estado (Pendiente / Cobrada / Facturada / Anulada), y cierra con dos totales: lo adeudado y lo ya pagado o facturado. Igual que en toda la cartera de arriendos, sin ninguna columna de interés ni recargo por mora — el total adeudado es la suma exacta de lo pendiente, nada más.

Cuándo un inquilino sale de la cartera

En cuanto todas sus mensualidades quedan «Cobradas», «Facturadas» o «Anuladas» —ninguna «Pendiente»— el inquilino deja de contar como deudor de arriendos: su «Deuda arriendos» baja a cero y sale del filtro «Con deuda de arriendo». No hace falta ningún paso extra para «cerrarlo»: basta con que no le quede ninguna mensualidad pendiente.

7 · Los avisos: mensualidad por vencer y quién no ha pagado la luz

El sistema avisa por dos cosas distintas y por caminos distintos: recuerda al inquilino que se le acerca el pago, y le recuerda al asistente contable a quién le falta revisar la luz. Ninguno de los dos es una gestión de cobranza — son recordatorios, no acciones de fuerza.

El aviso de mensualidad por vencer

Un proceso automático diario revisa, mensualidad por mensualidad, si su fecha de vencimiento cae dentro de la ventana de aviso configurada en Ajustes («Días de aviso previo», 3 por defecto). Como cada contrato tiene su propio día de pago, este aviso no dispara para todos el mismo día del mes: cada mensualidad se compara contra su propia fecha.

El mensaje llega al arrendatario de ese contrato. De fábrica no va a nadie más; si en Ajustes → Notificaciones se configura una suscripción a este aviso, también lo reciben quienes estén suscritos. Queda anotado en la conversación de la mensualidad. Es idempotente: en cuanto se avisa una mensualidad, queda marcada y no se le vuelve a avisar por el mismo vencimiento.

«Quién no ha pagado la luz»

Cada mensualidad lleva una casilla, «Luz pagada», que indica si ese inquilino ya pagó su planilla de energía eléctrica del mes. Es información que alguien revisa y marca a mano — el sistema no la conoce por sí solo.

Ruta: Arriendos → Quién no ha pagado la luz. Es la pantalla que abre el asistente contable a inicio de mes: muestra solo las mensualidades con la luz sin marcar, agrupadas por inmueble y filtradas al mes en curso por defecto —un filtro que se puede quitar para ver meses anteriores—. Se marca con un solo clic en la propia fila, sin necesidad de abrir cada mensualidad.

Para mandarlo, se seleccionan las filas de la lista y se pulsa el botón «Enviar recordatorio» de la cabecera: sale un aviso por cada inquilino marcado, con el mismo criterio de canal que el aviso de vencimiento —por su preferencia de Odoo, y también por WhatsApp o correo si alguien se suscribe en Ajustes → Notificaciones—. A cada mensualidad solo se le manda un recordatorio por día: si ya se le avisó hoy, volver a seleccionarla y pulsar el botón otra vez no duplica el envío; un recordatorio de otro día sí sale, porque la deuda de luz puede seguir sin pagarse semana tras semana.

Lo que el sistema NO hace

• No corta ni suspende ningún servicio por falta de pago de la luz ni del canon —a diferencia de otros giros del negocio, aquí no existe una orden de corte.
• No manda el recordatorio de la luz solo. A diferencia del aviso de vencimiento, que sí es automático, el aviso de «te falta pagar la luz» lo decide y lo envía una persona, después de revisar esta pantalla.
• No calcula ni cobra el consumo eléctrico. El monto de la luz no existe en ningún lugar del sistema; solo existe el sí/no de si ya se pagó.

8 · Terminar un contrato

Cuando un inquilino se va, el contrato no se borra: se termina. Es un paso simple, con una sola consecuencia real, y conviene tenerla clara antes de pulsar el botón.

Ruta: dentro del propio contrato (Arriendos → Contratos, abrir el contrato vigente), botón «Terminar contrato» en la cabecera. El sistema pide confirmación antes de aplicarlo.

Qué pasa por detrás

El contrato pasa a estado «Terminado». Desde ese momento, el proceso diario que genera mensualidades ya no le crea ninguna nueva a ese contrato — es la única consecuencia automática.

Esa deuda pendiente de un contrato terminado sigue viéndose donde siempre: en el botón «Deuda» del propio contrato, en la cartera del inquilino (§ sección 6) y en su estado de cuenta. Se cobra exactamente igual que la de un contrato vigente — el estado del contrato no cambia cómo se cobra una mensualidad ya generada, solo si se generan nuevas.

Antes de terminar el contrato

Conviene revisar la pestaña de mensualidades del contrato y, si hay algo pendiente, decidir si se va a cobrar antes de que el inquilino se vaya o si va a quedar como una cuenta por cobrar pendiente. El sistema no obliga a saldar nada para poder terminar el contrato — lo permite con deuda abierta, a propósito, porque a veces el cobro se resuelve después de que el inquilino ya entregó la unidad.

Un contrato terminado no se reactiva

No hay un botón para volver un contrato «Terminado» a «Vigente». Si el mismo inquilino vuelve a arrendar la misma unidad, o si entra uno nuevo, se crea un contrato aparte — cada contrato es un acuerdo distinto, aunque sea sobre la misma unidad, y así queda cada uno con su propia historia de mensualidades sin mezclarse con la del anterior.

9 · Ajustes del módulo

Un puñado de parámetros que se configuran una sola vez —y se revisan cuando cambia una tarifa o una política del negocio— y de los que depende todo lo demás: sin ellos, el proceso diario ni siquiera puede generar una mensualidad.

Ruta: Arriendos → Configuración, sección «Arriendos». Solo la ve quien tiene el permiso de responsable — ver la sección «Quién puede qué» ↗ Manual General.

Cambiar un valor no reescribe lo ya generado

Tanto el recargo del medidor como el producto del canon se leen en el momento en que nace cada mensualidad y quedan congelados ahí. Subir el recargo hoy no cambia el monto de las mensualidades ya generadas en meses anteriores — solo afecta a las que se generen de ahí en adelante.

Quién puede entrar aquí

El sistema separa dos niveles de acceso en arriendos:

El detalle general de permisos por rol, común a todo el sistema, está en la sección «Quién puede qué» ↗ Manual General.

10 · El contrato firmado y la foto del medidor, en Documentos

Dos fotos que antes se guardaban sueltas —en el celular de quien las tomó, en una carpeta compartida— ahora tienen un lugar fijo en el sistema, cada una colgada de lo que le corresponde: el contrato firmado es del ACUERDO con ese inquilino, la foto del medidor es de la UNIDAD.

El contrato firmado: se guarda del contrato, no de la unidad

En la ficha del contrato (sección 2) aparece, junto al botón «Deuda», un botón «Documentos» con un contador, y dentro del formulario un campo «Contrato firmado» donde se sube el PDF o el escaneo del papel ya firmado. Desde el celular, tocar ese campo abre directo la cámara.

Cuelga del contrato, no de la unidad: cuando ese acuerdo termina y llega un inquilino nuevo a la misma unidad, el papel del contrato viejo se queda en su propio expediente, sin mezclarse con el del nuevo — son dos acuerdos distintos, aunque sea la misma unidad la que los enlaza.

La foto del medidor: se guarda de la unidad, no del contrato

En la ficha de la unidad (sección 1) aparece el mismo botón «Documentos» con contador, y un campo «Foto del medidor» para la foto del medidor municipal de esa unidad.

Al revés que el contrato: cuelga de la unidad porque el medidor es del inmueble, no del inquilino de turno — sigue siendo el mismo medidor cuando el contrato termina y llega uno nuevo. Colgarlo del contrato lo habría hecho desaparecer del expediente cada vez que ese contrato se archiva, y habría obligado a volver a fotografiarlo con cada arrendatario nuevo, aunque nada haya cambiado en la instalación física.

Dónde caen dentro de Documentos

Cada archivo cae en su propia carpeta —una para «Contratos firmados», otra para «Medidores»— configurada en Arriendos → Configuración, apartado «Documentos» (ver también sección 9). Mientras esas carpetas no estén configuradas para la compañía, no se sube ningún documento a la app Documentos — mejor eso que un archivo huérfano sin carpeta.

flowchart TD
    A["Contrato firmado en papel"]:::caj
    B["Campo «Contrato firmado»
en la ficha del CONTRATO"]:::caj
    C["Cae en la carpeta de
Contratos firmados"]:::ok

    D["Foto del medidor municipal"]:::caj
    E["Campo «Foto del medidor»
en la ficha de la UNIDAD"]:::caj
    F["Cae en la carpeta de
Medidores"]:::ok

    A --> B --> C
    D --> E --> F

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff

Qué NO hace

• No pide el documento al inquilino. Lo sube quien administra el contrato o la unidad; el sistema no se lo reclama al inquilino por su cuenta.
• No firma nada electrónicamente. Solo guarda el PDF o el escaneo del contrato que ya se firmó en papel — la firma sigue siendo un trámite fuera del sistema.
• No lee el archivo. No saca del contrato ni de la foto del medidor ningún dato para llenar un campo — esos siguen escribiéndose a mano en la ficha, igual que siempre.

11 · Caso: el canon de 400 que se factura en 444,44

Es uno de los cánones que a primera vista parece un error de captura —$444,44, $388,89, $422,21— y no lo es. Aquí va por qué el número no es redondo y qué hace el sistema con él.

De dónde sale el número

Con algunos arrendatarios se pactó un neto: a la persona le tienen que quedar $400 libres después de impuestos. Para que eso sea cierto, lo que hay que facturar es más de $400 —en este caso, $444,44—, porque de ahí salen los descuentos de ley antes de que le llegue el neto acordado. Esa aritmética se hizo UNA VEZ, al pactar el contrato, y lo que se escribió en el campo «Canon mensual» ya es el resultado: $444,44.

Lo que hace el sistema — y lo que no hace

La cuenta del neto —que a la persona le quedan $400 después de impuestos— es un acuerdo entre el arrendador y el inquilino que vive FUERA del sistema, en la conversación que definió el canon. El sistema solo conoce el número final: $444,44 al mes, completo, cada mes.

Si algún día un inquilino sí retiene de verdad

Puede pasar que un inquilino, por su propia situación tributaria, sí tenga que retener un porcentaje del pago y entregar el comprobante de retención. Eso no se anticipa en el contrato ni en la mensualidad: se registra al momento de cobrar, en la pestaña de retenciones del propio cuadro de cobro (§ sección «Cobrar en caja» ↗ Manual General), cuando el inquilino trae su comprobante en mano. Es el mismo mecanismo que ya usa el sistema para cualquier otra venta con retención — no hay nada especial que configurar en el contrato de antemano.

Qué mirar si algo no cuadra

Si un canon aparece con decimales raros, lo primero NO es «corregirlo» a un número redondo: hay que confirmar con quien lleva la relación con ese inquilino si es justamente este caso —un neto inflado a propósito— antes de tocar el campo. Cambiarlo sin verificar cambia lo que se le cobra a esa persona todos los meses de ahí en adelante.

12 · Caso: el inquilino debe dos meses y paga uno

Es el caso de todos los días con quien se atrasa: llega, quiere pagar, pero solo trae para un mes. Aquí va qué encuentra la cajera y qué queda al final.

La situación

Un contrato en modo «cobro primero», canon de $250. El proceso diario ya le generó las mensualidades de enero y febrero, y ninguna de las dos se ha cobrado: las dos están «Pendiente». La deuda del contrato —la suma de las dos— marca $500, sin ningún recargo por los días que lleva atrasado.

Lo que hace la cajera

Va a Arriendos → Mensualidades, filtra por el arrendatario y ve las dos filas pendientes: «ENERO / 2026» y «FEBRERO / 2026», cada una con su propio total de $250 y su propia orden de cobro detrás — no hay una orden conjunta con las dos. El inquilino dice que solo va a pagar un mes: la cajera abre la mensualidad de enero (la más vieja primero, para no dejar meses sueltos sin pagar en medio) y entra a su orden.

Pulsa «Cobrar», se abre el cuadro de cobro con el total de $250, y como este inquilino no pide factura, guarda el cobro con «Guardar» —sin factura—. Con eso queda cerrada.

Lo que queda

Cobrar la orden de enero no toca en absoluto la de febrero: son dos órdenes separadas desde que nacieron, cada una con su propio candado. Si el mismo inquilino vuelve la semana siguiente a pagar febrero, es exactamente el mismo camino, sobre la otra orden.

13 · Caso: el inquilino pide factura a mitad de contrato

Un inquilino que llevaba meses pagando sin pedir comprobante, un día lo pide. No hace falta rehacer el contrato ni corregir nada de lo ya cobrado: solo cambia lo que viene de ahí en adelante.

La situación

Contrato en modo «cobro primero», con «Pide factura» sin marcar desde que se firmó. Ya cobró, sin factura, los meses de junio, julio y agosto — todos quedaron «Cobrados» con su orden confirmada como único comprobante, tal como pide el modo. En septiembre, el inquilino avisa que de ahora en adelante necesita factura para su contabilidad.

Lo que se hace

Se entra al contrato (Arriendos → Contratos) y se marca el interruptor «Pide factura». Es el único cambio que hace falta. No hay que tocar el modo de facturación —sigue siendo «cobro primero», nada más que ahora sí se factura después de cobrar— ni crear un contrato nuevo.

Qué pasa con septiembre en adelante

La mensualidad de septiembre nace igual que siempre —«cobro primero», pendiente hasta que se cobre—. La diferencia aparece en ventanilla: al cobrarla, quien atiende ve la señal «Pide factura» encendida y cierra el cobro con «Guardar y Crear Factura». Esa mensualidad queda «Facturada», con un comprobante electrónico real detrás.

Qué pasa con junio, julio y agosto

El camino contrario: deja de pedirla

Si más adelante el mismo inquilino avisa que ya no necesita factura, se desmarca el mismo interruptor y, desde ese cobro en adelante, se vuelve a cerrar con «Guardar». Tampoco aquí se toca nada de lo ya facturado mientras el interruptor estuvo encendido.

14 · Caso: la luz sin pagar

Un inquilino paga puntual su canon, pero la empresa eléctrica avisa que su planilla del mes sigue sin pagar. Aquí va qué hace el sistema con eso — y sobre todo, qué NO hace.

La situación

Es el primero de mes. El asistente contable entra a Arriendos → Quién no ha pagado la luz para revisar, y encuentra al inquilino de «Pampas Coloradas - 7» con la casilla «Luz pagada» todavía sin marcar en la mensualidad del mes en curso. El canon de ese mismo inquilino ya está cobrado y cerrado — son dos cosas completamente aparte.

Lo que hace el asistente contable

Con un clic sobre la casilla, en la propia fila de la lista, se marca cuando el inquilino confirma que ya pagó. Mientras no la marque, la fila se sigue mostrando en esta pantalla —el filtro por defecto muestra solo la luz pendiente del mes en curso, pero se puede quitar ese filtro para ver meses anteriores que se quedaron sin marcar—.

Si la luz sigue sin pagar, el paso siguiente es mandarle el recordatorio a ese inquilino en particular — una llamada, un mensaje, lo que use la finca para avisar. El sistema no lo hace solo: esta pantalla es la que le dice al asistente contable a quién le toca avisar, no quien avisa.

Qué relación tiene con el canon (ninguna)

Que la luz esté sin pagar no bloquea el cobro del canon, no lo retrasa, no le suma ningún recargo, y no cambia el estado de la mensualidad de arriendo. Son dos seguimientos independientes: uno es la deuda de arriendo que se cobra en ventanilla (§ sección 3), y el otro es apenas una casilla de sí/no que revisa el asistente contable.

Lo que el sistema NO hace

• No corta el servicio eléctrico ni ningún otro servicio por esta causa — no existe ninguna orden de corte en este giro.
• No calcula ni cobra ningún recargo sobre el canon por tener la luz sin pagar.
• No manda el recordatorio solo. A diferencia del aviso de vencimiento del canon, que sí sale automático, este lo decide y lo envía una persona después de revisar la lista.