Los recorridos reales de quien presta y vende envases y necesita saber dónde quedó cada uno en Odoo: quién hace qué, qué hace el sistema solo, y en qué momento pasa cada cosa.
Los colores de los diagramas no son decoración: cada uno dice quién da el paso.
Un envase retornable es un recipiente que puede volver: una botella de vidrio, una chancleta, un tanque. Y sale del negocio por dos caminos que no se parecen, aunque se despachen en el mismo mostrador. Distinguirlos es lo primero, porque de ahí sale todo lo demás.
| Prestado (consignación) | Vendido | |
|---|---|---|
| Quién se lo lleva | Un cliente conocido, con nombre. | Cualquiera que entra a comprar. |
| De quién es el envase | De la empresa. El cliente lo tiene, no lo compró. | Del cliente. Lo pagó. |
| Qué deja | Un saldo: cuántos tiene y desde cuándo. | Nada a su nombre. No se sabe quién es. |
| Cuando vuelve | Se le descuenta del saldo. | Se le devuelve el dinero. |
De la primera columna sale la consecuencia que más cuesta aceptar, y que conviene decir antes que ninguna otra cosa: prestarle envases a un cliente no baja el total de la empresa. Cambiaron de sitio, no de dueño. Si al cerrar el mes el inventario de envases da lo mismo que al abrirlo aunque hayan salido miles en préstamo, no hay un error: es exactamente lo que debería pasar.
Lo vendido, en cambio, sí baja el total — porque dejó de ser de la empresa—, y vuelve a subir cuando alguien lo devuelve y se le abona. Esa parte no se anota venta por venta: se cuadra al cerrar el día. Ver sección 4.
El total solo baja por dos motivos, y los dos son decisiones de alguien, no consecuencias de vender: porque un envase se dio de baja —volvió roto y no sirve— o porque se dio por perdido. Ver sección 6 y sección 7.
No todos los recipientes merecen este control. Lo que entra aquí es lo que vuelve y se reutiliza, y por tanto lo que duele perder:
| Sí se controla | No se controla |
|---|---|
| La botella de vidrio que el cliente devuelve para que se vuelva a llenar. | La botella plástica desechable, que se va con el producto y no vuelve. |
| La chancleta o jaba que transporta las botellas y regresa vacía. | El cartón, el plástico de embalaje y cualquier empaque de un solo uso. |
| El tanque, el cilindro o el botellón que se presta. | La tapa, la etiqueta y el resto de lo que se consume con el producto. |
Un envase mal clasificado no da error: simplemente deja de contarse, y el descuadre aparece meses después sin que nadie sepa de dónde viene. Esa decisión —qué productos son envases retornables— se toma una vez, al poner esto en marcha, y es la que más conviene revisar con calma. Ver sección 10.
Un envase está siempre en uno de estos cinco lugares, y el sistema sabe en cuál. No hay un sexto, y no hay ninguno que signifique «no sé dónde está»: si nadie lo movió, sigue donde se lo dejó.
flowchart LR
B["EN BODEGA
listo para salir"]:::ok
C["EN CAMINO
embarcado, sin llegar"]:::avi
D["EN CONSIGNACIÓN
en poder de un cliente"]:::sis
E["EN PROVEEDORES
en poder de un proveedor"]:::sis
F["DAÑADOS
volvió roto"]:::no
B -->|"embarque entre zonas"| C
C -->|"se recibe"| B
B -->|"se presta en el mostrador"| D
D -->|"el cliente devuelve"| B
D -->|"devuelve roto"| F
B -->|"se presta al proveedor"| E
E -->|"el proveedor devuelve"| B
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classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
classDef no fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff
Los cinco son internos. Eso es lo que hace que el total no se mueva al entregar: sumar los cinco da siempre lo que la empresa tiene, y un envase que pasa de uno a otro no cambia esa suma. Por eso la pregunta útil nunca es «cuántos envases tengo» —eso casi no cambia— sino «cuántos tengo fuera y quién los tiene», que es lo que este control contesta y un inventario corriente no.
El error que se comete siempre
Tratar el préstamo como si fuera una venta: anotar la entrega a un cliente conocido como una salida de inventario y su devolución como una entrada. Hecho así, el saldo de la empresa sube y baja con cada préstamo, el inventario de envases deja de significar nada y —lo peor— nadie puede decir cuántos envases tiene cada cliente, que es justo el dato por el que existe todo esto. Un préstamo es un traslado entre dos lugares que siguen siendo propios; una venta, no.
Un envase retornable no se gasta: da vueltas. Llega, espera, viaja a la tienda, sale al mostrador, pasa un tiempo fuera y vuelve. Esta sección cuenta esa vuelta entera, de punta a punta, para que cada una de las siguientes se entienda como un tramo de ella. Lo que decide el recorrido está en sección 1: si el envase salió prestado o salió vendido.
flowchart TD
A["Llegan envases a la empresa
(compra o reposición)"]:::caj
B["BODEGA CENTRAL
el depósito del que sale todo"]:::ok
C{"¿La tienda está
en otra zona?"}:::sis
D["EN CAMINO
días de mar, en ninguna bodega"]:::avi
E["BODEGA DE LA TIENDA
lo que el local tiene para dar"]:::ok
F["EL MOSTRADOR
sale un envase"]:::caj
G{"¿Prestado
o vendido?"}:::sis
H["EN CONSIGNACIÓN
con nombre y saldo"]:::sis
I["VENDIDO
ya es del cliente"]:::no
J["El cliente devuelve"]:::caj
K{"¿Volvió bueno?"}:::sis
L["DAÑADOS
siguen siendo de la empresa"]:::no
M["Se da de baja
(decisión de alguien)"]:::no
N["De vuelta en la bodega
de la tienda"]:::ok
A --> B
B --> C
C -->|"sí"| D
C -->|"no, misma zona"| E
D -->|"se recibe"| E
E --> F
F --> G
G -->|"prestado"| H
G -->|"vendido"| I
H --> J
I -->|"si vuelve, se le paga"| J
J --> K
K -->|"bueno"| N
K -->|"roto"| L
L --> M
N --> E
N -->|"hay que llevarlos
a llenar"| D
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classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
classDef ok fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
classDef no fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff
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El dibujo muestra un recorrido posible, pero el negocio no obliga a ese orden: cada empresa tiene sus bodegas y decide por dónde circulan sus envases. Lo que no cambia es que en el mostrador el camino se parte en dos, y de ahí para adelante las dos mitades se anotan de manera distinta.
| El que se presta | El que se vende | |
|---|---|---|
| Sigue siendo de la empresa | Sí. Cambió de sitio, no de dueño. | No. Dejó de ser suyo en el momento del cobro. |
| Baja el total de envases de la empresa | No. Está en otro lugar propio: «En consignación». | Sí. Salió del negocio. |
| Se sabe quién lo tiene | Sí, con nombre y fecha. Ver sección 5. | No. Es un cliente de paso. |
| Se anota | Operación por operación, en el momento, con el cliente. | En bloque al cerrar el día, sin cliente. Ver sección 4. |
| Cuando vuelve | Se le descuenta del saldo y el envase entra a la bodega. | Se le devuelve el dinero y el envase entra a la bodega. |
Por qué el vendido se anota al final del día
La venta del envase y la nota de crédito de su devolución se emiten en otro sistema, no aquí. Aquí no se sabe cuántos se vendieron hasta que alguien lo mira y lo dice. Por eso el vendido no llega envase por envase: llega una vez al día, como el cuadre de lo que pasó en el mostrador.
| Tramo | Dónde está el envase | Cuánto dura | Cómo se anota |
|---|---|---|---|
| Espera en bodega | En la bodega central o en la de una tienda, listo para salir | Lo que tarde en salir. Depende de la rotación del producto y de cuántos envases tenga de sobra la empresa. | No se anota nada: no pasa nada. |
| De la bodega central a la tienda, misma zona | Pasa de una bodega a otra | Nada: se mueve en el acto. | Una transferencia directa, un solo documento. |
| Entre zonas (isla y continente) | En camino, en ninguna bodega | Días, no minutos. Depende de la embarcación y del puerto, y cada empresa conoce sus tiempos habituales. Ver sección 3. | Nota de embarque, con recepción pendiente del otro lado. |
| Prestado, en poder del cliente | En consignación, a nombre de alguien | Lo que el cliente tarde en devolverlo. Depende de cada cliente y de cada producto; la empresa puede tener un plazo pactado, pero el sistema no lo impone. Ver sección 5. | Una operación de consignación, con cliente y fecha. |
| Vendido, fuera del negocio | Con el comprador. Para el sistema, en ninguna parte. | Indefinido: puede volver mañana, dentro de un año o nunca. | El ajuste del cierre del día baja lo vendido y sube lo devuelto. Ver sección 4. |
Los tres tramos largos son el mar, el cliente con préstamo y el comprador suelto. En los tres el envase está fuera de una bodega y nadie lo ve con los ojos. Lo que los distingue es cuánta memoria queda: del mar queda un documento con su pendiente, del préstamo queda un saldo con nombre, y del vendido no queda nada — solo el hueco en el inventario.
Cada tramo tiene su forma de perder envases, y conviene conocerla antes de que ocurra:
Lo que el ciclo no hace
No hay un reloj que avise solo de que un envase lleva demasiado tiempo fuera. El sistema muestra dónde está cada envase y cuántos días lleva en camino un embarque; el tiempo que lleva un cliente con sus envases prestados se ve en su saldo, pero quién llama y cuándo lo decide la empresa, no la aplicación. Y del envase vendido no muestra nada: ya no es suyo.
Dentro de una misma zona, mover envases de una bodega a otra es cosa de minutos: se sacan de una y entran en la otra. Entre la isla y el continente no: los envases viajan en una embarcación y tardan días. En ese tiempo no están en ninguna de las dos bodegas, y eso obliga a llevarlos con un documento propio, la nota de embarque.
Si entre zonas se registrara una transferencia como entre dos bodegas vecinas, los envases saldrían de una y aparecerían en la otra el mismo día. Sería falso: en la realidad siguen en el mar. Y sería peligroso, porque la bodega de destino vería envases que aún no tiene y podría prometérselos a un cliente.
Por eso el sistema parte el movimiento en dos hechos que pasan en momentos distintos:
| Hecho | Cuándo ocurre | Qué queda registrado |
|---|---|---|
| La salida | Cuando el envase embarca. | Sale de la bodega de origen y pasa a «en camino». La bodega de origen ya no cuenta con él; la de destino todavía no. |
| La llegada | Días después, cuando alguien lo recibe. | Sale de «en camino» y entra en la bodega de destino. |
flowchart LR
A["Bodega de origen
tiene N envases"]:::ok
B["Sale la embarcación
se emite la nota de embarque"]:::caj
C["EN CAMINO
días de mar"]:::avi
D{"¿Llegó todo
y en buen estado?"}:::sis
E["Bodega de destino
recibe lo que llegó"]:::ok
F["Lo que falta queda
pendiente de recibir"]:::avi
G["Lo que llegó roto
pasa a dañados"]:::no
A --> B --> C --> D
D -->|"llegó"| E
D -->|"faltó algo"| F
D -->|"vino roto"| G
classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
classDef ok fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
classDef no fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff
classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
Mientras los envases están en camino siguen siendo de la empresa y siguen contando en su total. Solo cambian de lugar, uno de los cinco de sección 1.
La nota de embarque es el papel que acompaña la carga. Dice qué envases salen, de dónde a dónde, en qué embarcación y quién los envía y quién los recibe. Para quien está en el puerto es lo que prueba qué se entregó al transportista; para quien recibe, lo que debería encontrar al abrir la carga.
Un envase en el mar es un envase que no puede atender ninguna venta ni ninguna devolución: ninguna de las dos bodegas dispone de él. Cuanto más dure el trayecto, más envases necesita tener la empresa para sostener los préstamos y las ventas de sus tiendas. Y hay una razón más seria: el embarque es el tramo donde más fácil se olvida algo. Si nadie mira, el envío queda «en camino» para siempre y nadie sabe si llegó.
Por eso cada recepción pendiente muestra cuántos días en camino lleva, contados desde que salió. A partir de tres días la cifra se pone en naranja: es la señal de que ese embarque merece una llamada. No significa que esté perdido —el mar tiene sus tiempos y cada empresa sabe cuánto tarda el suyo—, significa que ya es hora de preguntar. Qué hacer si la respuesta no llega se cuenta en sección 7.
No todas las bodegas pueden enviar o recibir por mar. La empresa marca como «Envía por barco» solo las que sí. Las demás son bodegas de almacén para las ventas y trabajan dentro de su zona.
La consecuencia es un recorrido en dos pasos para cualquier bodega que no embarque:
flowchart LR
A["Bodega de venta
(no embarca)"]:::caj
B["Bodega que envía por barco
de su misma zona"]:::ok
C["EN CAMINO"]:::avi
D["Bodega que envía por barco
de la otra zona"]:::ok
E["Bodega de venta
de la otra zona"]:::caj
A -->|"transferencia directa,
en el acto"| B
B -->|"nota de embarque"| C
C -->|"recepción"| D
D -->|"transferencia directa,
en el acto"| E
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classDef ok fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
Esto tiene sentido: los días de mar pasan entre dos puntos, los puertos. Concentrar el embarque en unas pocas bodegas hace que el número de trayectos que hay que vigilar sea pequeño —uno por sentido, si hay una bodega que envía por barco por zona— en vez de una malla de combinaciones. Cuáles bodegas embarcan lo decide cada empresa al configurarlas.
Si una bodega no tiene zona, el sistema no adivina
Para saber si un envío cruza de zona, el sistema compara la zona de las dos bodegas. Una bodega sin zona no se trata como «la misma»: el envío se rechaza hasta que se le indique la zona. Es un error que se corrige una sola vez, al poner esto en marcha (sección 10).
Los envases no salen a la calle en un camión: salen de la bodega central hacia las bodegas de las tiendas, y es en el mostrador donde cambian de manos. Ahí ocurren dos cosas distintas que conviene no confundir, porque siguen caminos separados y se registran de maneras distintas.
| Consignación | Venta del envase | |
|---|---|---|
| A quién | Un cliente conocido, con nombre. | Cualquiera que entra a comprar. No se sabe quién es. |
| Qué es | Un préstamo. El envase sigue siendo de la empresa. | Una venta. El envase deja de ser de la empresa. |
| Cuando vuelve | Devuelve lo prestado y su saldo baja. | Se le devuelve el dinero con una nota de crédito. |
| Dónde se registra | Aquí, operación por operación y con el nombre del cliente. Ver sección 5. | La venta y la nota de crédito, en el otro sistema. Aquí solo la diferencia del día. |
Por qué el ajuste existe
La venta del envase y su devolución se facturan en el sistema con el que la tienda vende todos los días, no aquí. Duplicar cada venta en dos sitios sería trabajo doble y una fuente de descuadres. Así que este control no pregunta qué se vendió: al cerrar la jornada se le dice cuántos envases salieron y cuántos volvieron, y él ajusta la existencia. De ahí el nombre: no es un parte de actividad, es el cuadre del día.
flowchart TD
A["BODEGA CENTRAL
recibe del continente"]:::ok
B["Transferencia a la bodega
de una tienda
(misma zona, directa)"]:::caj
C["BODEGA DE LA TIENDA"]:::ok
D{"En el mostrador"}:::sis
E["CONSIGNACIÓN
a un cliente con nombre"]:::sis
F["VENTA del envase
a quien entra a comprar"]:::avi
G["El cliente devuelve:
su saldo baja"]:::ok
H["Al cierre del día:
AJUSTE de lo vendido
menos lo devuelto"]:::caj
I["La existencia de la tienda
queda cuadrada"]:::ok
A --> B --> C --> D
D -->|"cliente conocido"| E --> G
D -->|"cliente suelto"| F --> H --> I
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classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
classDef ok fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
El tramo de la bodega central a la tienda es una transferencia directa: las dos bodegas están en la misma zona, así que no hay barco, no hay tránsito y no hay nada que recibir después. Ver sección 3 para el caso contrario, el que sí cruza el mar.
Se registra un documento por bodega y por fecha, al cerrar. No se anota cada venta: se anota el total del día de cada envase.
Ejemplo
La tienda abre el día con 20 botellas en su bodega. Durante la jornada vende 10 y le devuelven 5. Al cerrar se anota: vendido 10, devuelto 5. El ajuste es de −5, y la bodega queda con 15.
Al día siguiente vende 4 y le devuelven 2: ajuste −2, y quedan 13. Nadie tuvo que anotar venta por venta, y la existencia de la tienda sigue el ritmo real del mostrador.
Que el ajuste salga negativo es lo normal: se vende más de lo que vuelve. Un ajuste positivo significa que ese día volvieron más envases de los que salieron, lo cual pasa y es correcto — la gente devuelve lo que compró días antes.
La consignación no entra aquí
Lo prestado a clientes con nombre no se anota en el ajuste: va por su propio camino, operación por operación, porque de eso sí hay que saber quién tiene qué. Si se metieran los dos en el mismo documento, el saldo de los clientes quedaría mezclado con las ventas anónimas y dejaría de servir para reclamar.
Lo registra quien atiende la bodega de la tienda, al cerrar la jornada, y se guarda en borrador mientras el día sigue abierto. Una vez confirmado queda cerrado: solo quien responde de las correcciones puede reabrirlo, y tiene que decir por qué. Ver sección 9 y sección 14.
Un cliente que se lleva un envase prestado no le debe dinero a la empresa por él: le debe el envase mismo. Es una deuda en especie. Esta sección cuenta cómo nace, cómo se extingue y por qué el saldo nunca lo lleva una persona en una libreta.
Esto es solo la mitad prestada
Todo lo que sigue habla del envase que se presta a un cliente con nombre. El envase que se vende en el mostrador no deja saldo de nada: se cobró, dejó de ser de la empresa y no hay a quién reclamarle. Si vuelve, se le paga y entra a la bodega, y eso se cuadra al cerrar el día — sección 4. Las dos mitades, lado a lado, en sección 1.
Se llama consignación a ese préstamo. El envase sale de la bodega hacia «en consignación» y sigue siendo de la empresa (sección 1). El cliente lo tiene, lo usa y se compromete a devolverlo. Lo que se le factura es el contenido; el recipiente queda como una cuenta aparte, medida en unidades y no en dólares.
El saldo de un cliente con un envase concreto es, simplemente, la suma de sus movimientos:
flowchart LR
A["ENTREGA
se le presta, con su nombre"]:::caj
B["SALDO DEL CLIENTE
entregado menos devuelto"]:::sis
C["DEVOLUCIÓN
el cliente los trae de vuelta"]:::caj
D{"¿El saldo
alcanza?"}:::sis
E["Se registra y el saldo baja"]:::ok
F["Se rechaza:
no consta que lo tenga"]:::no
A -->|"suma"| B
C --> D
D -->|"sí"| E
D -->|"no"| F
E -->|"resta"| B
classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
classDef ok fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
classDef no fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff
Nadie escribe «el cliente tiene 12». Esa cifra se calcula cada vez que se consulta, sumando las entregas y restando las devoluciones ya registradas. Tiene tres consecuencias prácticas:
Si un cliente devuelve más envases de los que el sistema dice que tiene, la devolución se rechaza y el mensaje dice cuánto pide devolver y cuánto consta que tiene. No es un capricho: si se permitiera, el saldo quedaría negativo —el cliente «con envases de la empresa a su favor»— y nadie sabría de dónde salieron esos envases ni a quién pertenecen.
La regla sirve de detector. Cuando salta hay tres explicaciones posibles, y cada una se corrige distinto:
| Qué pasó | Cómo se reconoce | Qué se hace |
|---|---|---|
| Falta anotar una entrega | Una consignación en borrador, o un préstamo que nadie registró. | Registrar lo que faltó, en su fecha, y volver a intentar. |
| El cliente tenía envases de antes de que se controlaran aquí | Es un cliente antiguo y su primera devolución excede lo registrado. | Se registra primero una entrega a su nombre por lo que ya tenía, y luego la devolución. El saldo de un cliente solo crece con entregas. |
| El cliente devuelve envases que no son suyos | Trae de otro cliente o de un tercero. | Es un asunto de negocio, no de sistema: hay que aclarar de quién eran antes de anotar nada. |
| Esos envases los compró, no se los prestaron | No consta ninguna entrega a su nombre y él insiste en que los pagó. | No es una devolución de consignación: es una devolución de venta. Se le paga y el envase entra por el ajuste del día, sin tocar su saldo. |
No se corrige con un ajuste
La tentación cuando la devolución «no pasa» es forzar el saldo con un ajuste de inventario. No lo hagas: el saldo del cliente sale de sus entregas y devoluciones, así que un ajuste de inventario no lo cambia y la próxima devolución volverá a ser rechazada. Se repara registrando el movimiento que faltó.
La pregunta del negocio nunca es «cuántos envases tiene la empresa» sino «cuántos tiene cada cliente». El total en consignación es la suma de los saldos de todos; el saldo de uno solo se ve en el reporte por cliente. Esos dos números deben coincidir, y cómo se comprueba está en sección 8. Qué hacer con un saldo que envejece sin devolverse, en sección 7.
No todo lo que vuelve sirve. Una botella con el cuello picado o una chancleta quebrada llegan al mismo lugar que las buenas, pero no pueden volver a salir al mostrador. Esta sección cuenta qué se hace con ellas, por qué se anotan aparte en vez de simplemente descontarlas y por qué un envase roto sigue siendo de la empresa hasta que alguien decide lo contrario.
El momento de saber que un envase está roto es el de tenerlo en la mano: cuando el cliente lo devuelve, o cuando llega del otro lado del mar. Por eso el daño se anota en ese mismo acto, junto con lo que se recibe, y no más tarde:
flowchart TD
A["Vuelve un envase
(del cliente o del mar)"]:::caj
B{"¿Sirve para
volver a llenarse?"}:::sis
C["Bodega
disponible para sacar"]:::ok
D["DAÑADOS
apartado, sigue siendo
de la empresa"]:::avi
E{"¿Alguien decide
que ya no vale?"}:::sis
F["Se da de baja:
ahora sí baja el total"]:::no
G["Se repara o se aprovecha
y vuelve a bodega"]:::ok
A --> B
B -->|"sí"| C
B -->|"no"| D
D --> E
E -->|"sí"| F
E -->|"hay arreglo"| G
classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
classDef ok fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
classDef no fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff
classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
La salida fácil parece ser registrar solo los buenos: «devolvió diez, rotos dos, anoto ocho». Es el error más caro de este control, por tres razones:
Anotado aparte, los buenos vuelven a la bodega y los rotos pasan a un lugar propio: «dañados». Los rotos no se mezclan con los buenos, y el sistema no deja enviarlos ni prestarlos: al calcular lo disponible no cuentan.
Todo lo anterior vale para el envase prestado, que vuelve por una devolución de consignación donde se anotan los rotos aparte. Con el envase vendido la empresa decidió otra cosa, y es una regla del negocio, no del sistema:
La regla
No se aceptan envases rotos de los clientes en el mostrador. Un comprador que trae un envase partido no lo devuelve: no se le recibe y no se le paga. Lo que se devuelve en el mostrador es un envase que sirve.
Por eso el ajuste del cierre del día tiene dos cifras y nada más: vendido y devuelto (sección 4). No le falta una columna de dañados: no la necesita, porque todo lo que se devuelve ahí entra bueno. El sistema y la regla dicen lo mismo.
La diferencia con el préstamo tiene su razón, y conviene entenderla para no aplicar una regla donde va la otra:
| Devolución de un envase prestado | Devolución de un envase vendido | |
|---|---|---|
| Qué es | El cliente cumple con devolver lo que le prestaron. | El cliente deshace una compra. |
| ¿Se acepta roto? | Sí. Ya cumplió: tenía el envase y lo trajo. Que no sirva no le deja debiendo. | No. No se devuelve el dinero de algo que vuelve inservible. |
| Dónde se anota lo roto | En la misma devolución, en su columna. Va a «dañados». | En ninguna parte: no entra. |
Así que «dañados» sigue existiendo y recibiendo envases, pero solo por dos caminos: lo que llega roto en un envío entre bodegas (sección 3) y lo que un cliente devuelve roto de lo que tenía prestado. Del mostrador no llega nada a «dañados».
«Dañados» es uno de los cinco lugares de sección 1, y como los demás es interno. Un envase que pasa a dañados no baja el total de la empresa: está apartado, no desaparecido. Por eso, al cerrar el mes, el total propio no se mueve por un daño.
El total baja solo cuando alguien lo da de baja. Es una decisión de quien administra, no algo que ocurra solo: hay que mirar el envase, concluir que ya no sirve y sacarlo de la cuenta. Hasta entonces, el envase dañado es un activo con un problema, y conviene que esté a la vista: que la columna de dañados crezca sin que nadie dé de baja es dinero inmovilizado en vidrio roto.
La baja no se hace desde Envases
El control de envases no tiene ninguna pantalla para dar de baja. Su trabajo termina al llevar lo roto a la ubicación de dañados, que funciona como un acumulador: lo que entra ahí no sale por ningún camino propio del control.
La baja se hace con el desecho de Inventario, la herramienta corriente de Odoo para sacar existencia que ya no sirve —ver sección «El inventario» ↗ Manual General—, y solo la puede usar quien administra, el mismo perfil que corrige saldos. Es deliberado: dar de baja un activo es una decisión contable, no una operación de bodega, y por eso no está al alcance de quien recibe los vacíos.
La consecuencia práctica es que nadie va a darle de baja por ti. Si nadie revisa la columna de dañados cada cierto tiempo, crece para siempre y el inventario de envases muestra como propios unos cascos que están en un cajón esperando que alguien decida. Ver sección 8.
Anotar el daño al recibirlo es lo que separa las dos cosas. Un envase roto existe y se puede contar: está en dañados y alguien lo puede ver. Un envase perdido no existe en ningún sitio. Si el daño no se anota en el momento, más tarde ya no hay forma de demostrar cuál de las dos cosas pasó, y el envase roto acaba tratado como perdido —o, peor, como bueno, y sale otra vez al mostrador.
Qué decide la empresa
El sistema no dice si a un cliente se le cobra un envase que devuelve roto, ni cuánto se tolera de rotura por cliente. Son políticas de cada empresa. Lo que el sistema garantiza es que, sea cual sea la política, exista el dato: cuántos vinieron rotos, de quién y cuándo.
Un envase que debería volver y no vuelve puede estar en tres situaciones muy distintas: todavía en camino, retenido por un cliente o realmente perdido. Esta sección ayuda a distinguirlas, a decidir cuándo esperar, cuándo reclamar y cuándo darlo de baja, y avisa de algo importante: hoy la aplicación no deja dar por perdido un embarque.
| El cliente que no devuelve | El embarque que no llega | |
|---|---|---|
| Dónde está el envase | En poder de una persona conocida, con nombre y saldo. | En camino: en ninguna bodega y sin nadie a quien preguntar salvo el transportista. |
| Quién tiene que actuar | La empresa, reclamando al cliente. | La empresa, reclamando al transportista o a la bodega de origen. |
| Cuánto se sabe | Cuántos, de qué envase y desde cuándo. | Cuántos salieron, cuántos llegaron y cuántos faltan, en la ficha de la recepción. |
| Cómo se ve | Un saldo que envejece en el saldo por cliente. | Una recepción pendiente cuyos días en camino pasan de tres. |
flowchart TD
A["Un envase no vuelve"]:::avi
B{"¿Dónde debería estar?"}:::sis
C["En poder de un cliente"]:::sis
D["En camino (embarque)"]:::sis
E["Esperar el plazo
que la empresa acuerde
y reclamar al cliente"]:::caj
F["Preguntar por el embarque
cuando los días en camino
pasan de tres"]:::caj
G{"¿Apareció?"}:::sis
H["Se registra la devolución
o la recepción"]:::ok
I{"¿Hay motivo para
darlo por perdido?"}:::sis
J["Se da de baja
(decisión de quien administra)"]:::no
K["Sigue pendiente,
a la vista"]:::avi
A --> B
B --> C --> E --> G
B --> D --> F --> G
G -->|"sí"| H
G -->|"no"| I
I -->|"sí"| J
I -->|"todavía no"| K
classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
classDef ok fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
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Es lo correcto mientras no haya razón para dudar. Un cliente puede tardar en consumir el contenido; un embarque puede tardar en el mar. Esperar no es olvidar: el envase sigue constando como entregado o como en camino, y eso es lo que lo mantiene a la vista. El plazo razonable lo fija cada empresa: depende del producto, del cliente y de cuánto tarda la embarcación en su ruta.
Es la última decisión, y es de quien administra. Se da de baja cuando ya hay motivo para creer que el envase no va a aparecer —el transportista confirma que se perdió la carga, el cliente ya no existe, pasó el plazo de la empresa—. Solo entonces baja el total propio. Mientras no se dé de baja, el envase sigue siendo un activo de la empresa, aunque nadie sepa dónde está; dejarlo pendiente no lo borra.
Dejar una recepción abierta para siempre es esconder el problema
Mientras la recepción pendiente siga abierta, lo que falta cuenta como en tránsito en la rejilla de existencias. Si ya se sabe que no va a llegar, hay que resolverlo, no dejarlo ahí: un «en camino» eterno infla el total de envases y nadie vuelve a mirarlo.
Cuando ya no hay duda de que un embarque no va a llegar, alguien tiene que decirlo: Dar por perdido, en la ficha de la recepción pendiente. Cancela la recepción y da de baja del inventario lo que seguía en camino — esos envases dejan de ser de la empresa. Solo puede hacerlo quien administra, pide confirmación y no se puede deshacer.
Es la única operación de todo el control que baja el total sin que el envase esté roto en un cajón, y por eso conviene que la decida una sola persona y con criterio. Antes de pulsarla, tres preguntas:
Cancelar no es dar de baja
Las dos acciones sacan la recepción de la lista de pendientes y ahí se parecen, pero hacen lo contrario: cancelar devuelve los envases a la bodega de origen —dice «nunca salieron»— y dar por perdido los saca del inventario —dice «salieron y no están»—. Cancelar un embarque realmente perdido deja existencia fantasma en la bodega, y es el error más fácil de cometer porque la lista queda igual de limpia con las dos.
Si la pérdida es muy grande o urgente y no puede esperar, hay que hablar con quien mantiene el módulo: es preferible que lo den de baja ellos de forma controlada a improvisar un ajuste de inventario que deje el saldo de la bodega sin explicación.
Un control de envases sirve para algo cuando alguien lo revisa cada cierto tiempo y sabe qué mirar. Esta sección dice las tres cifras que tienen que coincidir, cada cuánto conviene comprobarlas y qué significa que no cuadren — porque casi siempre el descuadre no es del sistema, es de algo que se movió por fuera de él.
| Qué se compara | Con qué | Si no cuadra |
|---|---|---|
| La suma de los cinco lugares | El total de envases de la empresa | Nunca falla por sí sola: es la misma consulta vista de dos maneras. Si falla, alguien creó una ubicación de envases a mano. |
| La suma de los saldos de todos los clientes | Lo que aparece en consignación | Hubo movimientos contra la ubicación de consignación sin cliente. Se ven enseguida: salen en el saldo por cliente como una fila con el cliente en blanco. |
| Lo embarcado menos lo recibido | Lo que está en camino | Hay embarques recibidos a medias, o uno que nadie recibió y quedó olvidado. Ver sección 3. |
De las tres, la segunda es la que de verdad avisa. Cuando alguien mueve envases hacia la ubicación de consignación sin pasar por la pantalla de consignación —con un ajuste de inventario, con una transferencia corriente, con cualquier atajo—, el envase se mueve igual pero nadie queda anotado como responsable. El sistema no lo pierde: lo agrupa en una fila con el cliente vacío.
Esa fila es una deuda sin dueño. Mientras exista, la empresa sabe que le faltan envases pero no a quién reclamárselos, y es la única cifra del control que no se puede recuperar mirando papeles: hay que reconstruirla preguntando.
Qué hacer con ella
Si la fila sin cliente tiene una cifra, pregunta quién movió envases por fuera y por qué. Casi siempre es un atajo bienintencionado —«fue más rápido así»— y se corrige enseñando el camino correcto una vez. Lo que no sirve es ajustarla a cero: eso borra la señal y el problema vuelve el mes siguiente, igual de invisible.
flowchart TD
A["CADA DÍA, al cerrar la tienda
¿el ajuste del día está confirmado?"]:::caj
B["CADA SEMANA
¿hay embarques con muchos días en camino?"]:::caj
C["CADA MES
¿la fila sin cliente está en cero?
¿algún cliente debe mucho más de lo normal?"]:::caj
D{"¿Todo en orden?"}:::sis
E["Nada que hacer:
el control se sostiene solo"]:::ok
F["Hay algo que se movió por fuera
o alguien no devolvió"]:::no
G["Se pregunta y se corrige
en el sitio donde nació"]:::act
A --> B --> C --> D
D -->|sí| E
D -->|no| F --> G
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Todo lo anterior compara el sistema contra sí mismo, y eso tiene un límite: si un envase desapareció de la bodega sin que nadie lo anotara, las tres igualdades siguen cuadrando perfectamente. Solo un conteo físico lo descubre.
Conviene contar la bodega al menos una vez al año, y comparar. La diferencia que aparezca no es un error del control: es lo que se perdió sin que nadie lo viera, y es el número que de verdad mide si esto está funcionando. Lo que sale de ese conteo se corrige con un ajuste de inventario, que solo debe hacer quien responda por él — ver sección 9.
Lo que este control no puede darte
No sabe cuántos envases debería haber, solo cuántos hay según lo que se registró. Si el ajuste de un día no se anotó, para el sistema ese día no existió: los envases vendidos siguen figurando en la bodega de la tienda. Y si una consignación no se anotó, el cliente no debe nada. Por eso la disciplina de cerrar el movimiento del día importa más que cualquier informe — ver sección 4.
Un control de envases vale lo que vale su historial, y el historial solo es creíble si deshacer algo no está al alcance de todos. Registrar es barato y conviene que lo haga mucha gente; corregir, dar de baja o reabrir un día cerrado cambia lo que el sistema dice que pasó, y por eso se reserva a una sola persona que responda de ello. Esta sección no habla de grupos del sistema sino de los puestos del negocio y de qué responde cada uno.
| Puesto | Qué decide | Qué no puede decidir | De qué responde |
|---|---|---|---|
| Quien lleva la bodega | Qué sale y qué entra en su bodega: prepara las transferencias a las tiendas y los embarques, recibe lo que llega y cuenta lo que hay. Registra lo que ocurrió. | Corregir un saldo a mano, dar por perdido un embarque, reabrir un documento confirmado. Tampoco opera en bodegas que no tiene asignadas. | De que lo anotado coincida con lo que físicamente pasó por su bodega, el mismo día. |
| Quien atiende el mostrador | A quién se le presta un envase y cuánto. Registra cada consignación en el momento, con el nombre del cliente, y cada devolución de lo prestado, indicando cuántos vienen dañados. Es el único que tiene al cliente enfrente. | Lo que el cliente «debería» haber devuelto: el sistema no deja registrar más de lo que consta entregado, y él no puede cambiarlo. Tampoco corregir un saldo a mano. | Del préstamo, con nombre: de que cada consignación quede a nombre de quien se llevó el envase, y confirmada. Lo que no se confirma no cuenta. |
| Quien cierra el día | Cuánto se vendió y cuánto volvió de lo vendido, sin cliente. Cuenta al cerrar la jornada y anota el ajuste del día de su bodega. Suele ser la misma persona del mostrador, pero es otra responsabilidad. | Anotar consignaciones dentro del ajuste, o volver atrás un día ya confirmado. | Del cuadre del día, sin nombre: de que el ajuste se anote cada día y refleje lo que realmente pasó en el mostrador. Si no se anota, para el sistema ese día no ocurrió. |
| Quien responde de las correcciones | Reabrir un día confirmado, cancelar o modificar un embarque, una recepción o una consignación, dar de baja envases y dar por perdido un embarque. | Modificar, cancelar o eliminar un embarque o una recepción sin decir por qué: esas correcciones exigen un motivo. | De cada corrección, de su motivo y de que el inventario vuelva a coincidir con la realidad. |
Ni el último puesto puede corregir un saldo
Suena a que quien responde de las correcciones puede arreglar cualquier cosa, y hay una que no: el saldo de un cliente no se corrige, porque no es una cifra guardada en ningún sitio — se calcula cada vez, sumando sus consignaciones y restando sus devoluciones (sección 5). Lo que él puede tocar son los documentos de los que sale ese saldo. Es una distinción que importa: si un saldo está mal, no hay a quién pedirle que lo cambie; hay que encontrar el documento que falta o el que sobra.
En una empresa pequeña una misma persona puede ocupar varios puestos. Lo que no conviene es que el último puesto lo ocupe quien además lleva todos los demás sin que nadie más vea lo que corrige: entonces el control existe, pero nadie vigila al que vigila.
Tres acciones cambian el pasado. Las tres quedan reservadas al puesto que responde de las correcciones.
Si todos pueden deshacer, nadie responde de nada
La tentación es dar el permiso de corregir «a todos los que llevan bodega», para no depender de una sola persona. Hecho así, un descuadre ya no tiene dueño: cualquiera pudo haberlo tocado. Mejor una persona, o dos como máximo, con la obligación de dejar motivo escrito, que diez sin nadie que conteste. Y al dárselo hay que tener presente que el permiso de deshacer no se limita a los envases: arrastra también los permisos generales de cancelar y eliminar registros de inventario.
Qué cifras debe revisar este puesto, y cada cuánto, está en sección 8.
Los permisos generales, aparte
Lo de aquí son los puestos del control de envases. Quién puede hacer qué en el resto del sistema —facturar, tocar inventario, ver costos— se reparte con los permisos generales, que se explican en sección «Quién puede qué» ↗ Manual General. Una persona puede llevar la bodega de envases y no tener permiso para nada más, y al contrario.
Hay cuatro decisiones de arranque y van en un orden que importa: cada una descansa en la anterior, y un error en cualquiera no da aviso —deja de contarse algo, o se bloquea algo legítimo— y aparece semanas después. Esta sección dice cuáles son, en qué orden y qué cuesta equivocarse en cada una.
flowchart TD
A["1. Decidir qué productos
son envases retornables"]:::caj
B["2. Decidir qué bodegas
controlan envases"]:::caj
C{"3. ¿Cuáles de ellas cruzan
de zona con nota de embarque?"}:::sis
D["Bodega que envía por barco:
envía y recibe entre zonas"]:::ok
E["Bodega de venta:
solo transfiere dentro de su zona"]:::ok
F["4. Cargar lo que los clientes
ya tienen en su poder"]:::caj
G{"¿El saldo de cada cliente
coincide con sus papeles?"}:::sis
H["Se puede empezar a operar"]:::ok
I["Sin carga, la primera devolución
de un cliente se rechaza"]:::no
J["Se corrige la carga antes
del primer día de mostrador"]:::avi
A --> B --> C
C -->|cruza| D --> F
C -->|no cruza| E --> F
F --> G
G -->|sí| H
G -->|no| J --> F
F -.->|si se omite| I
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Es la decisión de fondo (ver sección 1): solo lo que vuelve y se reutiliza. Se decide producto por producto, y además hay que decir qué envase lleva cada producto que se vende y cuántos arrastra cada unidad vendida.
Qué cuesta equivocarse. Un envase sin marcar no da error: simplemente no se cuenta. Uno marcado de más llena el control de cosas que nadie devuelve y cada una parece una deuda del cliente. Y si el producto que se vende no declara su envase, o la equivalencia queda en cero, vender no mueve nada: el control se ve sano mientras los envases salen por la puerta.
No todas las bodegas de la empresa tienen que hacerlo. Las que sí, arman sus propios lugares (en bodega, en camino, con clientes, con proveedores, dañados). Además cada persona trabaja solo en las bodegas que se le asignan: vacío significa ninguna, no todas.
Qué cuesta equivocarse. Una bodega que mueve envases y no está marcada queda fuera del control: sus movimientos no cuentan. Y una persona sin bodegas asignadas ve la lista de lo pendiente de recibir vacía aunque haya cosas esperándola, lo que parece un fallo y es configuración.
Cada bodega controlada pertenece a una zona. Entre bodegas de la misma zona, enviar es una transferencia directa. Entre zonas distintas, es un embarque con nota y días de mar (ver sección 3), y solo pueden hacerlo las bodegas marcadas como de embarque. Las demás son bodegas de venta: para que sus envases crucen, primero los pasan a una bodega que envía por barco de su zona.
Al instalar, el sistema decidió por su cuenta: revísalo
Al instalar esta versión, el sistema marcó solo como bodegas de embarque las que ya habían movido envases entre zonas, y dejó sin marcar las demás. Es una suposición razonable a partir de lo que ya había ocurrido, pero es una suposición. Quien conoce el negocio debe repasar la lista y confirmar que las marcadas son las que de verdad embarcan.
Una bodega marcada de más aparece como destino donde no debe: alguien puede mandarle un embarque que nunca iba a recibir. Una marcada de menos bloquea envíos legítimos, con el aviso de que debe enviar primero a una bodega que envía por barco de su zona.
Cuántas bodegas deben embarcar, y cuáles, depende de cómo cruza la mercadería de una zona a otra en cada empresa: no hay una respuesta general.
Esta es la decisión que más se olvida y la que más duele. El sistema no deja devolver lo que no consta entregado: el saldo de un cliente solo crece con entregas. Un cliente que lleva años con envases en su poder, y al que nunca se le registró una entrega en el sistema nuevo, tiene saldo cero. Cuando traiga los vacíos, la devolución se rechaza con el aviso de que no puede devolver más de lo que tiene en custodia.
Por eso, antes del primer día de mostrador, hay que registrar a nombre de cada cliente lo que ya tiene en su poder, como una entrega más. Tres cosas que se deben tener claras antes de empezar:
Cuando la carga termina, hay dos comprobaciones que confirman que quedó bien, y no cuestan nada:
| Se comprueba | Tiene que dar |
|---|---|
| El total de envases de la empresa | Lo mismo que el recuento del que salió la carga. Si da más, sobró una declaración; si da menos, faltó. |
| La suma de los saldos de todos los clientes | Exactamente lo que los papeles dicen que está fuera. Y sin ninguna fila con el cliente en blanco: si aparece, parte de la carga se hizo por un atajo y no quedó a nombre de nadie. Ver sección 8. |
Qué cuesta no hacerlo
El primer cliente que traiga vacíos no puede ser atendido en el sistema: el cliente está en el mostrador con los envases en la mano y la pantalla dice que no tiene nada. La presión del momento empuja a registrarlo por fuera del sistema, que es justo lo que crea la fila sin cliente descrita en sección 8. La carga inicial no es un trámite de arranque: es lo que hace posible todo lo demás.
Mientras se carga y se revisa, conviene que solo quien responde de las correcciones opere (ver sección 9), porque en los primeros días se equivoca todo el mundo y cada error hay que deshacerlo con cuidado. El primer día de mostrador termina con el primer ajuste del día (sección 4): conviene que alguien lo revise ese día con el recuento físico en la mano. El orden de todo el ciclo, ya en marcha, está en sección 2.
Se embarcaron más envases de los que llegaron. Se registra lo que llegó; lo que falta no desaparece ni se da por perdido solo: queda como una recepción pendiente aparte.
La nota de embarque decía cuarenta y al abrir la carga hay treinta y ocho, dos de ellas rotas. Quien recibe escribe lo que llegó y, de esas, cuántas llegaron dañadas: las dañadas son parte de las que llegaron, no un extra.
flowchart TD
A["Llegaron 38 de 40"]:::caj
B["Se registran los 38
y cuántos vinieron dañados"]:::caj
C["Los 2 que faltan quedan como
recepción pendiente, en camino"]:::avi
D{"¿Qué se sabe de ellos?"}:::sis
E["Vienen en el siguiente barco:
se recibe esa recepción cuando llegue"]:::ok
F["No vienen:
se da por perdido, con responsable"]:::no
A --> B --> C --> D
D -->|llegan después| E
D -->|no van a llegar| F
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Cuánto se espera antes de darlas por perdidas, y quién absorbe la diferencia con el transportista, lo decide cada empresa según su contrato: el sistema no lo resuelve por ti.
Un cliente trae más vacíos de los que consta que se le entregaron. El sistema no deja registrar la devolución y dice de qué envase se pasó. Es una negativa correcta: lo que hay que hacer es averiguar de quién son de verdad esos envases.
El cliente llega con, por ejemplo, treinta botellas y en el sistema solo tiene veinte a su nombre. Sucede cuando recoge las de un vecino, cuando se mezclaron con las suyas en el mostrador, o cuando nunca se registró una entrega anterior. Al confirmar, sale el aviso de que no se puede devolver más de lo que el cliente tiene en custodia, con el nombre del envase, cuánto pide devolver y cuánto tiene.
Los envases entregados a clientes están todos en una sola ubicación de consignación, compartida por todos. Lo que distingue el saldo de un cliente del de otro es solo quién figura en cada movimiento. Si se permitiera devolver más de lo entregado, el saldo de este cliente quedaría en negativo y el del otro, que es el dueño real de esas botellas, seguiría intacto. Los dos estarían mal, y el total de la ubicación seguiría cuadrando, así que nadie lo vería. La negativa existe para que el error salga ahora y no meses después.
Lo que no se debe hacer
Registrar solo lo que el saldo permite y dejar el resto «para después» sin nota. Los envases sobrantes quedan sin dueño y la diferencia reaparece como discusión con el cliente. Ver también caso 13.
El saldo del sistema y el papel del cliente no coinciden. No se discute el total: el saldo se deriva de los movimientos, así que se revisa movimiento por movimiento hasta encontrar dónde se separan las dos versiones.
El saldo de un cliente no es un número guardado que alguien pueda haber tecleado mal: es lo entregado menos lo devuelto, sumado de todos sus movimientos. Así que para cada diferencia hay un movimiento que falta, sobra o tiene otra cifra. Ponerse a discutir «debo 12» contra «debo 8» no lleva a nada; ponerse a comparar entrega por entrega, sí.
| Qué pasó | Cómo se ve |
|---|---|
| Una consignación que quedó en borrador. Quien atendía en el mostrador anotó la devolución del cliente, pero nadie la confirmó. Para el sistema, lo no confirmado no ocurrió. | Hay una operación de consignación en borrador con la devolución anotada. Al confirmarla, el saldo baja. Ver sección 5. |
| Una devolución registrada por fuera del sistema: un ajuste o una transferencia corriente contra la ubicación de consignación. | No aparece a nombre del cliente: sale como la fila sin cliente del saldo por cliente (sección 8). Esa cifra es la devolución del cliente sin dueño. |
Antes de dar la razón a nadie
A veces el cliente tiene razón y el sistema tiene la prueba; a veces el papel del cliente suma envases de otro o de una entrega que no le correspondía (caso 12). El veredicto sale de comparar ambos, no de quien insista más. Si hay que corregir algo ya confirmado, lo hace quien responde de las correcciones (sección 9). Si en cambio el error está en el cuadre del mostrador, mira caso 14.
El ajuste del día se confirmó con cifras equivocadas. No se corrige a mano la existencia de la tienda: se reabre el ajuste, se corrigen las cifras y se vuelve a confirmar. Solo puede reabrirlo quien responde de las correcciones.
Al cerrar la tienda se anotó que se vendieron 10 botellas y volvieron 5, y era al revés; o se anotó el ajuste en la bodega de otra tienda. Al confirmar, el sistema movió la existencia de esa bodega, y ahora refleja el error: muestra envases de más o de menos.
flowchart TD
A["Se descubre el error
en un ajuste ya confirmado"]:::caj
B{"¿Hay ajustes de días
posteriores en esa bodega?"}:::sis
C["Quien responde de las
correcciones reabre el ajuste"]:::caj
D["Se deshace el movimiento
de existencia; vuelve a borrador"]:::sis
E["Se corrigen vendido
y devuelto"]:::caj
F["Se vuelve a confirmar:
se crea el movimiento nuevo"]:::sis
G["Existencia de la tienda
cuadrada con el mostrador"]:::ok
H["Lo vendido supera lo que hay:
el reconfirmar falla"]:::no
I["Se revisa si falta una
transferencia desde la bodega central"]:::avi
A --> B --> C --> D --> E --> F
F -->|todo bien| G
F -->|falla por existencia| H --> I --> E
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classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
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La tentación es anotar un ajuste nuevo «de corrección» al día siguiente. No lo hagas: el historial queda con dos días mal, el uno equivocado y el otro compensando, y nadie podrá explicar después por qué esa tienda tuvo tal cifra tal día. Reabrir deja un solo día, el correcto, y una nota que dice quién lo corrigió y por qué.
Pasan los días y nadie recibió el embarque. El sistema no sabe si está en el mar o perdido: solo cuenta los días, y a partir de tres avisa en naranja. Lo que hay que hacer antes de darlo por perdido es averiguar, y hoy darlo por perdido tiene una salvedad que conviene conocer.
En la lista de lo por recibir, cada embarque muestra sus días en camino: los días enteros desde que salió. Debajo de tres aparece en negro; desde tres, en naranja. No es un error ni un bloqueo: es la señal de que ese embarque merece una llamada. Mientras esté pendiente, sus envases siguen contando como en camino, así que el total de la empresa no cambia.
Cuántos días de mar son normales depende de la ruta y de la empresa; el sistema solo avisa desde tres, no decide cuándo algo está perdido.
La decisión es de quien responde de las correcciones (sección 9), y son dos caminos que parecen el mismo y hacen lo contrario:
| Si resulta que… | Entonces | Qué pasa con los envases |
|---|---|---|
| el embarque nunca salió | Cancelar recepción | Vuelven a la bodega de origen, que es donde están de verdad. |
| salió y no va a llegar | Dar por perdido, en la ficha de la recepción | Se dan de baja: dejan de ser de la empresa. No se puede deshacer. |
Antes de cualquiera de las dos, agota el reclamo con quien transportó. Y como ninguna de las dos pide un motivo, deja constancia escrita fuera del sistema —qué embarque, cuántos envases, qué se averiguó, quién lo decidió y la fecha—: dentro de seis meses ese total que bajó no va a tener quien lo explique.
El error fácil
Cancelar por comodidad, para que la recepción deje de aparecer en la lista. Si el embarque se perdió de verdad, cancelar hace reaparecer en la bodega de origen unos envases que no existen, y ese descuadre no se nota hasta el siguiente conteo físico. La lista queda igual de limpia con las dos acciones; el inventario, no.