Manual de operación — Hotelería

Antes de empezar: cómo leer esta guía

Los colores de los diagramas no son decoración: cada uno dice quién da el paso.

1 · Dos menús que parecen lo mismo: «Estancias» y «Reservas»

La primera confusión de recepción, y la que más tiempo hace perder. Léela antes que nada.

Dentro del menú Hotel hay dos entradas que suenan a lo mismo y no lo son:

Por eso, si alguien llama preguntando por su reserva, la buscas en Estancias. Si vas a Reservas y no la encuentras, no es que se haya perdido: es que todavía no se ha facturado, y ahí solo viven las que ya tienen documento de cobro.

La razón de fondo es sana: el hotel apunta muchísimas más cosas de las que factura por este sistema. Un bloqueo de agencia («ocho cuartos del 12 al 15, ya te digo quién viene») no tiene a quién cobrarle todavía. Y todo el histórico que vino del sistema anterior ya se cobró allá: si cada una de esas reservas hubiera nacido como documento de cobro, Ventas estaría lleno de facturas fantasma de un año ya cerrado.

flowchart TD
    A["Recepción anota la reserva"]:::caj
    B["ESTANCIA
menú Hotel → Estancias
referencia EST/año/nnnnn"]:::ok
    C{"¿Hay algo
que cobrar?"}:::sis
    D["Se queda solo como estancia:
bloqueo de agencia, histórico,
reserva todavía sin cobrar"]:::neu
    E["Botón «Facturar»"]:::caj
    F["RESERVA / orden de venta
menú Hotel → Reservas
referencia RES/año/nnnnn"]:::ok

    A --> B --> C
    C -->|todavía no| D
    C -->|sí| E --> F

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

Los demás menús de Hotel

2 · Los tipos de habitación

Un cuarto físico y un tipo de habitación no son lo mismo. El tipo es lo que se vende; el cuarto es dónde duerme la persona.

La confusión más común: creer que «Matrimonial» es un cuarto. No: «Matrimonial» es un producto, y en el sistema vive en el catálogo de productos, no en el menú de Habitaciones. Un tipo de habitación es un producto de tipo Servicio con la casilla «Es tipo de habitación» marcada.

Eso tiene una consecuencia práctica que hay que tener clara: el precio de catálogo de una noche está en la ficha del producto, y la disponibilidad se cuenta por tipo, no por cuarto. Cuando alguien pregunta «¿tienes una matrimonial para el 12?», el sistema no busca cuartos: cuenta cuántas matrimoniales quedan.

Dónde se hace

En el catálogo de productos, ficha del producto. Al marcar «Es tipo de habitación» aparece un grupo nuevo, «Habitación», con tres datos:

La casilla «Es tipo de habitación» solo aparece si el producto es de tipo Servicio. Si no la ves, revisa eso primero.

Un mismo cuarto puede servir para varios tipos

Cada cuarto tiene dos campos distintos, y confundirlos es lo que rompe la disponibilidad:

La flexibilidad es jerárquica, no lateral. Un cuarto que tiene una matrimonial más una individual aloja perfectamente a una pareja: les sobra una cama. Al revés no cabe. Por eso un cuarto grande sirve para los tipos menores, y nunca al contrario. Cuando veas el mismo cuarto listado en dos categorías, no es un error de carga: es un cuarto que sirve para más de una cosa.

flowchart TD
    A["Se vendió una «Matrimonial»"]:::caj
    B["Recepción asigna el cuarto 12,
que es una Familiar"]:::caj
    C{"¿«Matrimonial» está en
«Puede venderse como»
del cuarto 12?"}:::sis
    D["Se guarda:
el huésped sube de categoría"]:::ok
    E["BLOQUEO
«El cuarto 12 no sirve
para una Matrimonial»"]:::no

    A --> B --> C
    C -->|sí| D
    C -->|no| E

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

Qué NO hace el sistema

• No cambia el precio al subirte de categoría. Si vendiste una matrimonial y le das una familiar porque te conviene, el huésped sigue pagando lo de la matrimonial. Eso es a propósito: la cortesía la decides tú, no el sistema.
• «Puede venderse como» no infla lo que se ofrece. El inventario que se cuenta es el del tipo propio de cada cuarto. Si no fuera así, se estarían vendiendo suites a precio de matrimonial.

3 · Dar de alta una habitación

El cuarto físico: su número, para qué sirve, en qué piso está y si se llega sin gradas.

Menú Hotel → Habitaciones. La pantalla abre en tarjetas, agrupada por estado de limpieza; también hay lista y ficha. El botón para crear es el genérico de Odoo.

flowchart TD
    A["Hotel → Habitaciones → Nuevo"]:::caj
    B["Número, tipo, «Puede venderse como»,
piso, camas, accesibilidad"]:::caj
    C{"¿El tipo propio está entre
los que puede servir?"}:::sis
    D["BLOQUEO
«El cuarto se vende como X,
así que ese tipo tiene que estar
entre los que puede servir»"]:::no
    E{"¿Ya existe otro cuarto
con ese número?"}:::sis
    F["BLOQUEO
«Ya existe un cuarto
con el número N»"]:::no
    G["Cuarto guardado y vendible"]:::ok
    H["El sistema deduce el orden
del pasillo a partir del número"]:::sis

    A --> B --> C
    C -->|no| D
    C -->|sí| E
    E -->|sí| F
    E -->|no| G --> H

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

Qué pasa si cambias el tipo de un cuarto que ya tiene reservas

Cambiar «Tipo de habitación» de un cuarto que ya está vendido no está prohibido, pero tiene efectos que conviene conocer antes de hacerlo:

• La disponibilidad se recalcula. El cuarto deja de sumar al tipo viejo y empieza a sumar al nuevo, en todas las noches afectadas. Si el tipo viejo se queda corto para lo que ya se vendió, esa noche pasa a estar sobrevendida.
• Las estancias ya asignadas a ese cuarto se comprueban. Si quitas de «Puede venderse como» un tipo que una estancia viva está usando, el sistema te frena con «El cuarto X no sirve para una Y».
• El precio ya escrito en las estancias no cambia. Cada estancia guarda su propio «Precio por noche»; tocar el cuarto no lo reescribe.

4 · Sacar un cuarto de la venta: bloqueos y mantenimiento

Bloquear un cuarto no es reservarlo. Y hay dos clases de bloqueo que restan cosas distintas.

Cuando el aire acondicionado del 14 se daña, ese cuarto no se puede vender, pero no hay ninguna reserva detrás. Por eso no se apunta como estancia: se bloquea el cuarto.

Fuera de servicio y fuera de orden

La diferencia importa: si marcas «fuera de servicio» un cuarto que va a estar tres semanas en obra, la disponibilidad va a seguir ofreciéndolo y alguien lo va a vender.

El bloqueo indefinido: el campo «Bloqueo» de la ficha del cuarto

En Hotel → Habitaciones, ficha del cuarto, el campo «Bloqueo». Se pone y hay que acordarse de quitarlo: mientras siga puesto, vale para todas las noches, sin fecha de fin. Vacío es lo normal y significa vendible.

flowchart TD
    A["El cuarto no se puede vender"]:::caj
    B{"¿Cuánto va a durar?"}:::sis
    C["Poco y sigue siendo del hotel
(limpieza profunda)"]:::neu
    D["Mucho: obra, reparación larga"]:::neu
    E["Ficha del cuarto → «Bloqueo»
= «Fuera de servicio»"]:::caj
    F["Ficha del cuarto → «Bloqueo»
= «Fuera de orden»"]:::caj
    G["El cuarto sigue contando
como inventario disponible"]:::avi
    H["Baja el número de cuartos
libres de ese tipo"]:::sis
    I["AVISO: hay que acordarse
de quitarlo a mano"]:::avi

    A --> B
    B --> C --> E --> G --> I
    B --> D --> F --> H --> I

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff

Qué NO hace el sistema

• No te avisa de que un cuarto lleva bloqueado demasiado. Un bloqueo indefinido olvidado es un cuarto que dejaste de vender sin enterarte.
• No mueve las reservas que ya estaban en ese cuarto. Bloquearlo impide vender nuevas noches; las estancias ya asignadas siguen ahí. Hay que reasignarlas a mano.
• Archivar el cuarto no es lo mismo que bloquearlo. Un cuarto archivado deja de ser vendible igual, pero desaparece de las listas: eso es para un cuarto que el hotel ya no tiene, no para uno en reparación.

5 · De dónde sale el precio de una noche

Varios sitios pueden tener un precio, pero solo uno manda en cada momento, según una cadena de prioridad fija. Saber cuál evita la mitad de los errores de facturación.

La confusión más cara del sistema es esta: creer que el precio «está en la habitación». No está. El precio viaja por una cadena, y cada eslabón puede pisar al anterior.

La cadena de prioridad, de mayor a menor

El resto del recorrido del precio, una vez decidido cuál de los cuatro manda:

El precio a mano contra el catálogo

Este diagrama detalla solo los pasos 2 y 4 de la cadena de arriba —precio a mano contra catálogo—. La cortesía y el acuerdo de agencia se resuelven antes; si ninguno de los dos aplica, es aquí donde se decide.

flowchart TD
    A["Recepción elige el tipo
en una estancia nueva"]:::caj
    B{"¿«Precio por noche»
ya tiene algo escrito?"}:::sis
    C["Se propone el precio
de catálogo del tipo"]:::sis
    D["Se respeta lo que
recepción escribió"]:::ok
    E["«Precio por noche» × noches
= Total de la estancia"]:::sis
    F["Botón «Facturar»"]:::caj
    G["La línea de la orden nace con
ese precio y esas noches"]:::ok

    A --> B
    B -->|vacío| C --> E
    B -->|tiene valor| D --> E
    E --> F --> G

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff

Cómo se cuentan las noches

Del 8 al 11 son tres noches, no cuatro: la noche del día de salida no se cobra. Es la regla del sector y el sistema la aplica sola. El total de la estancia es «Precio por noche» × noches, y la línea de la orden lleva las noches como cantidad.

Qué NO hace el sistema

• No aplica temporadas por su cuenta. Si tienes una lista de precios con reglas de temporada, la estancia no la consulta: propone el precio de catálogo del tipo y ya. Ver sección 7.
• No calcula precio por persona. El precio es por noche y por cuarto. Que la estancia diga tres personas no multiplica nada.
• No cobra distinto si le das un cuarto mayor. Ver sección 2.
• No lleva impuestos en la estancia. El impuesto lo pone la línea de la orden de venta, con el que traiga el producto y el cliente.

6 · La misma habitación, la misma noche, a distintos precios

El caso que más se usa y el que más dudas da. El cuarto 12 puede costar una cosa al huésped que llega de la calle y otra a la agencia que lo trae, la misma noche.

Esto no es una excepción ni un truco: es lo normal en un hotel. Un mismo tipo de habitación se vende a tarifa de mostrador, a tarifa pactada con una agencia y a tarifa de temporada, y las tres pueden convivir la misma noche en cuartos idénticos.

El camino correcto, paso a paso

1. Crea la estancia como siempre: titular, tipo de habitación, fechas (sección 10).
2. Si viene por agencia, pon la agencia en el campo «Agencia» de la estancia. Eso decide a quién se factura: con agencia puesta, la factura sale a nombre de la agencia; sin ella, a nombre del titular. Si esa agencia tiene acuerdo vigente para el tipo elegido, el precio pactado ya se propone solo en este paso.
3. Revisa «Precio por noche», en el grupo «Cobro» de la ficha. Si ya trae la tarifa pactada del acuerdo, no hace falta tocarlo. Si viene el precio de catálogo -no hay acuerdo registrado- o esta estancia concreta se negoció distinto, escribe ahí lo que se va a cobrar: sobreescribe lo que el sistema propuso, sea catálogo o acuerdo.
4. Comprueba que el «Total» cuadra con lo pactado.
5. Recién ahí pulsa «Facturar». La línea de la orden nace con ese precio.

Repite lo mismo con la estancia del huésped directo, poniendo el precio de mostrador. Dos estancias, dos precios, el mismo tipo de cuarto, la misma noche. Ninguna se entera de la otra, y así debe ser.

flowchart TD
    A["Misma noche,
mismo tipo de cuarto"]:::neu
    B["Estancia del huésped directo"]:::caj
    C["Estancia de la agencia"]:::caj
    B1["«Agencia» vacío
«Precio por noche» = tarifa mostrador"]:::caj
    C1["«Agencia» = la agencia
«Precio por noche» = tarifa pactada
(sola si hay acuerdo; si no, a mano)"]:::caj
    D["«Facturar»"]:::caj
    E["«Facturar»"]:::caj
    F["Orden a nombre
del huésped"]:::ok
    G["Orden a nombre
de la agencia"]:::ok

    A --> B --> B1 --> D --> F
    A --> C --> C1 --> E --> G

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

Si la orden de venta ya existe

Cambiar el «Precio por noche» de la estancia no reescribe una orden ya creada: el precio se copió en el momento de facturar y ahí se quedó. Para corregirlo, edita el precio unitario de la línea en la propia orden (Hotel → Reservas), mientras la orden lo permita.

Lo que NO se debe hacer, y por qué

Y las temporadas

Hoy la temporada se aplica a mano: recepción escribe el precio de temporada en «Precio por noche» al crear la estancia. El sistema no cambia el precio solo según la fecha en el flujo de mostrador. La sección siguiente explica por qué, y qué hay preparado para cuando eso cambie.

7 · Planes de tarifa y restricciones de venta

Una pantalla que existe, que se puede llenar, y que hoy casi no tiene efecto. Conviene saber exactamente cuánto, para no confiarse.

Menú Hotel → Tarifas. Un plan de tarifa es lo que en el sector se llama rate plan: no es un precio suelto, es un paquete de condiciones de venta.

La pestaña «Restricciones (ARI)»

Una fila por fecha, con los nombres que usa todo el sector: estancia mínima y máxima («MinLOS» / «MaxLOS»), «Cerrado a la llegada» (CTA), «Cerrado a la salida» (CTD) y «Venta cerrada» (stop sell).

Y el precio, ¿aplica o no?

A medias, y conviene ser exacto:

• El plan de tarifa sí cambia el precio cuando alguien lo pone en el campo «Plan de tarifa» de una línea de la orden de venta. Ahí el precio pasa a salir de la lista de precios de ese plan, no de la del cliente.
• El plan de tarifa no llega solo. Al pulsar «Facturar» sobre una estancia, la línea nace sin plan de tarifa y con el precio copiado de la estancia. Nadie lo pone por ti.
• La estancia no tiene campo de plan de tarifa. El enganche está pensado para la línea, y no para la cabecera, porque una misma reserva puede llevar dos habitaciones con planes distintos.

flowchart TD
    A["Plan de tarifa cargado
en Hotel → Tarifas"]:::caj
    B{"¿Dónde se usa?"}:::sis
    C["Al crear una estancia"]:::neu
    D["En la línea de una orden
de venta, campo «Plan de tarifa»"]:::caj
    E["NO tiene ningún efecto:
la estancia no lo consulta"]:::no
    F["El precio de la línea sale de
la lista de precios del plan"]:::ok
    G["Restricciones MinLOS / CTA /
venta cerrada"]:::neu
    H["NO frenan la venta hoy:
nadie las consulta"]:::no

    A --> B
    B --> C --> E
    B --> D --> F
    A --> G --> H

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

Quién puede

Recepción ve las tarifas y sus restricciones, pero no las crea ni las cambia. Gerencia tiene control total. Es una decisión comercial, no de mostrador.

8 · Las horas de entrada y salida, y la penalidad por no presentarse

Dos ajustes chicos con consecuencias diarias.

Check-in y check-out

En Ajustes viven tres campos: «Check-in desde», «Check-out desde» y «Check-out hasta». El check-out es una ventana, no una hora exacta; por eso son dos campos y no uno.

Estas horas son el valor por defecto de una estancia nueva, no un límite. Cada estancia tiene sus propios campos «Hora de entrada» y «Hora de salida», y recepción los cambia sin pedirle permiso a nadie y sin que la reserva quede en un estado raro. El sistema no avisa ni bloquea si te sales de la ventana.

En Galápagos eso no es un detalle. Los vuelos desde el continente llegan a media mañana, pero quien pierde la conexión entra de noche; y el grupo que sale al muelle para la lancha de las seis hace el check-out cuando recepción todavía está armando el box lunch. Nada de eso es una anomalía: es el ciclo normal de este hotel.

flowchart TD
    A["Ajustes:
«Check-in desde», «Check-out desde»,
«Check-out hasta»"]:::caj
    B["Estancia nueva"]:::caj
    C["«Hora de entrada» y «Hora de salida»
nacen con esos valores"]:::sis
    D["Recepción las cambia
si el caso lo pide"]:::caj
    E["Se guarda sin aviso
y sin bloqueo"]:::ok

    A --> C
    B --> C --> D --> E

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff

Cuántas noches se cobran en un «no se presentó»

Es un parámetro del sistema, no un campo de la pantalla de Ajustes: se llama l10n_ec_hotel.no_show_noches_cargo y lo cambia quien administra el sistema. Si no está puesto, se cobra una noche. Puesto en cero, no se sugiere cargo ninguno.

El número solo decide cuánto propone el sistema. No cobra nada por su cuenta: ver sección 15.

9 · El tablero del día

La primera pantalla del turno: quién llega, quién sale y quién sigue adentro. Se actualiza sola.

Menú Hotel → Tablero del Día. Trae tres filtros que son las tres preguntas del turno: «Llega Hoy», «Sale Hoy» y «En Casa». Puedes agrupar por «Cuarto» o por «Estado».

Tiene dos formas de verse. La de tarjetas está pensada para el celular o la tablet y trae los botones «Check-in» y «Check-out» directamente en la tarjeta: se resuelve sin abrir la ficha completa. La de lista sirve para ver mucho de una sola vez.

No hace falta refrescar. Si alguien hace un check-in desde otro computador o desde una tablet, tu tablero se entera solo y se pone al día. Es a propósito: dos personas en recepción tienen que ver lo mismo en el mismo momento.

flowchart TD
    A["Empieza el turno:
Hotel → Tablero del Día"]:::caj
    B["Filtro «Llega Hoy»"]:::caj
    C["Filtro «Sale Hoy»"]:::caj
    D["Filtro «En Casa»"]:::caj
    E["Botón «Check-in»
en la tarjeta"]:::caj
    F["Botón «Check-out»
en la tarjeta"]:::caj
    G["Nada que hacer:
solo mirar"]:::neu
    H["Otro mostrador hace un cambio"]:::caj
    I["El tablero se pone al día solo,
sin refrescar la página"]:::sis

    A --> B --> E
    A --> C --> F
    A --> D --> G
    H --> I --> A

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

Qué NO hace

• No cobra. Desde la tarjeta se entra y se sale; el cobro va por otro camino (sección «Cobrar en caja» ↗ Manual General).
• No deja crear reservas. Para eso están «Estancias» o el Plano.
• No avisa de lo que se te quedó pendiente ayer. Muestra hoy. Una llegada que nunca hiciste sigue ahí, pero con la fecha de ayer: no salta en «Llega Hoy».

10 · Crear una reserva

Dar de alta una estancia: quién viene, a qué tipo de cuarto, desde cuándo hasta cuándo. El cuarto concreto puede esperar.

Menú Hotel → Estancias → Nuevo. No hay un botón «Crear reserva»: se llena el formulario y se guarda con el botón normal de guardar. También se puede crear arrastrando sobre un hueco vacío del Plano de Ocupación (sección 12).

Cuando quien llega no reservó antes —se presenta directo en el mostrador—, el camino más corto es el menú Hotel → Walk-in (sección 36): abre este mismo formulario con el origen, la entrada y la salida ya propuestos, y si el cuarto queda elegido de una vez, el Tablero del Día ofrece confirmar y hacer el check-in en un solo clic.

Lo que pide la ficha

Y tres pestañas: «Huéspedes» (sección 17), «Detalle de noches» —una fila por noche, con su cuarto y su precio— y «Segundo ingreso (viaje)» (sección 18).

Los estados de una estancia

Lo que el sistema comprueba al guardar

flowchart TD
    A["Se guarda la estancia"]:::caj
    B{"¿La salida es posterior
a la entrada?"}:::sis
    B2["BLOQUEO
«Una estancia dura
al menos una noche»"]:::no
    C{"¿El cuarto sirve para
el tipo vendido?"}:::sis
    C2["BLOQUEO
«El cuarto X no sirve
para una Y»"]:::no
    D{"¿Caben las personas
en el cuarto?"}:::sis
    D2["BLOQUEO hasta marcar
«Sobrecupo confirmado»"]:::no
    E["Se numera EST/año/nnnnn
y se generan sus noches"]:::sis
    F{"¿Quedan cuartos
de ese tipo esas noches?"}:::sis
    F2["BLOQUEO
«No quedan libres
estas noches: …»"]:::no
    G{"¿El cuarto físico ya está
tomado esas noches?"}:::sis
    G2["BLOQUEO
«El cuarto ya está ocupado
esas noches por …»"]:::no
    H["Estancia guardada"]:::ok

    A --> B
    B -->|no| B2
    B -->|sí| C
    C -->|no| C2
    C -->|sí| D
    D -->|no| D2
    D -->|sí| E --> F
    F -->|no| F2
    F -->|sí| G
    G -->|sí| G2
    G -->|no| H

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

Qué NO hace

• No asigna el cuarto por ti. Vender «una matrimonial» sin decir cuál es perfectamente válido, y el cuarto se pone después. Pero sin cuarto no hay check-in (sección 13).
• No consulta las restricciones de tarifa. Ver sección 7.
• No cobra ni crea documento. Ver sección 26.

Quién puede

Recepción y Gerencia. El Vendedor Externo también crea, pero después solo puede modificar las que figuran a su nombre (sección 25).

11 · Confirmar la reserva

El paso que convierte una idea en un cuarto apartado de verdad.

Ficha de la estancia, botón «Confirmar». Solo aparece si la estancia está en «Propuesta» o en «Bloqueo». Si intentas confirmar una que ya está en otro estado, el sistema te lo dice: «Solo se puede confirmar una estancia en Propuesta o Bloqueo».

Confirmar hace tres cosas: pasa la estancia a «Confirmada», pone al día todas sus noches pendientes, y —esto es lo importante— vuelve a comprobar la disponibilidad. Es el momento en que la reserva empieza a apartar cuarto de verdad, así que es también el momento en que puede chocar con otra.

flowchart TD
    A["Estancia en «Propuesta»
o en «Bloqueo»"]:::neu
    B["Botón «Confirmar»"]:::caj
    C{"¿Sigue habiendo cuarto
libre esas noches?"}:::sis
    D["BLOQUEO: otra reserva
se llevó el cuarto mientras tanto"]:::no
    E["Estado «Confirmada»"]:::ok
    F["Las noches pendientes
se ponen al día solas"]:::sis
    G["El cuarto queda apartado
en la disponibilidad"]:::sis

    A --> B --> C
    C -->|no| D
    C -->|sí| E --> F --> G

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

Las estancias históricas no se confirman

Una estancia con origen «Histórico migrado» ya ocurrió y ya se cobró en el sistema anterior. El botón «Confirmar» ni siquiera aparece, y lo mismo con «Check-in», «Check-out», «No se presentó», «Cancelar» y «Facturar». Si por algún camino intentas moverla, el sistema responde: «Las estancias históricas ya ocurrieron: no pasan por check-in, check-out, no-show, confirmación ni cancelación».

12 · El plano de ocupación

La cuadrícula que reemplaza al Excel: una fila por cuarto, columnas por día, y dentro el nombre de quien duerme.

Menú Hotel → Plano de Ocupación. Se abre en escala de mes, y se puede pasar a semana o a año. Cada barra es una estancia; el texto de la barra es quién duerme ahí —el nombre del huésped o el de la agencia—, no el número del documento, porque así es como se lee un tablero de un vistazo.

Hay dos formas más de mirar lo mismo: el icono de «Cuadrícula» dentro del mismo Plano, y el menú Hotel → Ocupación (tabla), que es una tabla dinámica para contar en vez de para mirar.

Qué se hace arrastrando

• Mover una barra a otra fila cambia el cuarto.
• Estirarla o correrla cambia las fechas.
• Arrastrar sobre un hueco vacío crea una reserva nueva.
• Un clic sobre la barra abre una tarjeta con sus datos, y desde ahí se llega a la ficha completa con sus botones normales.

Dos avisos que te van a frenar el arrastre

flowchart TD
    A["Arrastras una reserva
a otro cuarto"]:::caj
    B{"¿Está marcada
«No mover»?"}:::sis
    C["BLOQUEO: «marcada No mover.
Para reasignarla, primero
desmarca No mover en su ficha»"]:::no
    D{"¿Pertenece a un grupo
con más estancias?"}:::sis
    E["BLOQUEO: «X e Y van JUNTAS
con esta estancia»"]:::no
    F{"¿El cuarto sirve, y está
libre esas noches?"}:::sis
    G["BLOQUEO: no sirve
o ya está ocupado"]:::no
    H["La barra se queda
en su sitio nuevo"]:::ok
    I["Quien desmarca «No mover»
queda anotado en el historial"]:::sis

    A --> B
    B -->|sí| C --> I
    B -->|no| D
    D -->|sí| E
    D -->|no| F
    F -->|no| G
    F -->|sí| H

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

«No mover» es un campo de la ficha de la estancia, con su «Motivo de no mover» al lado. Se usa cuando el huésped pidió expresamente ESE cuarto: la vista, el piso, estar al lado de su familia. No es un candado sin llave —recepción a veces tiene que mover igual— pero para saltarlo hay que desmarcarlo a mano, y eso queda anotado en el historial de la ficha con quién y cuándo.

Lo del grupo es el mismo criterio: si varias estancias comparten «Código de bloqueo / grupo», mover una sola las separa. El sistema te nombra a las compañeras y te frena. Si de verdad hay que separarla, se le quita el código de grupo a esa ficha primero.

13 · Check-in

Registrar que el huésped ya llegó y entró al cuarto.

Dos caminos: la ficha de la estancia (botón «Check-in», que solo aparece cuando la estancia está «Confirmada») o la vista de tarjetas del Tablero del Día.

La otra razón por la que puede fallar es que la estancia no tenga ninguna noche confirmada pendiente: «La estancia X no tiene noches confirmadas pendientes de check-in». Suele significar que ya se hizo el check-in, o que la estancia no llegó a confirmarse.

flowchart TD
    A["El huésped llega al mostrador"]:::caj
    B{"¿La estancia tiene
cuarto asignado?"}:::sis
    C["Asignar el cuarto en la ficha
o arrastrando en el Plano"]:::caj
    D["Botón «Check-in»"]:::caj
    E{"¿Hay noches confirmadas
pendientes?"}:::sis
    F["BLOQUEO: «no tiene noches
confirmadas pendientes
de check-in»"]:::no
    G["Estado «Ingresada»
y sus noches también"]:::ok

    A --> B
    B -->|no| C --> D
    B -->|sí| D
    D --> E
    E -->|no| F
    E -->|sí| G

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

Un grupo entero de una vez

Cuando llega un grupo junto —un bloqueo de agencia con la rooming list ya cargada (sección 19)— no hace falta abrir estancia por estancia. Desde el listado de Hotel → Estancias se seleccionan todas las del grupo y, con el menú ⚙ Acción, se hace el check-in en lote. Corre la misma comprobación de esta sección para cada una: si a una le falta cuarto asignado, el lote entero se frena y dice cuál es (sección 35).

Qué NO hace el check-in

• No cobra ni factura nada. Son caminos separados a propósito.
• No pide los datos del huésped. La ficha de registro se llena aparte (sección 17) y el sistema no te obliga a llenarla para dejarte entrar.
• No cambia el estado de limpieza del cuarto. Un cuarto sucio admite check-in sin que nada te avise. Eso lo mira recepción.

14 · Check-out

El botón que de verdad marca la salida: mueve las noches, hace nacer la limpieza y ya no deja ir a quien deja cargos suyos sin facturar.

Botón «Check-out» en la ficha de la estancia. Solo aparece con la estancia en «Ingresada». Es el paso final del proceso de salida (sección 30): el asistente de salida lo llama por dentro al liberar el cuarto, así que casi nunca hace falta pulsarlo suelto — pero sigue ahí, como red de seguridad, para quien lo use directo desde la estancia.

Al hacerlo pasan tres cosas: la estancia pasa a «Salida», sus noches también, y se crea sola una tarea de limpieza de salida para ese cuarto, con la fecha de hoy. Nadie tiene que crearla a mano, y hacer el check-out dos veces no la duplica.

flowchart TD
    A["Botón «Check-out»"]:::caj
    B{"¿Hay noches ingresadas
que cerrar?"}:::sis
    C["BLOQUEO: «no tiene noches
ingresadas para hacer check-out»"]:::no
    D{"¿Queda saldo pendiente
DEL HUÉSPED en su folio?"}:::sis
    E["BLOQUEO: se dice cuánto
falta y por qué"]:::no
    F["Estado «Salida»"]:::ok
    G["Nace sola la tarea de
limpieza de salida del cuarto"]:::sis
    H["La disponibilidad
se pone al día"]:::sis

    A --> B
    B -->|no| C
    B -->|sí| D
    D -->|sí, del huésped| E
    D -->|no| F --> G
    F --> H

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

El candado mira a cada destinatario por separado, y esa es la parte que importa: si la agencia debe sus noches pero el huésped ya pagó lo del bar, el huésped se va igual. Lo que debe la agencia nunca frena su salida — son dos bolsillos, y quien espera en recepción con la maleta no firmó el contrato con la agencia. El detalle de los dos campos que hacen esto posible («Lo paga» y «Se factura a») está en sección 29.

Si la estancia no tiene cuarto asignado —una derivación a otro alojamiento, por ejemplo—, el check-out funciona igual, solo que no hay tarea de limpieza que crear. Y las estancias sin folio —migradas, o anteriores a este cambio— no tienen candado que mirar: se completan directo.

Un grupo entero de una vez

Igual que el check-in, el check-out admite lote: se seleccionan varias estancias en Hotel → Estancias y se lanza desde ⚙ Acción. El candado del folio se comprueba estancia por estancia, así que si una del grupo debe algo, el lote entero se frena y avisa cuál es y cuánto le falta —las demás no salen hasta que esa se resuelva o quede fuera de la selección (sección 35).

15 · Cancelar o marcar «no se presentó»

Las dos formas de deshacer una reserva, y por qué elegir mal cuesta dinero.

Empieza por aquí, porque es donde se equivoca todo el mundo:

flowchart TD
    A["La reserva no se va a cumplir"]:::caj
    B{"¿El huésped ya
hizo check-in?"}:::sis
    C["Usa «Check-out».
El botón «Cancelar»
ni siquiera aparece"]:::avi
    D{"¿Avisó, o simplemente
no apareció?"}:::sis
    E["«Cancelar»"]:::caj
    F["«No se presentó»"]:::caj
    G["Estado «Cancelada».
Cuarto libre, sin cargo"]:::ok
    H["Estado «No se presentó».
Cuarto libre"]:::ok
    I["El sistema anota en el historial
cuántas noches liberó y
cuánta penalidad corresponde"]:::sis
    J["NO cobra nada:
lo decide recepción
con el importe delante"]:::avi

    A --> B
    B -->|sí| C
    B -->|no| D
    D -->|avisó| E --> G
    D -->|no apareció| F --> H --> I --> J

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff

Cancelar

Botón «Cancelar» en la ficha. Se oculta si la estancia ya está cerrada («Salida», «No se presentó» o «Cancelada») y si es histórica. Con el huésped dentro el sistema te frena: «No se puede cancelar con el huésped dentro: X necesita el check-out primero». Y si ya estaba cerrada: «X ya está cerrada: no hay nada que cancelar».

No se presentó

Botón «No se presentó», visible con la estancia en «Bloqueo» o «Confirmada». Marca todas las noches que seguían pendientes, libera el cuarto y escribe en el historial de la ficha cuántas noches liberó y cuánta penalidad corresponde según la política del hotel (sección 8).

El mismo botón existe también sobre la orden de venta (Hotel → Reservas), para cuando la estancia ya se había facturado y entras por ese lado.

Un detalle fino: si el huésped alcanzó a dormir alguna noche y falló a las siguientes, la estancia no queda como «No se presentó» —no fue un no-show puro—, pero esas noches sí se marcan y se liberan.

16 · Cuántas personas caben: sobrecupo y movilidad reducida

Dos comprobaciones que avisan sin cerrarte la puerta, y una que se apaga sola cuando le falta el dato.

Más personas que camas

El campo «Personas» de la estancia se compara con la capacidad del cuarto. Si todavía no hay cuarto asignado, se compara con la capacidad del cuarto más grande que puede servir ese tipo: si ni el mayor de todos aguanta, el número está mal se asigne el que se asigne.

Pasarse no está prohibido —un hotel real mete cunas y colchones extra— pero no puede pasar en silencio. El sistema te frena con: «X personas para una capacidad conocida de Y. Si es a propósito (cuna, colchón extra, niño), marca "Sobrecupo confirmado"». Marcas la casilla «Sobrecupo confirmado» —que solo aparece cuando hay sobrecupo— y sigue.

Movilidad reducida

Son dos datos que se tienen que encontrar:

• En el cuarto (Hotel → Habitaciones): la casilla «Apto para movilidad reducida».
• En el huésped (pestaña «Huéspedes» de la estancia): la casilla «Movilidad reducida».

Si metes a un huésped marcado en un cuarto no apto, el sistema avisa antes de guardar.

flowchart TD
    A["Se asigna un huésped
marcado «Movilidad reducida»"]:::caj
    B{"¿El cuarto tiene
el «Piso» cargado?"}:::sis
    C["La comprobación NO corre:
ese cuarto no se ha revisado"]:::avi
    D{"¿Está marcado «Apto para
movilidad reducida»?"}:::sis
    E["BLOQUEO al guardar"]:::no
    F["Se guarda"]:::ok

    A --> B
    B -->|vacío| C
    B -->|con dato| D
    D -->|no| E
    D -->|sí| F

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff

17 · Los huéspedes

Quién duerme de verdad en el cuarto. No es lo mismo que el titular de la reserva.

La distinción de fondo: el titular es quien responde por la reserva —puede ser una agencia que ni pisa el hotel—. El huésped es la persona que duerme. Por eso son dos cosas distintas y viven en sitios distintos.

Se cargan en la pestaña «Huéspedes» de la ficha de la estancia. También hay un menú Hotel → Huéspedes para verlos todos juntos.

flowchart TD
    A["El huésped llega"]:::caj
    B["Ficha de la estancia
→ pestaña «Huéspedes»"]:::caj
    C["Una fila por persona:
nombre, documento,
restricciones, movilidad"]:::caj
    D{"¿La fila tiene contacto
o al menos un nombre?"}:::sis
    E["BLOQUEO: «Cada huésped
necesita un contacto o un nombre»"]:::no
    F["Guardado"]:::ok
    G["Sale en la
«Ficha de registro»"]:::sis
    H["Sale en el
«Parte de cocina»"]:::sis
    I["Se comprueba contra la
accesibilidad del cuarto"]:::sis

    A --> B --> C --> D
    D -->|no| E
    D -->|sí| F
    F --> G
    F --> H
    F --> I

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

Lo que se pierde si no se llena

• El parte de cocina solo puede dar el número de personas: no puede avisar de que alguien es celíaco, porque esa marca vive aquí.
• La ficha de registro que firma el huésped sale con la lista de nombres vacía.
• La comprobación de movilidad reducida nunca se dispara, porque no hay a quién mirar.

18 · El segundo ingreso: el huésped va a otra isla y vuelve

El caso típico de Galápagos. Son dos estancias enlazadas, no una partida en dos.

El huésped llega a Santa Cruz, duerme unos días aquí, sale de tour a otra isla y regresa uno o varios días después antes de irse del todo. Es el mismo viaje partido en dos por la salida, no un cliente que vuelve meses más tarde.

Se hace con el botón «Crear regreso» de la ficha de la primera estancia. Aparece cuando esa estancia está «Ingresada» o «Salida». Se abre un asistente que pide «Entrada del regreso», «Salida del regreso» y «Personas», y que te muestra en «Cuarto propuesto» y «Nota sobre el cuarto» qué encontró.

flowchart TD
    A["Botón «Crear regreso»
en la primera estancia"]:::caj
    B["Se ponen las fechas
del regreso"]:::caj
    C{"¿El cuarto anterior está
libre esas noches?"}:::sis
    D["Se propone el mismo cuarto"]:::ok
    E{"¿Hay otro cuarto que
sirva ese tipo y esté libre?"}:::sis
    F["Se propone ese otro,
diciendo por qué"]:::avi
    G["Se crea sin cuarto asignado:
«Ningún cuarto está libre
esas noches»"]:::avi
    H["Botón «Crear regreso»"]:::caj
    I["Estancia nueva, enlazada
a la anterior. Queda anotado
en el historial de las dos"]:::ok

    A --> B --> C
    C -->|sí| D --> H
    C -->|no| E
    E -->|sí| F --> H
    E -->|no| G --> H
    H --> I

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff

El regreso hereda de la estancia anterior el titular, la agencia y el tipo de habitación, y queda enlazado en la pestaña «Segundo ingreso (viaje)» de las dos fichas: desde el regreso se ve de cuál viene, y desde la primera se ven todos sus regresos.

Qué NO hace

• No copia el precio de la primera estancia. El regreso corre la cadena de precio normal (sección 5): si la agencia tiene un acuerdo de tarifa vigente para ese tipo, lo toma solo; si el precio del primer tramo fue negociado a mano, sin acuerdo registrado, llega el de catálogo y hay que revisarlo.
• No copia los huéspedes. Hay que volver a cargarlos.
• No junta las dos en una sola factura. Son dos estancias y cada una se factura por su lado.

19 · Grupos y agencias

Apartar varios cuartos sin saber todavía los nombres, cargarlos después, y devolver a la venta lo que no se confirmó.

El punto de partida más corto es el teléfono. Menú Hotel → Disponibilidad rápida: se ponen «Entrada», «Salida» y, si quieres, un «Tipo de habitación», se pulsa «Buscar» y sale una fila por tipo con «Libres la noche más ajustada» y cuál es esa noche. Es la respuesta correcta a «¿tienes una doble del 12 al 15?»: no sirve de nada que sobren cuartos el 12 si el 14 está lleno.

Desde cada fila del resultado hay un botón «Apartar», que abre el asistente «Apartar cupo»: agencia, tipo, fechas, «Cuántos cuartos» y una nota. El botón para rematar se llama «Apartar cupo».

Los tres pasos del bloqueo de agencia

flowchart TD
    A["La agencia pide
N cuartos, sin nombres"]:::caj
    B["«Nuevo bloqueo de grupo»
o «Apartar cupo»"]:::caj
    B2["El cuarto físico de cada
línea se PROPONE solo
(se puede corregir)"]:::sis
    C["Se crean N estancias en «Bloqueo»,
con el mismo código
y una fecha de liberación"]:::sis
    D["El cuarto ya queda apartado:
«Bloqueo» SÍ ocupa"]:::ok
    E["Llegan los nombres"]:::caj
    F["Se seleccionan esas estancias
y se abre «Rooming list»"]:::caj
    G["«Aplicar rooming list»:
un nombre o varios por cuarto"]:::caj
    H{"¿Quedó algún cuarto
sin nombre al llegar
la fecha límite?"}:::sis
    I["«Liberar remanente»
con el motivo escrito"]:::caj
    J["Vuelven a la venta"]:::ok
    K["Todo el bloqueo
queda vendido"]:::ok

    A --> B --> B2 --> C --> D --> E --> F --> G --> H
    H -->|sí| I --> J
    H -->|no| K

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff

El asistente de bloqueo pide «Agencia», «Tipo de habitación», «Cuántos cuartos», «Entrada», «Salida», «Libera el» (obligatoria) y una «Nota», que queda en el historial de cada estancia creada. «Liberar remanente» exige un «Motivo»: no se libera nada sin decir por qué.

El cuarto físico se propone solo

Al elegir el tipo de habitación y cuántos cuartos, el asistente ya no deja el campo «Cuartos propuestos» vacío: busca entre los cuartos de ese tipo que están libres esas fechas y los propone él mismo, sin repetir un cuarto que otra línea del mismo bloqueo ya se llevó. Es una propuesta, no una asignación final: se revisa antes de aplicar, y se puede cambiar cualquiera de los cuartos propuestos por otro a mano. Si no alcanzaron cuartos libres para proponer todos los que pediste, el asistente sigue siendo válido con menos de los que pusiste en «Cuántos cuartos» —el resto se asigna después, a medida que se liberen—.

Cuando el grupo llega junto y la rooming list ya está cargada, el check-in de las N estancias también se hace de una vez: se seleccionan en Hotel → Estancias y se lanza desde ⚙ Acción, con la misma regla de «todo o nada» que el resto de acciones en lote (sección 35).

El mismo código sirve para cuartos juntos

«Código de bloqueo / grupo» es un texto libre compartido, y no solo vale para agencias: también sirve para atar cuartos contiguos de una misma familia, o de alguien que necesita a otra persona cerca por salud. La diferencia es de uso, no de mecanismo:

• Bloqueo de agencia: lleva «Libera el», porque hay una fecha en que lo no confirmado vuelve a la venta.
• Cuartos juntos por familia o cuidado: normalmente sin fecha de liberación. No hay nada que liberar; es una atadura fija mientras dure la estancia.

En los dos casos, mover una sola estancia del grupo te frena con un aviso que nombra a las compañeras (sección 12). Desde la ficha, el botón «Ver el grupo completo» —solo visible si hay código— abre todas juntas.

La comisión de agencia

En la ficha del contacto hay «Es agencia de viajes» y «Comisión de agencia (%)». El porcentaje es un dato de la ficha: el sistema no lo descuenta ni lo liquida solo en ninguna factura.

20 · Alojamiento en terceros

El hotel está lleno y el huésped se deriva a otra casa. Sigue siendo cliente del hotel.

Cómo funciona el negocio: el tercero le factura al hotel a tarifa preferencial, y el hotel le factura a la agencia o al cliente como siempre. El huésped no se entera de nada más que de dónde duerme.

En la estancia, el campo «Durmió en», junto al de cuarto. Los dos se ocultan mutuamente: si hay cuarto, no aparece «Durmió en», y al revés. Si por algún camino se llenan los dos, el sistema te frena, y el mensaje explica por qué: «Las dos cosas no pueden ser verdad: si durmió fuera, el cuarto quedó libre para otro. Dejarlo ocupado haría que el Plano y la disponibilidad mostraran el hotel más lleno de lo que estuvo».

flowchart TD
    A["El hotel está lleno
esa noche"]:::caj
    B["Se deriva al huésped
a un alojamiento asociado"]:::caj
    C["Estancia SIN cuarto,
con «Durmió en» puesto"]:::caj
    D{"¿Tiene también
cuarto asignado?"}:::sis
    E["BLOQUEO: «Las dos cosas
no pueden ser verdad»"]:::no
    F["El cuarto queda libre
para otro huésped"]:::ok
    G["El huésped desayuna allá:
NO entra en el parte de cocina"]:::sis
    H["El tercero factura al hotel;
El hotel factura al cliente"]:::caj

    A --> B --> C --> D
    D -->|sí| E
    D -->|no| F --> G
    F --> H

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

El catálogo de alojamientos y sus tarifas

En la ficha del contacto: la casilla «Alojamiento asociado» y, con ella, una lista de «Tarifas por cuarto». Cada tarifa lleva:

Qué NO hace

• No crea la factura de compra del tercero. Esa entra por Compras como cualquier otra.
• No usa la tarifa para calcular nada. Es un dato de consulta para negociar y para revisar lo que el tercero factura.
• No cuenta esa estancia en la ocupación del hotel. Correcto: esa noche no se ocupó ningún cuarto de la casa.

21 · Disponibilidad y sobrecupo consentido

Cuántos cuartos de cada tipo quedan, noche por noche. Se calcula solo; solo hay un campo que se escribe a mano.

Menú Hotel → Disponibilidad, con lista, tabla dinámica y gráfico. Una fila por tipo de habitación y noche. El sistema la rehace sola cada vez que se crea, se mueve, se confirma o se cancela una estancia; nadie la llena a mano.

La cuenta es la del sector: físicos − vendidos − ocupados por fuera − retenidos − fuera de orden + sobrecupo consentido. Que el sobrecupo sume es lo que sorprende a primera vista, y es correcto: es la válvula que el hotel abre a propósito.

flowchart TD
    A["Se crea, mueve, confirma
o cancela una estancia"]:::caj
    B["El sistema rehace las filas
de disponibilidad afectadas"]:::sis
    C{"¿Alguna noche quedó
en negativo?"}:::sis
    D["BLOQUEO: «No quedan libres
estas noches: …»"]:::no
    E["Gerencia sube el
«Sobrecupo consentido»
de esas noches"]:::caj
    F["Vuelve a caber"]:::ok
    G["Se guarda"]:::ok

    A --> B --> C
    C -->|sí| D --> E --> F
    C -->|no| G

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

Quién puede

Recepción ve la disponibilidad pero no la cambia ni autoriza sobrecupo. Gerencia sí: es una decisión comercial.

22 · Limpieza y cambio de sábanas

Las tareas nacen solas. La camarera solo marca su avance, desde el celular.

Menú Hotel → Limpieza. Abre en tarjetas, pensadas para el celular, agrupadas por estado y ordenadas poniendo primero los cuartos donde llega huésped hoy.

De dónde salen las tareas

Si un cuarto ya tiene tarea de salida ese día, no se le crea además la de arreglo diario: la de salida cubre las dos. Y las estancias históricas no generan nada: se limpiaron hace meses.

El cambio de sábana

No es una visita aparte. Es una marca sobre la misma tarea de arreglo diario: la camarera entra una sola vez y hace las dos cosas. Se marca sola la tercera noche de la estancia y luego cada tres. En la tarjeta aparece como la etiqueta «Cambio de sábana», y en la ficha como la casilla del mismo nombre, que se puede corregir a mano.

Cómo se marca el avance

flowchart TD
    A["Check-out del huésped"]:::caj
    B["Tarea «A la salida»
nace sola"]:::sis
    C["Cada madrugada"]:::sis
    D["Tarea «Durante la estancia»
para cada cuarto ocupado"]:::sis
    E["Cada 3ª noche: se marca
además «Cambio de sábana»"]:::sis
    F["Estado «Por limpiar»"]:::neu
    G["Botón «Empezar»"]:::caj
    H["Estado «En proceso»"]:::neu
    I["Botón «Terminar» o «Marcar limpia»"]:::caj
    J["Estado «Limpia»
y el CUARTO pasa a «Limpia»"]:::ok
    K["Botón «Inspeccionar»"]:::caj
    L["Estado «Inspeccionada»
y el CUARTO también"]:::ok

    A --> B --> F
    C --> D --> E
    D --> F
    F --> G --> H --> I --> J --> K --> L

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

El botón «Terminar» de la tarjeta y el «Marcar limpia» de la ficha completa son el mismo botón con dos etiquetas. También está «Inspeccionar», para cuando la gobernanta revisa.

Lo que ve recepción. Al marcar limpia o inspeccionada, el estado de limpieza del cuarto se pone al día solo. Ese es el dato que mira recepción para saber si puede entregar el cuarto: no hace falta que nadie avise por radio.

La tarjeta también dice lo que la camarera necesita saber antes de abrir la puerta: una etiqueta roja «Con huésped» o gris «Cuarto libre», y una etiqueta ámbar «Llega huésped hoy» cuando ese cuarto se entrega hoy.

Marcar varios cuartos de una vez

No hace falta entrar tarjeta por tarjeta. Desde el listado de tareas se seleccionan varias y, con el menú ⚙ Acción, se marcan limpias o inspeccionadas en lote. Es el mismo mecanismo que usan check-in, check-out y box lunch: si una de las tareas seleccionadas no puede pasar (por ejemplo, sigue en «Por limpiar» y quieres «Inspeccionar» directo), el lote entero se frena y avisa cuál es y por qué (sección 35).

Quién puede

Limpieza y Gerencia gestionan las tareas. Recepción solo las VE: no puede crearlas ni cambiarles el estado. Limpieza, por su parte, no ve huéspedes, estancias, tarifas ni disponibilidad.

Qué NO hace

• No reparte el trabajo. El campo «Camarera/o» se llena a mano; el sistema no asigna a nadie.
• No impide entregar un cuarto sucio. El check-in funciona igual (sección 13).
• No mide el tiempo. Las cargas de limpieza del tipo de habitación (sección 2) son un dato de la ficha; nada las suma ni las reparte.

23 · Box lunch y parte de cocina

Quien sale de excursión antes del desayuno no desayuna aquí: se lleva una bolsa. Cocina necesita saber cuántas hacer y cuántos desayunos quedan.

Menú Hotel → Box lunch. Recepción crea el pedido; cocina lo ve y lo marca entregado.

Los botones de la tarjeta son «Entregar» y «Deshacer» —el segundo, para corregir un toque accidental—. Hay filtros «Hoy» y «Mañana», que es como se trabaja de verdad: el pedido se arma la noche anterior.

Un grupo entero de una vez

Si el mismo tour saca a varias estancias la misma mañana, no hace falta un pedido por estancia: desde el listado de Hotel → Box lunch se seleccionan varias y se crean o se marcan entregadas en lote, con ⚙ Acción. Si a una de las seleccionadas la fecha le cae fuera de su estancia, el lote entero se frena y dice cuál es (sección 35).

El parte de cocina

Menú Hotel → Parte de cocina. Se elige una «Fecha» y sale el parte de esa mañana:

Debajo sale la lista de quién sí desayuna, con su cuarto y sus restricciones alimentarias. Esa lista sale de las fichas de huéspedes (sección 17).

flowchart TD
    A["El huésped sale de excursión
antes del desayuno"]:::caj
    B["Recepción crea el pedido
en Hotel → Box lunch"]:::caj
    C{"¿La fecha cae dentro
de la estancia?"}:::sis
    D["BLOQUEO"]:::no
    E["Pedido guardado"]:::ok
    F["Cocina abre
Hotel → Parte de cocina"]:::caj
    G["Personas en casa
− personas sin desayuno
= desayunos a preparar"]:::sis
    H["Lista de quién desayuna,
con cuarto y restricciones"]:::sis
    I["Cocina arma las bolsas
y pulsa «Entregar»"]:::caj

    A --> B --> C
    C -->|no| D
    C -->|sí| E --> F --> G --> H --> I

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

Qué NO hace

• No avisa a cocina por sí solo. Cocina tiene que abrir la pantalla; el único aviso automático es el de la víspera por WhatsApp, y solo si alguien lo activó (sección 37).
• Sin huéspedes cargados, no hay restricciones que mostrar. El parte da el número de personas y nada más. Es la consecuencia directa de no llenar la pestaña «Huéspedes».
• No cuenta a quien duerme fuera. Una estancia derivada a otro alojamiento (sección 20) desayuna allá.
• No cobra el box lunch. Es un pedido operativo, no una venta.

Quién puede

Recepción crea y edita los pedidos. Cocina los ve y los marca entregados, pero no puede crear ni borrar uno. El parte de cocina lo abren los dos.

24 · Los informes

Cinco informes, y cada uno se llega por un sitio distinto. Es lo que más cuesta recordar.

flowchart TD
    A["¿Qué necesitas?"]:::neu
    B["Cerrar el turno:
llegadas, salidas y quién queda"]:::neu
    C["Que el huésped firme
al llegar"]:::neu
    D["Enviarle la cuenta
a una agencia"]:::neu
    E["Saber el % de ocupación
entre dos fechas"]:::neu
    F["Saber cuántos desayunos
preparar"]:::neu
    G["«Imprimir» sobre una Estancia
→ «Parte del día»"]:::caj
    H["«Imprimir» sobre una Estancia
→ «Ficha de registro»"]:::caj
    I["«Imprimir» sobre el Contacto
→ «Cuenta de agencia»"]:::caj
    J["Hotel → Ocupación por periodo"]:::caj
    K["Hotel → Parte de cocina"]:::caj

    A --> B --> G
    A --> C --> H
    A --> D --> I
    A --> E --> J
    A --> F --> K

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

«Ocupación por periodo» pide «Desde» y «Hasta», y no deja poner un rango al revés. «Cuenta de agencia» se explica en la sección 27, porque es tanto un informe como una regla contable.

Qué NO hace

• No manda ningún informe por correo solo. Se imprimen o se descargan a mano.
• La «Ficha de registro» sale vacía de nombres si no se cargaron los huéspedes (sección 17).
• No hay parte de policía ni de migración. El sistema guarda documento y nacionalidad, pero no genera ningún envío a ninguna autoridad.

25 · Los roles del hotel

Cinco roles. Uno de ellos hereda a otros tres, y eso es lo que engaña al mirar la lista. Cómo funcionan los permisos por dentro está en la sección «Quién puede qué» ↗ Manual General.

flowchart TD
    G["Hotel / Gerencia"]:::caj
    R["Hotel / Recepción"]:::caj
    L["Hotel / Limpieza"]:::caj
    K["Hotel / Cocina"]:::caj
    V["Vendedor Externo"]:::caj
    N1["Tarifas · Disponibilidad ·
Sobrecupo · Ocupación por periodo"]:::sis
    N2["Reservas · Cuartos · Check-in ·
Huéspedes · Cobro · Box lunch"]:::sis
    N3["Tareas de limpieza"]:::sis
    N4["Box lunch (ver y entregar) ·
Parte de cocina"]:::sis
    N5["Solo modifica
las suyas"]:::avi

    G --> N1
    G --> R
    G --> L
    G --> K
    R --> N2
    L --> N3
    K --> N4
    V --> R
    V --> N5

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff

Cómo se asigna

En Ajustes → Usuarios, ficha de cada persona. Ninguno de los cinco se asigna solo.

Limpieza y Cocina no cuelgan de ningún grupo general. No existe en el sistema un «grupo de camareras» ni uno de cocineros del que heredar, y colgarlos de «cualquier empleado» volvería a dar acceso a bodega y a contabilidad, que es justo lo que estos roles vinieron a evitar. Hay que dárselos a mano, uno por uno.

El Vendedor Externo hereda todo lo de Recepción: lo necesita para trabajar. Lo que lo limita no es un permiso menos, sino una restricción aparte que se aplica encima de todo lo demás — por eso no se la puede saltar teniendo también Recepción. Y no restringe la lectura a propósito: sin ver la ocupación entera no sabría qué ofrecer.

26 · De la estancia a la factura

La confusión de aquí ya no es «Facturar factura, no crea»: ahora el documento de cobro nace solo al confirmar la reserva, y de la salida del huésped puede salir más de uno.

Al «Confirmar» una reserva nace sola la orden de venta del alojamiento: el documento de cobro de las noches. No hace falta acordarse de pulsar nada aparte — el hotel se está comprometiendo a guardar el cuarto y la agencia (o el huésped) a pagarlo, así que es en ese momento donde tiene que quedar el papel que lo dice.

Esa orden es solo el principio. Desde el check-in, el consumo del huésped se carga a su folio —la cuenta de la habitación (sección 29), que se abre sola en el check-in (sección 13)— y al salir, el folio se reparte: la orden del alojamiento se reutiliza para su destinatario y nace una orden aparte por cada destinatario distinto (sección 30). Una estancia puede terminar en varios documentos, no en uno solo — el caso completo, con tres facturas de una sola cuenta, está en sección 41.

Qué crea exactamente la orden del alojamiento

Y en la estancia queda el enlace a la orden, más una anotación en el historial. A partir de ahí el botón que ves es «Ver orden de venta».

flowchart TD
    A["Estancia en «Propuesta»
o «Bloqueo»"]:::neu
    B["Botón «Confirmar»"]:::caj
    C{"¿Ya tiene orden,
es histórica o
sin noches?"}:::sis
    C2["No se crea orden;
se sigue igual"]:::avi
    D{"¿Importe en cero?
(bloqueo sin tarifa,
cortesía…)"}:::sis
    D2["Se anota en el historial
y NO nace orden todavía"]:::avi
    E["Nace la ORDEN DE VENTA
del alojamiento y se aprueba sola"]:::sis
    F["Estado «Aprobado»"]:::ok
    G["Check-in: se abre el FOLIO"]:::sis
    H["Consumo del huésped:
se carga al folio"]:::caj
    I["Salida: el folio se reparte"]:::sis
    J["La orden del alojamiento se
REUTILIZA para su destinatario"]:::ok
    K["Nace una orden aparte
por cada otro destinatario"]:::ok
    L["«Cobrar» en cada orden
(Caja de Cobros)"]:::caj
    M["La FACTURA nace del cobro"]:::sis

    A --> B --> C
    C -->|sí| C2
    C -->|no| D
    D -->|sí| D2
    D -->|no| E --> F --> G --> H --> I
    I --> J --> L
    I --> K --> L
    L --> M

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

El botón «Facturar» sigue ahí, para el caso que se queda sin orden

Un bloqueo de agencia sin tarifa acordada, o una cortesía sin precio, confirman igual pero no generan orden: un documento de cobro por cero no es una deuda, es un papel vacío que hay que cerrar después a mano. En ese caso la estancia queda anotada en su historial y el botón «Facturar» aparece, disponible para cuando se le ponga precio.

El candado del folio: mientras esté abierto, no se factura

El camino completo del documento

Una orden de venta de la casa pasa por Borrador o Enviado → Aprobado → Venta. La del alojamiento nace directo en «Aprobado» al confirmar la reserva. Del siguiente salto se encarga «Confirmar Venta» —que pide su propio permiso— o directamente el botón «Cobrar» (sección «Cobrar en caja» ↗ Manual General), que lo hace por ti; pero recuerda: si el folio sigue abierto, ese cobro se frena.

Qué NO hace

• No emite la factura. La orden nace aprobada. La factura se emite desde el cobro, o por el camino normal de Ventas.
• No cobra. Ver sección «Cobrar en caja» ↗ Manual General.
• No es la única orden que puede salir de la estancia. Es la del alojamiento. Si el huésped, la agencia y un acompañante terminan pagando cosas distintas, el cierre del folio saca una orden por cada uno (sección 30).
• No incluye extras. Solo el alojamiento. Cualquier consumo del huésped se carga al folio, no a esta orden (sección 40).
• No vuelve atrás. Cambiar el precio de la estancia después no reescribe la orden (sección 6).

27 · La cuenta de la agencia

El informe que le pone cifras a una agencia de viajes. Aplica al hotel la regla general de la cartera (sección «La cartera del cliente» ↗ Manual General): lo facturado es deuda, lo dormido sin facturar todavía no.

La deuda formal del hotel se calcula con las facturas. Todo lo demás —estancias que ya durmieron pero que nadie facturó todavía— es consumo, no deuda: contabilidad no lo ve, y hace bien en no verlo.

El informe «Cuenta de agencia»

Se saca desde el botón «Imprimir» de la ficha del Contacto de la agencia. No tiene menú propio. Muestra por separado:

Qué estancias entran en el consumo sin facturar: las que están en «Bloqueo», «Confirmada», «Ingresada» o «Salida», que no son históricas y que no tienen orden. Las propuestas no comprometen a nadie; las canceladas y los no-shows no deben nada por aquí (el cargo de un no-show, si se cobra, entra como orden de venta normal).

Quién es el deudor se decide igual que al facturar: la agencia si está puesta en la estancia; el titular si no la hay (sección 26). Así una estancia no se cuenta dos veces ni se le escapa a quien de verdad paga.

flowchart TD
    A["Ficha del contacto de la agencia
→ «Imprimir» → «Cuenta de agencia»"]:::caj
    B["El sistema busca
por separado"]:::sis
    C["Facturas con saldo
= DEUDA"]:::ok
    D["Estancias sin orden de venta
= CONSUMO, no deuda"]:::avi
    E["Cuadra con contabilidad"]:::ok
    F["No cuadra ni debe cuadrar:
todavía no hay documento"]:::avi
    G["Recepción factura
esas estancias"]:::caj
    H["El consumo se convierte
en deuda facturada"]:::ok

    A --> B
    B --> C --> E
    B --> D --> F
    D --> G --> H

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff

El consumo sin facturar también se ve en la Cartera

La cifra de «Consumo sin facturar» no vive solo en el PDF de «Cuenta de agencia»: en la lista de la Cartera de clientes hay una columna propia con ese mismo número, junto a «Deuda» pero nunca sumada a ella —por la misma razón de siempre: una no es la otra—. Sirve para ver de un vistazo, sin abrir ficha por ficha, qué agencias ya acumularon consumo que todavía no se facturó. Hay además un filtro «Agencias con consumo sin facturar», para dejar solo esas fuera de la lista completa.

Sacar varios estados de cuenta de una vez

Desde el mismo listado de Cartera se pueden seleccionar varios contactos y sacar sus estados de cuenta en lote con ⚙ Acción: se pide un rango de fechas, pero ese rango no recorta el PDF —cada agencia sigue saliendo con su saldo completo de hoy, igual que imprimiéndola sola—. Lo único que decide es quién entra al lote: se aparta, con su motivo a la vista, cualquier contacto que no sea agencia o que no haya tenido ninguna estancia ni factura en esas fechas —no tiene sentido mandarle papel a quien ese mes no trajo ni un huésped—. El lote sigue adelante con el resto aunque algunos contactos se aparten: no es la regla de «todo o nada» de limpieza o check-in (sección 35), porque aquí saltarse a quien no corresponde no hace ningún daño. Sale un PDF por agencia, nunca mezcladas: ninguna agencia puede ver lo que debe otra.

28 · Lo que NO llega solo a la contabilidad en el hotel

Lo que en el hotel parece automático y no lo es. Va junto a la sección «Lo que NO llega solo a la contabilidad» ↗ Manual General, que trae la lista común a todas las empresas; aquí solo lo propio del hospedaje.

flowchart TD
    A["Ocurre algo en el hotel"]:::caj
    B{"¿Hay un documento
de por medio?"}:::sis
    C["Factura, cobro, anticipo,
nota de crédito"]:::neu
    D["Estancia, check-in, check-out,
limpieza, box lunch, no-show"]:::neu
    E["SÍ genera asiento"]:::ok
    F["NO genera nada contable"]:::avi
    G["Si tiene que llegar al mayor,
lo hace una persona"]:::caj

    A --> B
    B -->|sí| C --> E
    B -->|no| D --> F --> G

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

29 · El folio: la cuenta de la habitación

El folio es la cuenta abierta del cuarto: se abre al entrar, se le cargan las noches y los consumos, y al salir se reparte en los documentos que hagan falta. Enlaza con sección 13 (dónde nace), sección 30 (dónde se reparte y se cobra) y sección 26 (la orden de venta que el cierre reutiliza para el alojamiento).

Encontrarlo por el número de cuarto

En Hotel → Folios se puede buscar directo por el número de cuarto —«204», por ejemplo—, sin tener que saber el nombre del folio ni el del huésped. Es lo que recepción tiene a mano de verdad cuando alguien pregunta por «la cuenta de la 204»: casi nunca se acuerda del código del folio, y el nombre del titular puede ser el de la agencia, no el de quien está parado en el mostrador. Si el folio absorbió otro al unificar cuentas (sección 31), la búsqueda encuentra el folio por cualquiera de los cuartos que terminó juntando.

El folio se abre solo en el check-in, no antes. Mientras la reserva está apenas confirmada no hay nadie consumiendo nada, y una cuenta abierta sin huésped dentro es una cuenta que alguien se olvida de cerrar. Hacer check-in dos veces no abre dos folios: si la estancia ya tiene uno, se sigue usando el mismo.

Cargar algo es un renglón, no un formulario: dentro del folio hay una lista donde recepción añade producto, cantidad, precio e impuestos con el huésped delante. Cada renglón lleva además quién lo paga («Lo paga»), que se puede corregir línea por línea mientras el cargo siga pendiente.

flowchart TD
    A["Check-in"]:::caj
    B["Se abre el FOLIO
(o se reutiliza el que ya tenía)"]:::sis
    C["Recepción carga cada
consumo: producto, cantidad,
precio, impuestos"]:::caj
    D{"¿Quién paga
esta línea?"}:::sis
    E["Agencia"]:::neu
    F["Huésped"]:::neu
    G["Se PROPONE a nombre
de quién se factura"]:::sis
    H["Recepción puede cambiarlo
mientras el cargo esté
pendiente"]:::caj
    I["Al cierre o en la salida:
la cuenta se reparte en
documentos"]:::ok

    A --> B --> C --> D
    D -->|Agencia| E --> G
    D -->|Huésped| F --> G
    G --> H --> I

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

Dos campos que parecen uno y no lo son

Cada cargo del folio lleva dos datos que se confunden a primera vista porque casi siempre coinciden, y por eso mismo hay que separarlos bien el día que no coinciden:

El caso que hace evidente por qué no se puede fundir uno en el otro: un ejecutivo se hospeda por cuenta propia, así que él responde —su cuenta es la que frena su salida si queda algo sin cobrar—, pero pide el alojamiento facturado a su empresa y las cervezas del minibar a su nombre personal. Mismo responsable del pago, dos destinatarios distintos del papel. Si el folio solo tuviera «Lo paga», no habría forma de decirle al sistema que el alojamiento va a nombre de la empresa sin que además dejara de ser el ejecutivo quien responde por él.

Un cargo no se borra: se anula

El huésped pide algo y se arrepiente, o recepción se equivoca de producto. Lo que toca depende del estado de la línea:

flowchart TD
    A["Recepción pulsa «Anular»
en el cargo"]:::caj
    B{"¿En qué estado
está la línea?"}:::sis
    C["Pendiente"]:::neu
    D["Ya facturada"]:::neu
    E["Se anula EN EL FOLIO:
queda tachada, con quién
la anuló y cuándo"]:::ok
    F["BLOQUEO: aquí no se anula.
El documento ya existe fuera
de la empresa; hace falta
una NOTA DE CRÉDITO"]:::no
    G["Si el producto movía
inventario, no hay nada que
devolver: pendiente todavía
no había salido del almacén"]:::avi

    A --> B
    B -->|Pendiente| C --> E --> G
    B -->|Ya facturada| D --> F

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
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    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

Anular no pide un motivo obligatorio: tiene que costar lo mismo que cargar, un clic y un nombre. Exigir una razón conseguiría lo contrario de lo que se busca —que recepción deje el cargo puesto en vez de anularlo, para no tener que escribir nada—.

30 · La salida del huésped

🔴 El check-out no es un botón: es el PROCESO DE SALIDA entero —revisar la cuenta, repartir, emitir, cobrar y liberar el cuarto—. Un botón que cambia un estado es apenas la red de seguridad del final; lo que recepción usa de principio a fin es este proceso.

Entra por tres puertas —la ficha de la estancia, sección 9 y el Panel de Cobros (sección «El Panel de Cobros (opcional)» ↗ Manual General)—, y las tres abren el mismo asistente: recepción y caja entran por donde ya trabajan, sin tener que aprenderse un camino distinto según de dónde vengan. Enlaza con sección 29 (la cuenta que se reparte), sección 14 (lo que de verdad marca la salida por dentro) y sección 26 (la orden del alojamiento que este proceso reutiliza).

El camino corto: una pantalla, un botón

La mayoría de las salidas tienen un solo pagador y nada que decidir, y se resuelven en una sola pantalla con un solo botón: «Cobrar y liberar». Los cuatro pasos que vienen después no son el camino normal: son el desvío para cuando sí hay algo que resolver.

Que la salida sea «simple» exige DOS cosas a la vez: un único destinatario del documento y un único responsable del pago. Hace falta lo primero porque si hay más de un destinatario no hay una sola factura que mostrar. Y hace falta lo segundo porque, aunque todo vaya a nombre de la misma persona, la agencia y el huésped son dos cuentas por cobrar distintas —dos bolsillos—, así que igual saldrían dos documentos aunque el papel diga el mismo nombre. Con cualquiera de las dos cosas partida en dos, ya no hay una sola línea que resuma la salida y toca mirarla con calma.

flowchart TD
    A["Se abre el asistente
de salida"]:::caj
    B{"¿La cuenta tiene un solo
destinatario Y un solo
responsable?"}:::sis
    C["Camino corto:
«Cobrar y liberar»"]:::ok
    D["Camino largo:
los cuatro pasos"]:::avi
    E["Emite los documentos"]:::sis
    F["Libera el cuarto"]:::ok
    G["Lleva al cobro"]:::caj

    A --> B
    B -->|Sí| C --> E --> F --> G
    B -->|No| D

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff

El camino largo: los cuatro pasos

Se entra al camino largo solo o porque algún grupo trae algo que resolver —un cargo sin destinatario, un importe que se pasa del tope de consumidor final del SRI—, o porque recepción pulsa «Revisar los cargos» a propósito.

Del folio salen órdenes de venta, nunca facturas sueltas

El reparto —corto o largo— siempre agrupa la cuenta en órdenes de venta, nunca en facturas emitidas por fuera. Toda la maquinaria de cobro cuelga de la orden: la caja, la exigencia de sesión abierta, el secuencial y la forma de pago del SRI. Una factura que naciera sin pasar por una orden quedaría fuera del arqueo del día sin que nada lo avisara.

Y la orden del alojamiento no se duplica: la que nació al confirmar la reserva (sección 26) se reutiliza para su destinatario; el reparto solo crea órdenes NUEVAS para los demás destinatarios de la cuenta.

Aquí el recepcionista es el cajero

El proceso de salida completo —revisar, repartir, emitir, cobrar y liberar— lo hace recepción, porque en este hotel quien atiende el mostrador es también quien tiene el perfil de cajero. Por eso el asistente vive del lado de recepción y no del de caja ni de gerencia.

Cuando quien abre el asistente NO puede cobrar lo que va a emitir, se dice en la primera pantalla, antes de generar ningún documento: descubrirlo después dejaría órdenes ya emitidas que nadie puede cobrar y al huésped esperando. El aviso distingue dos faltas:

El aviso solo aparece cuando hay algo que cobrarle AL HUÉSPED en la ventanilla: lo que se le factura a la agencia se cobra por cartera, a fin de mes, y exigir sesión de caja para emitir eso sería un candado sin ningún dinero de por medio que proteger.

No se sale debiendo

Liberar el cuarto está bloqueado mientras el huésped deje cargos sin facturar. Lo que debe la agencia no cuenta para este bloqueo —son dos bolsillos, y el huésped no puede resolver una deuda que no es suya—: se mira solo lo que responde el huésped (sección 29). Para el cargo en disputa o la transferencia que todavía no aparece, la salida de excepción es «Confirmar sin Pago» en la orden de venta: pide autorización y deja rastro. No hay un botón para saltarse la regla sin dejar ese rastro.

31 · Unificar cuentas

La familia con dos cuartos, el grupo que paga junto: varias habitaciones, una sola cuenta. Se apoya en el folio y es la otra mitad de el segundo ingreso.

Cada estancia abre su propio folio: el cuarto es la unidad que se ocupa, y eso no cambia. Pero no es como paga la gente. Unificar junta varios folios en uno solo: los cargos pendientes de los demás se vuelcan en el que se elige como principal, y los folios que quedan vacíos se cierran -- nunca se borran -- y quedan enlazados a él. Botón «Unificar», desde cualquiera de los folios que se van a juntar.

Qué exige

Cinco condiciones, y las cinco se comprueban ANTES de pulsar el botón: el asistente las muestra en pantalla apenas se eligen los folios, para poder corregir la selección sin que nada reviente a mitad de camino.

flowchart TD
    A["Se eligen dos o más folios
y cuál es el principal"]:::caj
    B{"¿Los dos están
«Abierto»?"}:::sis
    C["BLOQUEO: uno cerrado o
facturado ya respalda
su propio documento"]:::no
    D{"¿Mismo titular
Y misma agencia
-- vacío incluido?"}:::sis
    E["BLOQUEO: el que no coincide
cambiaría de destinatario
sin que nadie lo decida"]:::no
    F{"¿Misma compañía?"}:::sis
    G["BLOQUEO: movería ingreso
de una empresa a otra
sin asiento entre ellas"]:::no
    H{"¿Queda algo pendiente
de los otros que mover?"}:::sis
    I["BLOQUEO: todo lo de los otros
ya está facturado o anulado"]:::no
    J["Los cargos pendientes
pasan al principal"]:::ok
    K["Las estancias pasan
a colgar del principal"]:::ok
    L["Los demás quedan CERRADOS
y enlazados al principal"]:::ok

    A --> B
    B -->|no| C
    B -->|sí| D
    D -->|no| E
    D -->|sí| F
    F -->|no| G
    F -->|sí| H
    H -->|no| I
    H -->|sí| J --> K --> L

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

La condición que más se pasa por alto es la segunda, y es la que de verdad protege la plata. No basta con que coincida el titular: el campo que cada cargo lleva -- «Agencia» o «Huésped» -- no nombra a nadie, dice un rol. Quién es esa agencia y quién ese huésped lo resuelve el folio al que pertenece la línea. Si un folio no trae agencia puesta y el otro sí, al unificarlos las líneas «Agencia» del segundo se quedarían sin nadie a quien facturarlas y acabarían cobrándose al huésped del primero. Por eso los dos campos tienen que coincidir, vacío incluido -- no solo el titular.

Qué NO viaja al unificar

Lo ya facturado se queda donde está. Detrás de un cargo facturado hay un documento real, con su orden de venta y su factura; moverlo de folio lo dejaría colgando de un documento emitido contra OTRA cuenta, y ahí ya no cuadra nada -- ni la cuenta de agencia, ni la nota de crédito si hay que devolverla. Lo mismo con lo anulado: es el rastro de un cargo que se dio de baja en ese folio, esa noche, y llevárselo de sitio borra el dónde.

Un folio ya absorbido no se vuelve a unificar: no le queda ningún cargo pendiente, se los llevó el principal. Tampoco se puede unificar en círculo ni en sí mismo: el sistema lo rechaza, porque esa cuenta se quedaría sin un sitio real donde estar.

Unir y separar no son opuestos: se unifica el consumo, se separa el documento

Este es el punto que confunde a todo el mundo, así que va directo: unificar junta el CONSUMO en una sola cuenta; el reparto en documentos pasa aparte, al cerrar. No son operaciones contrarias. Se pueden unificar dos habitaciones y, al momento de cobrar, terminar con varios documentos distintos.

El caso real es este: dos cuartos de un grupo unifican su cuenta para llevarlo todo en un solo folio mientras están alojados. Al salir, deciden que no todo se paga igual -- el alojamiento va a nombre de la empresa que los envió, el minibar a nombre personal de uno de ellos, y lo que consumió un tercero que no dio identificación, a consumidor final. Sigue siendo UNA cuenta con TRES destinatarios de documento.

Lo que lo permite es que cada cargo lleva escritas dos cosas distintas, y el folio unificado no las confunde:

flowchart TD
    R1["Cuarto 1 -- folio propio"]:::caj
    R2["Cuarto 2 -- folio propio"]:::caj
    U["Unificar: un solo folio,
todos los cargos juntos"]:::sis
    C1["Alojamiento:
«Se factura a» = la EMPRESA"]:::caj
    C2["Minibar:
«Se factura a» = PERSONAL"]:::caj
    C3["Consumo sin identificar:
«Se factura a» = CONSUMIDOR FINAL"]:::caj
    CI["Botón «Cerrar»:
agrupa por destinatario del documento"]:::sis
    D1["Documento 1 -- Empresa"]:::ok
    D2["Documento 2 -- Personal"]:::ok
    D3["Documento 3 -- Consumidor final"]:::ok

    R1 --> U
    R2 --> U
    U --> C1 --> CI
    U --> C2 --> CI
    U --> C3 --> CI
    CI --> D1
    CI --> D2
    CI --> D3

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff

El reparto en documentos se hace al cerrar el folio, no al unificar. Unificar solo prepara el terreno: junta el consumo en un único sitio para que, al momento de cobrar, se pueda repartir con la libertad que haga falta -- que es justo el problema que resuelve tener una sola cuenta detrás de varios cuartos.

32 · El cierre nocturno

Por qué la cuenta de la noche se carga la noche anterior y no al salir. Es lo que hace posible bloquear el check-out con saldo pendiente -- ver la salida del huésped.

Cada madrugada, un proceso recorre los folios abiertos y les carga la noche que acaba de consumirse. El motivo no es técnico, es de este archipiélago: el huésped que sale hacia otra isla toma la lancha muy temprano, y a esa hora no hay tiempo de cuadrar nada en recepción -- ni de calcular cuánto cobrar, ni de esperar a que alguien confirme un precio. Si la noche se cargara al salir, esa persona se encontraría con un folio a medio hacer justo cuando tiene la maleta en la mano.

Cargando la noche ANTES, al amanecer la cuenta ya está completa. Lo único que queda por hacer es cobrar.

flowchart TD
    A["Pasa la medianoche:
la noche ya se durmió"]:::caj
    B["El proceso corre de madrugada,
después de medianoche y antes
de las primeras salidas"]:::sis
    C["Recorre cada folio ABIERTO"]:::sis
    D{"¿Tiene noches consumidas
hasta ayer sin cargar?"}:::sis
    E["Crea el cargo de esa noche,
al precio pactado con el huésped"]:::ok
    F["Nada que cargar:
sigue con el siguiente folio"]:::neu
    G["A las seis de la mañana
la cuenta ya está completa"]:::ok
    H["Recepción solo tiene
que cobrar"]:::caj

    A --> B --> C --> D
    D -->|sí| E --> G --> H
    D -->|no| F

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

Qué carga, y qué no

Solo las noches que de verdad se durmieron. El día de salida nunca se cobra -- es la regla del sector -- así que una estancia que hace check-out hoy no arrastra una noche de más: sus noches llegan hasta la víspera de la salida, no hasta hoy.

El precio que se carga es el que se pactó para esa noche en concreto -- el que ve el huésped en su estancia --, nunca el de catálogo. Si esa noche se negoció más barata con una agencia, o si es una noche de cortesía a costo cero, el cargo respeta ese precio: una noche de cortesía sí genera su línea, a cero, para que en la cuenta quede constancia de que esa noche existió y no parezca un hueco. A quién se le carga -- agencia o huésped -- se propone según la agencia que trae el folio, igual que ya propone la orden de venta del alojamiento; sigue siendo un campo que se puede corregir a mano mientras el cargo no esté facturado.

Si un folio tiene un problema puntual -- por ejemplo, el tipo de habitación se quedó sin producto con el que facturar -- ese folio se queda sin cargar y el resto de la casa sigue su curso con normalidad. El fallo no detiene la noche del hotel entero por culpa de una sola cuenta.

Qué pasa si el proceso NO corrió

Es el día en que este manual sirve de algo, así que conviene saber leer las señales sin tener que adivinar.

Lo que el cierre nocturno carga solo son las noches -- los cargos de origen «Alojamiento». Un trago, una lavandería o un box lunch no los carga ningún proceso automático: siguen siendo cargos manuales, y la regla de operación es apuntarlos CUANDO OCURREN, no confiarlos a la madrugada. A las seis de la mañana, con el huésped esperando la lancha, ya no queda quien se acuerde de qué se llevó de la nevera dos noches atrás.

33 · La noche de cortesía

Una estancia normal que no se cobra. Recepción la pide con un motivo, gerencia la aprueba o la rechaza, y solo entonces baja el precio.

La cortesía no es un tipo de estancia aparte, ni un camino distinto dentro del sistema. Es una estancia como cualquier otra: ocupa un cuarto y sale de la disponibilidad, tiene su ciclo completo de check-in y check-out, entra al parte de cocina porque el huésped desayuna igual, y toca limpieza al salir. Lo único que cambia es una cosa: el alojamiento no se cobra.

Quién pide y quién aprueba

El reparto es fijo y no se salta: recepción solicita, gerencia aprueba o rechaza. Que quien pide la cortesía también pudiera concederla anularía el control entero — bastaría con convencerse a uno mismo. Por eso pedir nunca equivale a conceder, y solo alguien del grupo de Hotel / Gerencia puede resolver una solicitud pendiente.

flowchart TD
    A["Recepción abre la estancia"]:::caj
    B["Escribe el motivo
en «Motivo de la cortesía»"]:::caj
    C{"¿Motivo escrito?"}:::sis
    D["No deja solicitar:
hace falta el motivo"]:::no
    E["«Solicitar cortesía»"]:::caj
    F["Estado de la cortesía:
«Pendiente de aprobación».
El precio NO se toca todavía"]:::neu
    G["Gerencia revisa"]:::caj
    H{"¿Aprueba o rechaza?"}:::sis
    I["«Rechazar»
(motivo de rechazo obligatorio)"]:::caj
    J["Vuelve a «Sin solicitar».
El precio nunca se tocó"]:::no
    K["«Aprobar cortesía»"]:::caj
    L{"¿Ya hay una orden
de venta facturada
para esta estancia?"}:::sis
    M["No se puede aprobar todavía:
hace falta una NOTA DE CRÉDITO
primero -- decisión de gerencia"]:::no
    N["Se cancela la orden de venta
del alojamiento, si existía"]:::sis
    O["Precio por noche = 0,00.
«Es cortesía» queda marcado.
Estado: «Aprobada»"]:::ok

    A --> B --> C
    C -->|no| D
    C -->|sí| E --> F --> G --> H
    H -->|rechaza| I --> J
    H -->|aprueba| K --> L
    L -->|sí, facturada| M
    L -->|no| N --> O

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

Por qué el motivo es obligatorio en los dos sentidos

No hay solicitud sin motivo escrito, y no hay rechazo sin motivo de rechazo. Una cortesía sin motivo es un regalo que al cierre del mes nadie puede explicar, y un rechazo sin motivo deja a recepción sin saber qué corregir para volver a intentarlo. Los dos quedan en el historial de la estancia, con quién y cuándo.

Qué pasa con la orden de venta que ya existía

La estancia genera su orden de venta al confirmarse, no al aprobarse la cortesía —eso ocurre días o semanas antes de que a alguien se le ocurra pedirla. Por eso, al aprobar, el sistema cancela esa orden si sigue viva: de lo contrario el alojamiento «regalado» seguiría siendo cobrable en Ventas, exactamente lo que la cortesía existe para evitar.

El precio se queda en 0,00 pase lo que pase

Una vez aprobada, cambiar el tipo de habitación de la estancia no le devuelve el precio de catálogo: el alojamiento se queda en 0,00 hasta que gerencia la revierta a propósito. Ver la cadena completa de prioridad del precio en sección 34.

Qué NO hace el sistema

• No existe una política de cortesías por volumen. No hay «una gratis cada N pasajeros» ni ningún cálculo automático a partir de cuántos cuartos vende una agencia. Cada cortesía es una decisión de gerencia, una por una.
• No aprueba sola por estar pendiente mucho tiempo. Una solicitud sin resolver se queda pendiente indefinidamente; nadie la aprueba por defecto.
• No cambia la disponibilidad ni la ocupación. El cuarto sigue contando como ocupado igual que cualquier estancia en el mismo estado; la cortesía no libera nada.

34 · Tarifas pactadas

Dos formas de que una agencia pague un precio distinto al de catálogo: un acuerdo que vive solo y cubre un rango de fechas, o un precio que se teclea una vez al bloquear un grupo.

Una agencia negocia con el hotel un precio para un tipo de cuarto. Hay dos caminos para que ese precio llegue a la estancia, y no son intercambiables: cada uno responde a una necesidad distinta.

El acuerdo por agencia

Es un registro propio: agencia, tipo de habitación, «Desde», «Hasta» y precio pactado. En cuanto existe, cualquier estancia nueva de esa agencia para ese tipo, con fecha de entrada dentro del rango, propone ese precio en vez del de catálogo — sin que recepción tenga que saber que el acuerdo existe.

flowchart TD
    A["Se crea el acuerdo:
agencia + tipo + rango de fechas + precio"]:::caj
    B["Llega una reserva nueva
de esa agencia"]:::caj
    C{"¿La fecha de entrada
cae dentro del rango
de algún acuerdo vigente
para ese tipo?"}:::sis
    D["Se propone el precio
pactado del acuerdo"]:::ok
    E["Se propone el precio
de catálogo, como siempre"]:::neu

    A --> B --> C
    C -->|sí| D
    C -->|no| E

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

Los acuerdos no se solapan

El sistema no deja crear dos acuerdos para la misma agencia y el mismo tipo de habitación si sus rangos de fechas se cruzan, ni siquiera un solo día. No hay «gana el más reciente» ni «gana el más específico»: un precio ambiguo es peor que ninguno, porque dos personas —o dos lecturas del mismo caso— podrían terminar cobrando distinto sin que nadie se dé cuenta de la diferencia.

El precio pactado al bloquear un grupo

El asistente que crea un bloqueo de grupo (ver sección 19) tiene su propio campo «Precio pactado por noche», opcional. En blanco, cada estancia del bloqueo sigue el camino normal de precio. Con un valor, ese precio baja a las N estancias del bloqueo tal cual si recepción lo hubiera tecleado a mano en cada una: queda fijo y sobrevive a un cambio de fechas después.

La cadena de prioridad del precio

Con la cortesía y el acuerdo de agencia sumados, la cadena completa que decide el precio por noche de una estancia es esta, de mayor a menor prioridad:

flowchart TD
    A{"¿La cortesía
está aprobada?"}:::sis
    B["Precio = 0,00.
Nada de lo de abajo aplica"]:::ok
    C{"¿«Precio por noche»
ya tiene algo
puesto a mano?"}:::sis
    D["Se respeta lo escrito
-- recepción o el bloqueo
de grupo lo fijaron"]:::ok
    E{"¿Hay un acuerdo
de agencia vigente
para este tipo
y esta fecha?"}:::sis
    F["Se propone el precio
pactado del acuerdo"]:::ok
    G["Se propone el precio
de catálogo del tipo"]:::neu

    A -->|sí| B
    A -->|no| C
    C -->|sí| D
    C -->|no| E
    E -->|sí| F
    E -->|no| G

    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

El detalle de cómo se propone el precio de catálogo y cómo se cuentan las noches está en sección 5; esta cadena la completa con los dos pasos que van antes del catálogo.

Qué NO hace el sistema

• No desempata entre dos acuerdos. No puede haberlos: el propio sistema impide crear un segundo acuerdo que se solape con uno vigente para la misma agencia y el mismo tipo.
• No aplica el acuerdo si la agencia no es la titular ni está en el campo «Agencia». Sin uno de los dos, no hay a quién preguntarle el acuerdo.
• No reparte el precio pactado del bloqueo por tipo de habitación. Es un precio único para las N estancias de esa corrida del asistente.

35 · Trabajar en lote

Marcar veinte cuartos limpios, hacer el check-in de un grupo entero o mandar diez estados de cuenta no debería costar veinte clics. Estas pantallas del hotel —limpieza, check-in, check-out, box lunch y los estados de cuenta de agencia (sección 27)— comparten el mismo camino de pantalla para hacer varias a la vez: seleccionar filas en el listado y lanzar la acción desde ⚙ Acción. Se explica ese camino una sola vez aquí; el resto del manual solo enlaza. Lo que NO comparten todas es qué pasa cuando una fila no puede —eso cambia según el daño de dejar algo a medias, y se explica más abajo.

Cómo se dispara

Siempre el mismo camino: en el listado (no en la ficha de una sola) se seleccionan las filas con la casilla de la izquierda, se abre el menú ⚙ Acción arriba de la lista, y se elige la acción en lote que corresponda. No hay un botón aparte por cada pantalla: es el mismo engranaje que ya usas para exportar o para archivar.

Lo que hace el sistema al pulsar la acción es lo mismo en las cinco pantallas: revisa fila por fila contra el estado de ahora mismo —no el que tenía la fila cuando abriste el asistente, por si otro mostrador la tocó mientras tanto— y arma el resumen antes de tocar nada. El siguiente diagrama muestra el camino de limpieza, check-in, check-out y box lunch (la familia «todo o nada»); el de estados de cuenta se explica aparte, justo debajo.

flowchart TD
    A["Listado (no la ficha de una sola)"]:::caj
    B["Marcar la casilla
de varias filas"]:::caj
    C["Menú ⚙ Acción
→ la acción en lote"]:::caj
    D["El sistema revisa
fila por fila"]:::sis
    E{"¿Alguna fila
no puede procesarse?"}:::sis
    F["BLOQUEO GENERAL:
no se aplica NINGUNA,
dice cuál estorba y por qué"]:::no
    G["Se corrige esa fila
o se la deja fuera
de la selección"]:::caj
    H["Se repite la selección
sin la fila que estorbaba"]:::caj
    I["Pasan TODAS"]:::ok

    A --> B --> C --> D --> E
    E -->|sí| F --> G --> H --> C
    E -->|no| I

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

Antes de aplicar nada, el asistente enseña el detalle fila por fila: cuáles va a mover y cuáles no, con el motivo. Recepción o la camarera lo ven antes de confirmar, no lo descubren después.

Dos reglas distintas, según qué se pierde si algo queda a medias

La corrección, en las cuatro de «todo o nada», es siempre la misma: sacar de la selección la fila que estorba (o arreglarla) y volver a lanzar la acción sobre el resto. No hace falta repetir toda la selección desde cero, solo quitar la fila conflictiva.

Qué NO hace

• No inventa datos que falten. Una acción en lote hace lo mismo que harías fila por fila, a la vez; no rellena un campo obligatorio que dejaste vacío.
• No mezcla lotes de pantallas distintas. No puedes seleccionar cuartos y estancias juntos y esperar una sola acción para los dos.
• No es una cola en segundo plano. Se procesa al momento, delante tuyo; con una selección muy grande, esperas a que termine antes de seguir.

36 · El walk-in

Alguien llega al mostrador sin haber reservado antes y pide cuarto ahí mismo. No es una pantalla nueva: es un atajo sobre la reserva de siempre, para no tener que llenarla entera con el huésped esperando parado.

Menú Hotel → Walk-in, junto al Tablero del Día. Abre el formulario normal de una estancia (sección 10), con tres cosas ya puestas para no teclearlas: el origen en «Walk-in», la entrada en hoy y la salida en mañana. Son solo el punto de partida —si el huésped se queda tres noches, se corrige la salida antes de guardar, igual que en cualquier reserva—.

El atajo «Walk-in: entrar ya»

Cuando el cuarto físico ya quedó elegido al llenar el formulario, en la tarjeta del Tablero del Día aparece el botón «Walk-in: entrar ya»: confirma la reserva y hace el check-in en un solo clic, en vez de pulsar «Confirmar» y después «Check-in» por separado.

Las dos acciones —confirmar y entrar— corren en el mismo clic, y si la segunda falla la primera también se deshace: no queda una reserva confirmada sin huésped adentro por culpa de un problema a mitad de camino.

flowchart TD
    A["Llega alguien sin reserva"]:::caj
    B["Hotel → Walk-in"]:::caj
    C["Formulario de estancia,
con entrada=hoy y salida=mañana
ya puestas"]:::sis
    D{"¿Se eligió el
cuarto físico?"}:::sis
    E["Se guarda la reserva
«Propuesta»"]:::caj
    F["Aparece «Walk-in: entrar ya»
en la tarjeta del Tablero"]:::ok
    G["Confirmar + Check-in
en un solo clic"]:::caj
    H["Huésped adentro,
folio abierto"]:::ok
    I["Sin el botón: Confirmar,
asignar cuarto, Check-in
por separado"]:::caj

    A --> B --> C --> D
    D -->|sí| E --> F --> G --> H
    D -->|no| E --> I --> H

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff

Qué NO hace

• No es un tipo de reserva distinto. Por dentro es la misma estancia de siempre, con «Walk-in» anotado en «Origen» —sirve para los informes, no cambia ninguna regla del ciclo.
• No comprueba disponibilidad antes de abrir el formulario. El sistema la comprueba igual que en cualquier reserva, al guardar (sección 10): si no queda cuarto del tipo elegido, avisa entonces, no antes.
• No reemplaza el walk-in de grupo. Para varias personas que llegan juntas sin reserva, cada una sigue siendo una estancia — no hay una versión «en lote» de este atajo.

37 · Los avisos por WhatsApp (hotel)

Matiz sobre WhatsApp (opcional) ↗ Manual General: los avisos propios del hotel que salen solos, sin que nadie escriba un mensaje a mano. Lo de mandar, recibir y vincular el número ya está explicado allá y no se repite aquí.

Son avisos automáticos, distintos de escribirle a un huésped desde su ficha. Pasa algo en el sistema —se confirma una reserva, llega la víspera de una salida de excursión, amanece un día nuevo— y, si está configurado, sale solo un WhatsApp sin que recepción tenga que abrir nada.

Los cuatro avisos del hotel

Todo pasa por el mismo mecanismo que usa cualquier otro aviso del sistema: Ajustes → Notificaciones. No hay un interruptor propio del hotel ni una pantalla aparte para estos cuatro avisos.

flowchart TD
    A["Pasa algo: se confirma
una reserva, amanece,
llega la víspera del box lunch"]:::sis
    B["El sistema busca si hay
una SUSCRIPCIÓN para ESE aviso"]:::sis
    C{"¿Existe la suscripción,
con canal WhatsApp marcado?"}:::sis
    D["No sale nada.
El aviso nace así:
hay que crearla a mano"]:::no
    E{"¿El destinatario
tiene celular cargado?"}:::sis
    F["No sale nada para esa persona.
Sin número no hay a dónde mandarlo"]:::no
    G["Entra en la cola
del sistema y sale solo"]:::ok

    A --> B --> C
    C -->|no| D
    C -->|sí| E
    E -->|no| F
    E -->|sí| G

    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

Qué NO hace

• No reemplaza mirar el Tablero o el listado de tareas. El WhatsApp es un recordatorio, no la fuente de verdad: limpieza y cocina siguen teniendo que abrir su pantalla (sección 22, sección 23).
• No manda nada retroactivo. Encender la suscripción hoy no reenvía los avisos de reservas ya confirmadas antes.

38 · El documento de identidad y las incidencias de la estancia

Dos expedientes que se guardaban sueltos —en el celular de recepción, en el chat de algún grupo— y ahora tienen un sitio fijo, cada uno colgado de lo que le corresponde: el documento es de la persona, la incidencia es del hecho.

El documento de identidad: se guarda del huésped, no de la reserva

En la pestaña «Huéspedes» de la estancia (sección 17), cada fila ya tenía «Tipo de Documento» y «Número de Documento». Ahora, además, se puede subir la foto o el escaneo del pasaporte (o cédula) con el botón «Documento de identidad» de esa misma fila.

Para que «siga estando» de verdad hace falta una condición: que esa fila de huésped tenga un contacto propio («Nombre» ligado a un «Contacto», no solo texto libre). Con contacto puesto, el botón «Documentos» de la ficha encuentra también los que se subieron en visitas anteriores de esa misma persona —no hace falta volver a subirlo—. Sin contacto propio —un acompañante que solo tiene el nombre a mano— no hay manera de saber que es la misma persona la próxima vez, y el documento se queda solo en esa visita.

Las incidencias: se guardan de la estancia, no del cuarto ni del folio

Un desperfecto, un reclamo, algo que hay que dejar por escrito con evidencia. No hay un formulario nuevo que llenar: se sube la foto o el acta escaneada directo al chatter —el historial de mensajes y adjuntos— de la ficha de la estancia, igual que ya se adjunta cualquier archivo a cualquier registro del sistema.

Por qué la estancia y no el cuarto ni el folio:

• No es el cuarto: el cuarto físico pasa por cientos de huéspedes distintos. Colgar ahí la foto del desperfecto perdería el contexto de quién dormía, qué fechas, con qué agencia.
• No es el folio: la cuenta se cierra, se factura, a veces se unifica con otra (sección 31). Un reclamo puede llegar semanas después de que el huésped ya pagó y se fue, y tiene que sobrevivir a que el folio ya no exista como tal.
• Sí es la estancia: el hecho que existe siempre, pase lo que pase después con la cuenta o con el cuarto.

A diferencia del documento de identidad, la incidencia no lleva la restricción de «dato personal»: cualquiera con acceso normal a Documentos la puede ver, porque es del hecho, no de una persona.

flowchart TD
    A["Documento de identidad"]:::caj
    B["Sube en la fila del huésped,
pestaña «Huéspedes»"]:::caj
    C{"¿Ese huésped tiene
contacto propio?"}:::sis
    D["Se encuentra también
en su próxima visita"]:::ok
    E["Solo queda en
esta visita"]:::avi
    F["Visible solo para
Recepción y Gerencia"]:::sis

    G["Incidencia (desperfecto, reclamo)"]:::caj
    H["Foto o acta al chatter
de la ESTANCIA"]:::caj
    I["El sistema clasifica sola:
foto vs. acta"]:::sis
    J["Visible para cualquiera
con acceso a Documentos"]:::ok

    A --> B --> C
    C -->|sí| D
    C -->|no| E
    B --> F

    G --> H --> I --> J

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff

Qué NO hace

• No avisa a nadie. Subir el documento o la foto de una incidencia no manda ningún WhatsApp ni notificación (sección 37 lista los cuatro avisos que sí existen, y ninguno es este).
• No borra el documento anterior. Un huésped que repite tiene un documento por cada estancia en la que lo trajo, no uno solo que se reescribe: quien busque «la cédula de Fulano» ve de un vistazo en qué visita se tomó cada una.
• No abre carpeta propia sin que Documentos esté configurado. Sin la carpeta de identidad o de incidencias configurada en Ajustes de la compañía, no se crea nada — mejor eso a un archivo huérfano.

39 · Caso: se cancela una reserva que ya se cobró

El cuarto se libera con un clic. El dinero no se mueve solo: son dos pasos distintos y el segundo lo hace una persona.

La reserva estaba pagada por adelantado —la agencia transfirió, o el huésped dejó su anticipo— y ahora no viene. Cancelar la estancia es inmediato y no pregunta nada sobre el dinero: el sistema libera el cuarto para que se pueda vender otra vez y ahí se detiene. Todo lo que ya entró en caja sigue exactamente donde estaba. Quien crea que cancelar devuelve la plata, va a descubrir el error semanas después, cuadrando la cartera.

Quién interviene

flowchart LR
    HUE(["Huésped o agencia"]):::act
    REC(["Recepción"]):::act
    CON(["Contabilidad"]):::act
    UC["Se cancela una reserva
que ya estaba cobrada"]:::uc
    HUE --> UC
    REC --> UC
    UC --> CON
    UC -.->|se apoya en| S1["Cancelar o marcar
«no se presentó»"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S2["Anticipos y depósitos
de garantía"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S3["De la estancia a la factura"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S4["La cartera y la cuenta
de la agencia"]:::ref
    classDef act fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef uc  fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111
    classDef ref fill:#fff,stroke:#9CA3AF,color:#374151

Cancelar la estancia lo hace Hotel / Recepción. Devolver el dinero, en cambio, toca documentos contables: la nota de crédito pide el permiso de facturación, y la devolución del anticipo se hace desde el propio anticipo. La sección «Quién puede qué» tiene el reparto completo.

Paso uno: cancelar la estancia

Botón «Cancelar» en la ficha de la estancia. Antes de hacer nada pide confirmación: «Se cancela la estancia y se libera el cuarto para las noches que todavía no se vivieron. ¿Confirmas?». Fíjate en la letra pequeña de ese mensaje: las noches que todavía no se vivieron. Lo que ya pasó, pasó.

Y si lo que corresponde no es cancelar sino cobrar la penalidad porque el huésped sencillamente no apareció, el botón es otro: «No se presentó». La diferencia entre los dos está en la sección «Cancelar o marcar «no se presentó»», y elegir mal cuesta dinero.

Paso dos: el dinero. Aquí se decide

flowchart TD
    A["La reserva ya cobrada
se cancela"]:::caj
    B["Botón «Cancelar» → confirmar"]:::caj
    C["Estado «Cancelada».
Cuarto libre"]:::ok
    D["El dinero NO se mueve"]:::avi
    E{"¿Qué documento
tiene el dinero?"}:::sis
    F["Factura ya autorizada
por el SRI"]:::neu
    G["Solo un anticipo,
sin factura"]:::neu
    H["El cliente va a volver"]:::neu
    I["NOTA DE CRÉDITO"]:::caj
    J["En el anticipo:
«Devolver No Usado»"]:::caj
    K["Asistente «Devolver Anticipo»
→ botón «Devolver»"]:::caj
    L["No se hace nada:
queda como saldo a favor"]:::ok
    M["Nace el pago de vuelta"]:::sis
    N["La cuenta del cliente
queda cuadrada"]:::ok

    A --> B --> C --> D --> E
    E --> F --> I --> N
    E --> G --> J --> K --> M --> N
    E --> H --> L

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

El camino que NO hay que tomar

La tentación, cuando la estancia ya tiene orden de venta, es ir a la orden e intentar cancelarla desde ahí. Con una factura activa detrás, eso no funciona: el sistema responde que la orden «…tiene facturas activas: Debe cancelar primero todas las facturas relacionadas». No es un obstáculo que haya que rodear — es el sistema diciendo que el documento fiscal manda. El camino bueno es el de la tabla de arriba: nota de crédito si hay factura, devolución si solo hay anticipo.

Resumen para el mostrador

40 · Caso: el huésped consume del bar y quiere que se lo carguen al cuarto

«Apúntemelo a la habitación» ya no se resuelve a mano ni fuera del sistema: existe la cuenta del cuarto, y se abre sola.

La cuenta del cuarto es el folio (sección 29): se abre sola en el check-in (sección 13) y ahí se le carga cada consumo, con quién responde de pagarlo y a nombre de quién se factura. No hace falta esperar a que el huésped se vaya para anotarlo, ni pasar por la orden de venta: el cargo se apunta directo en el folio, en el momento en que ocurre.

Quién interviene

flowchart LR
    HUE(["Huésped"]):::act
    BAR(["Bar o bazar"]):::act
    REC(["Recepción"]):::act
    UC["El huésped consume fuera del cuarto
y se le carga al folio"]:::uc
    HUE --> UC
    BAR --> UC
    REC --> UC
    UC -.->|se apoya en| S1["El folio: la cuenta
de la habitación"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S2["De la estancia a la factura"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S3["Cobrar en caja"]:::ref
    classDef act fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef uc  fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111
    classDef ref fill:#fff,stroke:#9CA3AF,color:#374151

Paso a paso

flowchart TD
    A["El huésped consume:
«cárguemelo al cuarto»"]:::caj
    B["Se abre el FOLIO de la
habitación (pestaña «Cargos»)"]:::caj
    C["Se añade la línea: el producto
autocompleta nombre, precio
e impuestos"]:::caj
    D["Se elige quién responde
(«Huésped» por defecto,
o «Agencia»)"]:::caj
    E["Se propone solo a nombre
de quién se factura —se
puede cambiar"]:::sis
    F["El cargo queda «Pendiente»:
suma al total del folio"]:::ok
    G["Al cerrar la cuenta (salida
o cierre manual), se reparte
por destinatario"]:::sis
    H["Mismo destinatario que el
alojamiento: se AÑADE a
SU orden, no nace otra"]:::ok
    I["Destinatario distinto:
nace una orden aparte"]:::ok
    J["Se cobra por la Caja de
Cobros, como siempre"]:::ok
    K["Si nadie carga la línea,
el consumo NO se factura"]:::avi

    A --> B --> C --> D --> E --> F --> G
    G --> H --> J
    G --> I --> J
    B -.->|se olvidó cargar| K

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff

Los pasos, con detalle

El orden de los pasos ya no se puede invertir por accidente: mientras el folio esté abierto, sus órdenes no se pueden facturar sueltas (sección 26), así que no hay forma de cobrar el alojamiento y dejar fuera un consumo que todavía no se había cargado.

Ya no hace falta permiso de Ventas para esto

Lo que recepción no puede hacer es borrar un cargo: solo anularlo. La línea queda tachada en el folio, con quién la anuló y cuándo — igual que cargarla, cuesta un clic y un nombre. Borrar de verdad es cosa de gerencia, y solo mientras el cargo siga pendiente: uno ya facturado no se borra ni se anula, se deshace con una nota de crédito.

Lo que esto implica, y hay que asumirlo

• Ya se puede consultar lo que lleva gastado un huésped. El folio muestra el total, lo facturado y lo pendiente en todo momento, no solo al final de la estadía.
• No hay una caja del bar conectada al sistema. Quien atiende el bar o el bazar sigue avisando a recepción —o carga la línea ella misma, si tiene acceso al folio—: no hay un punto de venta que registre el consumo solo.
• Si nadie carga la línea, el consumo no se factura. El sistema no lo echa de menos: para él la cuenta está completa con lo que tiene apuntado.
• Cargar cuando ocurre sigue siendo la regla. A las seis de la mañana, con el huésped esperando la lancha, ya no hay quien se acuerde de lo que se consumió la noche anterior.

Una cosa que se parece y no es esto

41 · Caso: dos cuartos, una cuenta, tres facturas

El caso que obligó a separar QUIÉN RESPONDE de A NOMBRE DE QUIÉN se factura. Dos habitaciones se cargan juntas y, al salir, cada cosa termina en el documento que le corresponde.

Roberto Andrade viaja con Diego, un colega de la misma empresa, Corporación Insular S.A. Roberto hace la reserva de las dos habitaciones y queda como titular de las dos —no hay agencia de por medio, paga la empresa por transferencia y Roberto responde del consumo extra. Durante la estadía cada cuarto tiene su propia cuenta; al salir, Roberto quiere una sola gestión de cobro pero tres papeles distintos: el alojamiento y una cena de trabajo a nombre de la empresa, lo que él tomó del minibar a su nombre personal, y unos tragos que se sirvió Diego con unos amigos, sin identificación, a consumidor final. Es exactamente el caso que no cabía en el sistema hasta que el cargo dejó de tener un solo destinatario posible. Cada cuarto tiene su propio folio —la cuenta abierta de la habitación (sección 29)— y es de ahí de donde sale todo lo que sigue.

Quién interviene

flowchart LR
    HUE(["Roberto (titular
de los dos cuartos)"]):::act
    REC(["Recepción"]):::act
    CAJ(["Caja de Cobros"]):::act
    UC["Dos cuartos, una cuenta,
tres facturas"]:::uc
    HUE --> UC
    REC --> UC
    UC --> CAJ
    UC -.->|se apoya en| S1["El folio: la cuenta
de la habitación"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S2["Unificar cuentas"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S3["La salida del huésped"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S4["Los cuatro caminos
de una venta"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S5["Cobrar en caja"]:::ref
    classDef act fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef uc  fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111
    classDef ref fill:#fff,stroke:#9CA3AF,color:#374151

Primero: por qué estos dos folios SÍ se pueden unificar

Unificar (sección 31) solo junta folios abiertos y del mismo pagador — mismo titular y misma agencia, vacía incluida. Roberto es titular de las dos reservas y ninguna trae agencia: por eso el sistema deja unificarlas. Si Diego hubiera reservado su cuarto por su cuenta —titular distinto— esta unificación no se ofrecería: las líneas de uno acabarían facturadas al otro, y eso es exactamente lo que el asistente está para impedir.

Paso a paso

flowchart TD
    A["Roberto reserva 2 cuartos,
titular de los dos, sin agencia"]:::caj
    B["Confirmar la reserva:
nacen 2 órdenes de alojamiento,
las dos a nombre de Roberto"]:::sis
    C["Check-in de los 2 cuartos:
se abren 2 FOLIOS,
mismo titular, sin agencia"]:::sis
    D["Durante la estadía: minibar,
cena de trabajo, tragos de Diego —
cada cargo propone a Roberto"]:::caj
    E["Roberto pide una sola cuenta"]:::caj
    F["Recepción: «Unificar folios»,
elige el folio principal"]:::caj
    G{"¿Mismo titular y misma
agencia en los dos folios?"}:::sis
    H["BLOQUEO: dice qué campo
no coincide"]:::no
    I["Folio absorbido → CERRADO
y enlazado al principal.
Sus cargos pendientes viajan"]:::ok
    J["Antes de salir: paso
«La cuenta» — se ajusta
«Se factura a» línea por línea"]:::caj
    K["Alojamiento + cena →
Corporación Insular S.A."]:::neu
    L["Minibar de Roberto →
Roberto (personal)"]:::neu
    M["Tragos de Diego →
Consumidor Final"]:::neu
    N["Paso «El reparto»:
3 grupos, 3 documentos"]:::sis
    O["«Emitir y cobrar»:
3 órdenes de venta"]:::ok
    P{"¿Pendiente de Roberto
(guest) llegó a cero?"}:::sis
    Q["BLOQUEO de salida:
falta cobrar su parte"]:::no
    R["Cada cuarto hace su
propio check-out y libera
su habitación"]:::ok

    A --> B --> C --> D --> E --> F --> G
    G -->|no| H
    G -->|sí| I --> J --> K
    J --> L
    J --> M
    K --> N
    L --> N
    M --> N
    N --> O --> P
    P -->|no| Q
    P -->|sí| R

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

Por qué el reparto sale en tres documentos y no en uno

Cada cargo del folio lleva escritas dos cosas distintas, y ese es el corazón de este caso: quién responde del pago y a nombre de quién se emite el documento. En toda la cuenta unificada, quien responde es Roberto —es lo único que decide si se frena su salida—; pero a nombre de quién se factura cambia línea por línea, y eso es lo que Roberto pide ajustar antes de cerrar. El cierre agrupa por a nombre de quién, así que salen tantas órdenes como nombres distintos haya:

Y el check-out, cuarto por cuarto

El folio quedó unificado, pero las habitaciones son dos, y cada una libera su cuarto por su lado: liberar las dos con un solo clic escondería cuál de las dos se quedó sin revisar. Como al momento de emitir ya se repartió, se facturó y se cobró todo por los caminos de siempre (sección «Cobrar en caja» ↗ Manual General), el proceso de salida de la segunda habitación no encuentra nada pendiente y va directo a liberar (sección 30).

Lo que el sistema NO hace

• No reasigna solo quién responde al unificar. Unificar mueve cargos de cuenta; no cambia una sola vez «lo paga la agencia» por «lo paga el huésped» ni al revés. Eso se decide línea por línea, igual que antes de unificar.
• No adivina el reparto por ti. Los tres grupos de este caso salieron porque alguien cambió «Se factura a» en cada línea. Sin ese paso, todo habría salido a nombre de Roberto —el mismo destinatario que se propuso al cargarlo.
• No permite reabrir el folio absorbido para seguir cargando ahí. Un consumo posterior de Diego o de Roberto se apunta en el folio principal: el absorbido quedó cerrado y enlazado, no es una cuenta viva.
• No junta en una sola factura destinatarios distintos. Empresa, Roberto y consumidor final son tres personas jurídicas distintas: son, por definición, tres documentos.

42 · Caso: el huésped se va antes, o se queda más noches

Lo que estaba reservado ya no es lo que va a pasar: adelanta la salida, o pide una noche más. Cambiar las fechas es fácil; lo delicado es cuándo las cambias.

En el mostrador esto ocurre a diario. El huésped adelanta el vuelo y se va dos noches antes, o al revés: le cancelan la salida a otra isla y necesita quedarse. No hay ningún botón de «alargar» ni de «acortar»: las fechas se editan directamente en los campos «Entrada» y «Salida» de la ficha de la estancia. Con eso basta, y el sistema se encarga del resto… hasta cierto punto, que es justo lo que hay que entender antes de tocar nada.

Quién interviene

flowchart LR
    HUE(["Huésped"]):::act
    REC(["Recepción"]):::act
    CON(["Contabilidad"]):::act
    UC["El huésped cambia las noches
que va a dormir"]:::uc
    HUE --> UC
    REC --> UC
    UC --> CON
    UC -.->|se apoya en| S1["Crear una reserva"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S2["Disponibilidad y
sobrecupo consentido"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S3["Check-out"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S4["De la estancia a la factura"]:::ref
    classDef act fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef uc  fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111
    classDef ref fill:#fff,stroke:#9CA3AF,color:#374151

Editar las fechas de una estancia lo puede hacer quien tenga el permiso de Hotel / Recepción. No hace falta ningún rol contable para cambiarlas — lo que sí puede hacer falta un rol contable es arreglar lo que quedó facturado de más o de menos, y ahí está el problema de este caso.

Paso a paso

flowchart TD
    A["El huésped avisa del cambio"]:::caj
    B["Recepción abre la ficha
de la estancia"]:::caj
    C["Cambia «Entrada», «Salida»
o las dos"]:::caj
    D{"¿La salida es posterior
a la entrada?"}:::sis
    D2["BLOQUEO: la salida tiene que
ser posterior a la entrada"]:::no
    E{"¿Se recortan noches que
el huésped YA durmió?"}:::sis
    E2["BLOQUEO: «No se puede acortar
una estancia por debajo de lo
que el huésped ya durmió»"]:::no
    F{"¿La estancia ya está
en «Salida»?"}:::sis
    F2["BLOQUEO: «no se le pueden
añadir noches»
→ va una estancia NUEVA"]:::no
    G{"¿El cuarto está libre esas
noches y caben las camas?"}:::sis
    G2["BLOQUEO: solape con otra
reserva, o sobrecupo"]:::no
    H["El sistema recalcula noches,
importe de la estancia
y disponibilidad"]:::sis
    I{"¿Ya se pulsó «Facturar»?"}:::sis
    J["Listo. La orden se creará
con las noches nuevas"]:::ok
    K["AVISO: la orden de venta sigue
con las noches VIEJAS"]:::avi
    L["Corregir la línea de la orden
antes de cobrar"]:::caj
    M["Si la factura ya está autorizada:
nota de crédito"]:::caj

    A --> B --> C --> D
    D -->|no| D2
    D -->|sí| E
    E -->|sí| E2
    E -->|no| F
    F -->|sí| F2
    F -->|no| G
    G -->|no| G2
    G -->|sí| H --> I
    I -->|todavía no| J
    I -->|sí, hay orden| K --> L
    K --> M

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    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

Lo que te va a frenar, y qué significa cada aviso

El caso más frecuente: «una noche más» cuando ya se le hizo el check-out

Es lo que más pasa, y por eso conviene tenerlo claro de antemano. El huésped entregó la llave, alguien pulsó «Check-out»… y media hora después vuelve al mostrador porque le cancelaron el cupo del barco. Esa estancia ya está cerrada y no se alarga. No es un capricho del sistema: al hacer el check-out la estancia dejó de ocupar el cuarto, nació la tarea de limpieza de salida y la disponibilidad se liberó — alargar hacia atrás dejaría todo eso en un estado imposible.

El camino correcto es crear una estancia nueva con el mismo titular, desde la fecha de hoy y por las noches que se quede, tal como está descrito en la sección «Crear una reserva». Si el huésped se queda en el mismo cuarto, eso ya está limpio de paso. Y si el patrón se repite —el huésped se va a otra isla y vuelve más adelante— eso tiene su propio tratamiento en la sección «El segundo ingreso: el huésped va a otra isla y vuelve».

Qué recalcula el sistema… y qué no

La razón es sencilla y conviene saberla: la línea de la orden se crea una sola vez, en el momento en que se pulsa «Facturar», y después nada la vuelve a tocar. Es una foto de la estancia tomada ese día. La sección «De la estancia a la factura» lo cuenta con detalle.

La regla que hay que llevarse

Las fechas se cambian ANTES de facturar. Mientras la estancia no tenga orden de venta, mover las fechas es gratis: el sistema recalcula todo y no queda rastro de nada mal. Una vez creada la orden, lo que haces ya no es un cambio de fechas, es una corrección de documento, y esa cuesta trabajo, permisos y —si la factura ya está autorizada— un documento fiscal más.

En la práctica, el orden bueno del mostrador es: el huésped confirma cuándo se va → se ajustan «Entrada» y «Salida» → recién ahí se pulsa «Facturar» → se cobra.

43 · Caso: el huésped discute un cargo al salir

El proceso de salida se puede parar en cualquier paso. Y lo que se quita de una cuenta no desaparece: queda anulado, con quién lo quitó y cuándo.

Carlos revisa su cuenta —el folio, la cuenta abierta de la habitación (sección 29)— antes de irse y no reconoce un cargo: un trago que dice no haber pedido, cargado al cuarto equivocado la noche anterior. Recepción no tiene que decidir sobre la marcha entre «cobrárselo igual» o «borrarlo y ya está» — ninguna de las dos es el camino. El proceso de salida (sección 30) se detiene exactamente donde está, se revisa el cargo, y lo que corresponda se hace dejando rastro de quién lo hizo.

Quién interviene

flowchart LR
    HUE(["Carlos (huésped)"]):::act
    REC(["Recepción"]):::act
    GER(["Gerencia"]):::act
    UC["El huésped discute
un cargo al salir"]:::uc
    HUE --> UC
    REC --> UC
    UC --> GER
    UC -.->|se apoya en| S1["El folio: la cuenta
de la habitación"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S2["La salida del huésped"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S3["Los cuatro caminos
de una venta"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S4["Caso: te equivocaste
en una factura que ya salió"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S5["Cobrar en caja"]:::ref
    classDef act fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef uc  fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111
    classDef ref fill:#fff,stroke:#9CA3AF,color:#374151

Paso a paso

flowchart TD
    A["Carlos, en el paso «La cuenta»
de la salida, no reconoce un cargo"]:::caj
    B["Recepción PARA el proceso ahí mismo.
Nada se emite ni se cobra todavía"]:::caj
    C{"¿El cargo sigue
PENDIENTE, sin facturar?"}:::sis
    D["Recepción revisa —llama a
quien lo cargó, mira la hora—
y confirma que es un error"]:::caj
    E["«Anular»: la línea queda
marcada, NO borrada,
con quién y cuándo"]:::ok
    F["El total del folio
se recalcula solo"]:::sis
    G["BLOQUEO: «ya está facturado,
no se puede anular aquí»"]:::no
    H["Hace falta NOTA DE CRÉDITO
del documento —pide el grupo
de Facturación, que recepción
también tiene—"]:::caj
    I{"¿La corrección se resuelve
antes de que Carlos
tenga que irse?"}:::sis
    J["Se sigue el proceso de
salida normal, ya con
la cuenta corregida"]:::ok
    K["«Confirmar sin Pago»:
pide autorización y deja
constancia de quién la dio"]:::avi
    L["Carlos se va. Lo emitido
queda por cobrar, con
el disputado ya aparte"]:::ok

    A --> B --> C
    C -->|sí| D --> E --> F --> I
    C -->|no| G --> H --> I
    I -->|sí| J
    I -->|no, no hay tiempo| K --> L

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    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
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Un cargo no se borra: se anula

Aunque Carlos tenga toda la razón, la línea del trago no se elimina de la cuenta. Se marca anulada, y quedan registrados quién la anuló y cuándo. Es la misma regla de fondo en todo el sistema: un cargo que desaparece sin dejar huella es el hueco por donde se va la plata en un mostrador, y da igual que esta vez el motivo sea legítimo. Anular tiene que costar lo mismo que cargar —un clic y un nombre—, así que el motivo es un campo libre, no obligatorio: exigirlo llevaría a que alguien deje el cargo puesto en vez de anularlo, que es peor.

Cuando la lancha no espera a que se resuelva

A veces la duda no se aclara en cinco minutos: hay que revisar con el bar, comparar con otra noche, o rastrear el comprobante que lo confirme. Si Carlos no puede quedarse a que eso termine, el proceso no se salta la regla de «no se sale debiendo» inventando un botón nuevo: usa el que ya existe. «Confirmar sin Pago» deja emitido el documento con lo que sí está claro, pide autorización a quien tenga ese permiso y deja constancia de quién la dio. Carlos se va con la parte disputada todavía sin resolver, pero con rastro de que alguien decidió dejarlo ir así — no con el cargo escondido ni con el guard de salida saltado en silencio.

Lo que el sistema NO hace

• No deja que recepción borre nada. Desde el mostrador solo hay un camino para quitar un cargo: anularlo. Borrar un cargo pendiente es cosa de gerencia, y aun así no es lo que corresponde aquí: borrar es para limpiar un error de tecleo recién cometido, no para un cargo que el huésped ya cuestionó — ese se anula, para que quede el rastro de qué pasó.
• No deja avanzar el proceso de salida solo. Si recepción no toca nada, la cuenta se queda exactamente donde estaba: nada se emite mientras la duda sigue abierta.
• No resucita un cargo anulado. Si después resulta que Carlos sí lo pidió, se carga una línea nueva; la anulada se queda como el rastro de la primera vez que se cuestionó.
• No confunde «pendiente de cobrar» con «perdonado». Lo que sale con «Confirmar sin Pago» sigue siendo una deuda real, visible en cartera, hasta que alguien la cobre o se corrija con una nota de crédito.

44 · Caso: el huésped se va a las seis de la mañana para la lancha

A esa hora no hay tiempo de cuadrar nada. Y no hace falta: la cuenta ya quedó cerrada mientras todos dormían.

Marina se aloja tres noches, sin agencia, y sale hacia Isabela en la lancha de las seis. A esa hora no hay margen para que alguien se ponga a calcular cuánto costó la última noche, sume el bar de anoche y arme una factura con el equipaje ya en la puerta. Antes de que exista el cierre nocturno (sección 32), la cuenta de esa última noche ni siquiera estaría cargada todavía a esa hora. Con él, sí: el folio (sección 29) ya está completo desde antes del amanecer, y lo único que queda por la mañana es cobrar lo que ya se sabe, entregar el box lunch y la llave.

Quién interviene

flowchart LR
    HUE(["Marina (huésped)"]):::act
    SIS(["Cierre nocturno
(proceso automático)"]):::act
    REC(["Recepción"]):::act
    UC["El huésped se va a las seis
de la mañana para la lancha"]:::uc
    HUE --> UC
    SIS --> UC
    REC --> UC
    UC -.->|se apoya en| S1["El cierre nocturno"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S2["El folio: la cuenta
de la habitación"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S3["La salida del huésped"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S4["Cobrar en caja"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S5["Box lunch y parte
de cocina"]:::ref
    classDef act fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef uc  fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111
    classDef ref fill:#fff,stroke:#9CA3AF,color:#374151

La noche antes: lo que corre solo

flowchart TD
    A["Durante la estadía: el bar,
un tour, se cargan al folio
EN EL MOMENTO en que ocurren"]:::caj
    B["Madrugada: cierre nocturno
carga la última noche de Marina
—la que se acaba de consumir—"]:::sis
    C["El folio queda COMPLETO:
las 3 noches + todo lo cargado
a tiempo, antes del amanecer"]:::ok
    D["Recepción pide el box lunch
para las 5:30, la noche anterior
(Hotel → Box lunch)"]:::caj

    A --> B --> C
    A -.-> D

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff

A las cinco y media: el mostrador

flowchart TD
    A["Marina baja con el equipaje,
antes de las seis"]:::caj
    B["Recepción abre «Salida»
desde la estancia, el tablero
o el Panel de Cobros"]:::caj
    C{"¿Un solo destinatario
y un solo responsable?"}:::sis
    D["Camino CORTO: una pantalla,
un botón «Cobrar y Liberar»"]:::ok
    E["Camino largo: revisar la
cuenta paso a paso"]:::avi
    F{"¿Puede quien atiende
cobrar ahora mismo?"}:::sis
    G["Se dice ANTES de emitir nada:
sesión de caja o perfil de cajero"]:::no
    H["Emite el documento,
libera el cuarto y lleva
directo al cobro"]:::ok
    I["Pago: efectivo, tarjeta,
lo que sea. Recibo impreso"]:::ok
    J["Se entrega el box lunch
y la llave. Marina se va
a las 5:50"]:::ok

    A --> B --> C
    C -->|sí, es lo normal aquí| D --> F
    C -->|no| E --> F
    F -->|no puede| G
    F -->|sí| H --> I --> J

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

Como Marina no tiene agencia y todo lo suyo quedó a nombre del mismo destinatario, el asistente de salida (sección 30) abre directo en el camino corto: una sola pantalla dice a quién se factura, cuánto es y con qué documento, con un único botón que hace las tres cosas en orden — emite, libera el cuarto y lleva al cobro (sección «Cobrar en caja» ↗ Manual General). Dos minutos, sin repartir nada porque no hay nada que repartir.

Lo que el sistema NO hace

• No adivina el consumo de última hora. Solo carga solo lo que ya se sabe: las noches. Un trago de madrugada sigue siendo un cargo manual.
• No deja salir con saldo pendiente porque «es temprano» o «tiene prisa». La lancha no es una excepción al guard de salida: si Marina debe algo, se frena igual que a cualquier hora del día.
• No espera a que Marina baje para cargar la última noche. Eso ya ocurrió de madrugada, sola, sin que nadie tuviera que acordarse.
• No cobra el box lunch dentro de este proceso. Es un pedido operativo aparte (sección 23), no una línea de la cuenta.

45 · Caso: el huésped vuelve de otra isla

Duerme aquí unos días, se va dos noches a Isabela o a Santa Cruz y regresa antes de tomar el avión. Es el ciclo normal de Galápagos.

Visto desde el mostrador parece una sola visita partida en dos. Visto desde el sistema son dos estancias enlazadas, y conviene entenderlo así desde el principio porque de ahí salen todas las consecuencias: dos precios que revisar, dos listas de huéspedes que cargar y dos facturas. Lo que no hay que hacer es empezar de cero como si fuera un cliente nuevo: existe un botón para esto y hereda buena parte del trabajo.

Quién interviene

flowchart LR
    HUE(["Huésped"]):::act
    AGE(["Agencia"]):::act
    REC(["Recepción"]):::act
    CON(["Contabilidad"]):::act
    UC["El huésped se va a otra isla
y vuelve al hotel"]:::uc
    HUE --> UC
    AGE --> UC
    REC --> UC
    UC --> CON
    UC -.->|se apoya en| S1["El segundo ingreso: el huésped
va a otra isla y vuelve"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S2["Los huéspedes"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S3["La misma habitación, la misma
noche, a distintos precios"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S4["Check-in"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S5["De la estancia a la factura"]:::ref
    classDef act fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef uc  fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111
    classDef ref fill:#fff,stroke:#9CA3AF,color:#374151

El botón «Crear regreso»

Está en la ficha de la primera estancia y aparece cuando esa estancia ya está «Ingresada» o «Salida» — es decir, cuando el huésped ya entró o ya se fue de este primer tramo. Abre un asistente que pide «Entrada del regreso», «Salida del regreso» y «Personas», y que muestra en «Cuarto propuesto» y «Nota sobre el cuarto» qué encontró libre para esas noches. El botón que remata se llama igual: «Crear regreso».

Lo que nace es una estancia nueva, enlazada con la anterior. Las dos quedan atadas por la pestaña «Segundo ingreso (viaje)»: desde el regreso se ve de cuál viene, y desde la primera se ven todos sus regresos. Y en el historial de ambas queda anotado.

Paso a paso

flowchart TD
    A["El huésped avisa que sale
de tour y vuelve el día X"]:::caj
    B["Primera estancia:
botón «Crear regreso»"]:::caj
    C["Fechas del regreso
y «Personas»"]:::caj
    D{"¿El cuarto anterior está
libre esas noches?"}:::sis
    E["Propone el mismo cuarto"]:::ok
    F{"¿Hay otro cuarto del
tipo, libre?"}:::sis
    G["Propone otro,
diciendo por qué"]:::avi
    H["Se crea sin cuarto:
«Ningún cuarto está libre
esas noches»"]:::avi
    I["Botón «Crear regreso»:
nace la SEGUNDA estancia"]:::sis
    J["REVISAR: «Precio por noche»
— no se hereda el pactado"]:::caj
    K["REVISAR: pestaña «Huéspedes»
— no se copian los nombres"]:::caj
    L["Asignar cuarto antes
del check-in del regreso"]:::caj
    M["Cada estancia se factura
por su lado: «Facturar» × 2"]:::caj
    N["DOS facturas,
una por tramo"]:::ok

    A --> B --> C --> D
    D -->|sí| E --> I
    D -->|no| F
    F -->|sí| G --> I
    F -->|no| H --> I
    I --> J --> K --> L --> M --> N

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff

Qué hereda y qué no

El cuarto NO se le guarda mientras está fuera

Y es a propósito. Esas noches el cuarto se vende como cualquier otro: no tiene sentido dejar vacío —y sin cobrar— un cuarto que su huésped no va a usar. Cuando vuelve, el sistema propone el mismo cuarto si sigue libre; si no, busca otro del mismo tipo; y si tampoco hay, crea el regreso sin cuarto asignado y lo dice en la nota.

Dos estancias son dos facturas

No hay forma de emitir una sola factura por los dos tramos: cada estancia crea su propia orden de venta al pulsar «Facturar», y una orden no absorbe a la otra. Si la agencia quiere un solo documento por el viaje completo, eso se resuelve en el documento —añadiendo la segunda línea a mano sobre la orden que ya existe— y no desde las estancias. El camino normal, y el que cuadra sin esfuerzo con los informes, es una factura por tramo.

Lo que el sistema NO hace

• No aparta el cuarto durante la ausencia. Se vende a quien lo pida.
• No copia el precio ni los huéspedes. Los dos se cargan otra vez.
• No junta las dos estancias en una factura.
• No crea el regreso solo. Nadie adivina cuándo vuelve: lo crea recepción cuando el huésped da la fecha.

46 · Caso: el tour leader del grupo va de cortesía

La agencia manda un grupo con su guía, y al guía se le da la habitación sin cobrarle el alojamiento. Un solo bloqueo, una sola aprobación, y el guía entra y sale como cualquier huésped.

Es el caso que junta las dos secciones anteriores: el precio pactado de un bloqueo de grupo y la cortesía de una estancia. Sin el atajo que se cuenta aquí, el camino sería bloquear las N habitaciones, cerrar el bloqueo, y DESPUÉS entrar a la del guía a pedir la cortesía aparte — un paseo de ida y vuelta que el asistente de bloqueo ya resuelve de una sola pasada.

Quién interviene

flowchart LR
    AGE(["Agencia"]):::act
    REC(["Recepción"]):::act
    GER(["Gerencia"]):::act
    UC["El tour leader del grupo
va de cortesía"]:::uc
    AGE --> UC
    REC --> UC
    UC --> GER
    UC -.->|se apoya en| S1["Grupos y agencias"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S2["Tarifas pactadas"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S3["La noche de cortesía"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S4["El folio: la cuenta de la habitación"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S5["La salida del huésped"]:::ref
    classDef act fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef uc  fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111
    classDef ref fill:#fff,stroke:#9CA3AF,color:#374151

El flujo completo

flowchart TD
    A["La agencia manda un grupo
de N pasajeros con su guía"]:::caj
    B["Bloqueo de grupo:
N cuartos, precio pactado,
«Cuántas de cortesía» = 1
y su motivo"]:::caj
    C["Nacen N estancias en «Bloqueo»,
todas con el precio pactado.
La del guía queda además
«Pendiente de aprobación»"]:::sis
    D["Llega la rooming list:
se cargan los nombres,
el del guía incluido"]:::caj
    E["Gerencia abre cualquiera
de las cortesías pendientes
del bloqueo"]:::caj
    F["«Aprobar cortesías del grupo»"]:::caj
    G["Se juntan TODAS las pendientes
de ese mismo bloqueo
y se aprueban de una vez"]:::sis
    H["El guía entra como
cualquier huésped:
ocupa cuarto, desayuna,
limpieza a diario"]:::ok
    I["Consume algo del bar"]:::caj
    J["Ese consumo se carga
al folio con su
propio precio"]:::sis
    K["Sale el guía"]:::caj
    L{"¿Su alojamiento
frena la salida?"}:::sis
    M["No: quedó en 0,00
desde la aprobación"]:::ok
    N["Se factura a la agencia
por las habitaciones
COBRADAS, no por todas"]:::ok

    A --> B --> C --> D --> E --> F --> G --> H
    H --> I --> J
    H --> K --> L
    L -->|alojamiento| M
    L -->|consumo del bar sin pagar| N
    M --> N

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff

Paso 1: bloquear el grupo con el precio pactado

Todo nace en un solo asistente (sección 19): agencia, tipo de habitación, cuántos cuartos, fechas, y el precio pactado por noche de esa agencia para ese tipo (sección 34). Ahí mismo está «Cuántas de cortesía»: si el grupo trae un guía, se pone 1. El asistente exige el motivo de la cortesía antes de dejar avanzar, igual que si se pidiera estancia por estancia.

Paso 2: rooming, se asignan los nombres

Cuando llega la rooming list de la agencia, se cargan los nombres sobre las estancias del bloqueo, la del guía incluida. La cortesía ya quedó pedida desde el paso anterior — nadie tiene que volver a solicitarla estancia por estancia.

Paso 3: gerencia aprueba todas las cortesías del grupo de una vez

Gerencia abre cualquiera de las estancias de cortesía pendientes de ese bloqueo — no hace falta que sea justo la del guía — y pulsa «Aprobar cortesías del grupo». El sistema junta todas las cortesías pendientes de ese mismo código de bloqueo, la que se abrió incluida, y las aprueba en un solo gesto. Si el grupo trae dos guías en dos estancias distintas, las dos quedan aprobadas con esta única acción.

Paso 4: el guía entra como cualquier huésped

A partir de aquí no hay nada especial que recordar: ocupa su cuarto, desayuna, entra al parte de cocina y a la limpieza diaria igual que el resto del grupo. La cortesía no lo saca de ningún proceso operativo — solo cambia lo que se le cobra.

Paso 5: al salir, su alojamiento no lo frena; su consumo del bar sí

El check-out revisa qué queda pendiente de cobro en el folio de cada huésped (sección 30). El alojamiento del guía ya está en 0,00 desde la aprobación, así que no aparece como pendiente. Pero si consumió algo del bar durante la estadía, esa línea vive en el folio con su propio precio y su propio destinatario (sección 29), y sí frena la salida hasta que se cobre o quede claro quién responde por ella.

Paso 6: la factura de la agencia sale por las habitaciones cobradas

Cuando se factura el bloqueo, la agencia recibe el documento por las noches que sí tienen precio — el precio pactado en todas las habitaciones normales del grupo. La del guía no genera cargo de alojamiento en esa factura, porque su orden de venta quedó cancelada al aprobarse la cortesía. Lo que sí consumió del bar, si quedó a nombre de la agencia, se factura aparte según el mismo criterio que cualquier otro cargo del folio.

Qué NO hace el sistema

• No calcula solo cuántas cortesías corresponden por el tamaño del grupo. «Cuántas de cortesía» es lo que recepción teclea a mano; no existe ninguna regla de «una gratis cada tantos pasajeros».
• No aprueba la cortesía del guía por el solo hecho de bloquear el grupo. Nace pendiente; la aprobación sigue siendo un paso propio de gerencia, aunque sea uno solo para todo el bloqueo.
• No perdona el consumo del bar del guía porque su alojamiento sea cortesía. Son dos cargos distintos en el mismo folio, y cada uno se resuelve por su cuenta.

47 · Caso: la agencia paga meses antes de que llegue el huésped

La operadora transfiere desde el continente y el huésped aparece semanas o meses después. A veces ni se sabe todavía quién vendrá.

Es el caso que más veces al año ocurre en el hotel. La agencia aparta cupo, manda la transferencia y recién más adelante dice los nombres y las fechas exactas. El dinero entra primero y el servicio se presta después, que es justo al revés de lo que hace un huésped de mostrador. Por eso ese dinero no puede quedarse anotado en un cuaderno hasta que llegue el huésped: entra en el sistema el día que entra al banco, a nombre de la agencia, y espera ahí hasta que haya una factura contra la cual cruzarlo.

Quién interviene

flowchart LR
    AGE(["Agencia"]):::act
    REC(["Recepción / Caja"]):::act
    CON(["Contabilidad"]):::act
    UC["La agencia paga meses antes
de que llegue el huésped"]:::uc
    AGE --> UC
    REC --> UC
    UC --> CON
    UC -.->|se apoya en| S1["Anticipos y depósitos
de garantía"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S2["La cartera del cliente"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S3["Grupos y agencias"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S4["De la estancia a la factura"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S5["La cuenta de la agencia"]:::ref
    classDef act fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef uc  fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111
    classDef ref fill:#fff,stroke:#9CA3AF,color:#374151

Primero: ¿ya existe la reserva o todavía no?

De aquí sale el único punto donde la gente se traba. El botón «Anticipo» arranca desde un documento ya existente: abre el formulario del anticipo ya con el titular puesto. Es cómodo, pero necesita que haya una estancia creada. Cuando la agencia paga y todavía no hay fechas ni nombres, ese botón no es el camino: el anticipo se registra desde el menú de anticipos, a nombre de la agencia, y se aplica después.

Que el anticipo nazca sin estancia no le quita nada: no está atado a ninguna reserva concreta, sino al cliente. Queda a favor de la agencia y sirve para cualquier factura suya, sea de este grupo o del siguiente.

Paso a paso

flowchart TD
    A["La agencia transfiere
meses antes del viaje"]:::caj
    B{"¿Existe ya la estancia
con fechas?"}:::sis
    C["Ficha de la estancia
→ botón «Anticipo»"]:::caj
    D["Caja → Anticipos → nuevo,
a nombre de la agencia"]:::caj
    E["Importe, glosa y
forma de pago"]:::caj
    F["Botón «Procesar»"]:::caj
    G{"¿Glosa suficiente, importe
mayor que cero y una
forma de pago?"}:::sis
    H["BLOQUEO con el motivo
concreto que falta"]:::no
    I["Estado «Procesado»:
se numera y nace el asiento"]:::ok
    J["Queda a favor de la agencia
en «Anticipos no cruzados»"]:::neu
    K["Semanas o meses después:
llega el huésped"]:::caj
    L["Estancia con «Agencia» puesta
→ «Facturar» → cobro"]:::caj
    M["En la factura: «Registrar Pago»
→ diario de anticipos
→ campo «Anticipo»"]:::caj
    N["Anticipo «En Uso» o «Usado».
La factura queda cubierta"]:::ok
    O["Si nadie lo cruza, sigue
a favor de la agencia:
la factura queda impaga"]:::avi

    A --> B
    B -->|sí| C --> E
    B -->|no| D --> E
    E --> F --> G
    G -->|falta algo| H
    G -->|todo bien| I --> J --> K --> L --> M --> N
    J --> O

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff
    classDef neu fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111

Dónde queda ese dinero mientras tanto

En la ficha del contacto de la agencia, pestaña «Cartera EC». Ahí es donde se consulta cuánto tiene a favor esa agencia:

Cuando por fin llega el huésped

El camino es el normal, con una sola cosa que revisar antes: que la estancia tenga puesta la «Agencia», porque eso es lo que decide a nombre de quién sale el documento («De la estancia a la factura»). Después: botón «Facturar» para crear la orden, el cobro para emitir la factura, y sobre la factura el botón nativo «Registrar Pago». En la lista de diarios aparece el diario de anticipos: al elegirlo se habilita el campo «Anticipo», que ofrece los de ese cliente con saldo disponible.

Lo que el sistema NO hace en este caso

• No ata el anticipo a una reserva. Queda a favor del cliente, no de la estancia, y por eso sirve igual si el grupo cambia de fechas o de nombres.
• No genera nada contable por la reserva. Crear, confirmar o mover una estancia no produce ni un apunte: hasta que se factura, lo único que existe en el mayor es el anticipo («Lo que NO llega solo a la contabilidad en el hotel»).
• Vencer no devuelve nada. Si el anticipo pasa su fecha, cambia de estado y avisa; la plata sigue donde estaba. Devolverla es otra acción: «Devolver No Usado».
• No aplica la comisión de la agencia. El porcentaje de la ficha del contacto es un dato de consulta: no se descuenta de la factura ni se liquida solo.

48 · Caso: la factura va a nombre de la agencia, no del huésped

Quien duerme y quien paga son dos personas distintas. En este hotel eso no es la excepción: es lo normal.

La operadora arma el paquete, cobra al pasajero allá y le paga al hotel acá. El pasajero llega, duerme, desayuna y se va sin ver una factura, porque la suya se la dio la agencia. Al hotel le queda una regla sencilla y una tentación peligrosa: el documento sale a nombre de quien paga, pero los huéspedes reales hay que cargarlos igual. Sin ellos no hay ficha de registro que firmar y cocina no se entera de que uno de los cuatro es celíaco.

Quién interviene

flowchart LR
    AGE(["Agencia"]):::act
    HUE(["Huésped"]):::act
    REC(["Recepción"]):::act
    CON(["Contabilidad"]):::act
    UC["La factura va a nombre
de la agencia, no del huésped"]:::uc
    AGE --> UC
    HUE --> UC
    REC --> UC
    UC --> CON
    UC -.->|se apoya en| S1["Crear una reserva"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S2["Los huéspedes"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S3["De la estancia a la factura"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S4["La cuenta de la agencia"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S5["La misma habitación, la misma
noche, a distintos precios"]:::ref
    classDef act fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef uc  fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111
    classDef ref fill:#fff,stroke:#9CA3AF,color:#374151

Tres casillas que parecen lo mismo y no lo son

Dicho en una frase: el cliente de la orden es la agencia si está puesta y el titular si no la hay. Nada más entra en esa decisión — ni quién duerme, ni quién firmó, ni quién llamó.

Paso a paso

flowchart TD
    A["La agencia manda
al pasajero"]:::caj
    B["Estancia: «Titular»,
fechas y tipo de cuarto"]:::caj
    C["Campo «Agencia» = la operadora"]:::caj
    D["«Precio por noche» =
la tarifa pactada con ella"]:::caj
    E["Pestaña «Huéspedes»:
nombres, documento,
restricciones alimentarias"]:::caj
    F["Ficha de registro
y parte de cocina"]:::sis
    G["Botón «Facturar»"]:::caj
    H{"¿Tenía puesta
la «Agencia»?"}:::sis
    I["Orden a nombre
de la AGENCIA"]:::ok
    J["Orden a nombre del titular:
el huésped acaba de
quedar como deudor"]:::avi
    K["Confirmar la venta"]:::caj
    L{"¿Pasa el control de
crédito de la agencia?"}:::sis
    M["Se detiene ahí:
cupo excedido"]:::no
    N["Factura a nombre
de la agencia"]:::ok
    O["Contabilidad revisa
«Cuenta de agencia»
y «Cartera EC»"]:::caj

    A --> B --> C --> D --> E --> F
    E --> G --> H
    H -->|sí| I --> K --> L
    H -->|no| J
    L -->|no| M
    L -->|sí| N --> O

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

Los huéspedes se cargan igual, y por dos razones concretas

Que la agencia pague no exime de llenar la pestaña «Huéspedes». Ahí va una fila por persona, con nombre o contacto —uno de los dos es obligatorio—, tipo y número de documento, nacionalidad, si es adulto, movilidad reducida y las restricciones alimentarias. Lo que se pierde si se deja vacía:

Qué revisa contabilidad después

Todo en la ficha del Contacto de la agencia, que es donde se acumula lo suyo:

Lo que el sistema NO hace

• No reparte la factura por huésped. Una estancia da una línea. Si dos pasajeros del mismo cuarto quieren factura separada, son dos estancias.
• No descuenta ni liquida la comisión. «Es agencia de viajes» y «Comisión de agencia (%)» son datos de la ficha del contacto; la liquidación la hace contabilidad («Grupos y agencias»).
• No avisa de que falta la agencia. Facturar una estancia sin ella es perfectamente válido —así se factura al huésped directo—, así que nadie te va a detener.
• No cobra por adelantado por su cuenta. Si la agencia paga antes, eso se registra como anticipo y se cruza a mano.

49 · Caso: no hay cuartos y se deriva a otro hotel

El hotel se llenó, el huésped ya viene en la lancha y hay que acostarlo en otra casa. Sigue siendo cliente del hotel y el hotel le sigue facturando.

Esto no es «perder» al huésped: es sostener la venta con el cuarto de otro. El alojamiento asociado le factura al hotel a tarifa preferencial, y el hotel le factura a la agencia o al cliente como cualquier otra noche. El huésped no se entera de nada más que de dónde duerme. Lo delicado no es la operación —se resuelve con un solo campo—, sino la cadena de papeles que queda detrás: una factura de compra que entra, una de venta que sale, y una noche que no debe contarse como ocupación propia.

Quién interviene

flowchart LR
    HUE(["Huésped o agencia"]):::act
    REC(["Recepción"]):::act
    TER(["Alojamiento asociado"]):::act
    COM(["Compras"]):::act
    GER(["Gerencia y Contabilidad"]):::act
    UC["No hay cuartos y el huésped
se deriva a otro hotel"]:::uc
    HUE --> UC
    REC --> UC
    TER --> UC
    UC --> COM
    UC --> GER
    UC -.->|se apoya en| S1["Alojamiento en terceros"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S2["Disponibilidad y
sobrecupo consentido"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S3["De la estancia a la factura"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S4["Los informes"]:::ref
    UC -.->|se apoya en| S5["Lo que NO llega solo a la
contabilidad en el hotel"]:::ref
    classDef act fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef uc  fill:#E6F4F7,stroke:#2098AF,color:#111
    classDef ref fill:#fff,stroke:#9CA3AF,color:#374151

En la estancia: un campo, y uno solo

En la ficha de la estancia, junto al de cuarto, está el campo «Durmió en»: ahí va el contacto del alojamiento que lo recibió. Los dos campos se ocultan mutuamente —si hay cuarto no aparece «Durmió en», y al revés—, así que en la práctica el paso es quitar el cuarto y poner el tercero. Si por algún camino se llenan los dos, el sistema frena y explica el motivo: las dos cosas no pueden ser verdad a la vez, porque si durmió fuera el cuarto quedó libre para otro, y dejarlo ocupado haría que el Plano y la disponibilidad mostraran el hotel más lleno de lo que estuvo.

La cadena completa, de punta a punta

flowchart TD
    A["No quedan cuartos
esa noche"]:::caj
    B["Se acuerda con un
alojamiento asociado"]:::caj
    C["Estancia: se quita el cuarto
y se pone «Durmió en»"]:::caj
    D{"¿Quedaron puestos
cuarto Y «Durmió en»?"}:::sis
    E["BLOQUEO: las dos cosas
no pueden ser verdad"]:::no
    F["El cuarto vuelve a estar
libre para otro huésped"]:::ok
    G["Esa noche NO suma en
«Vendidos» ni en la ocupación"]:::sis
    H["No entra en el parte de cocina:
desayuna allá"]:::sis
    I["El tercero factura al hotel
a tarifa preferencial"]:::caj
    J["Compras registra esa factura
como cualquier otra"]:::caj
    K["El hotel factura al cliente:
«Facturar» → orden → cobro"]:::caj
    L["Margen = lo cobrado al cliente
− lo que cobró el tercero"]:::avi

    A --> B --> C --> D
    D -->|sí| E
    D -->|no| F
    F --> G
    F --> H
    F --> I --> J --> L
    F --> K --> L

    classDef caj fill:#2098AF,stroke:#186B7A,color:#fff
    classDef sis fill:#7C3AED,stroke:#5B21B6,color:#fff
    classDef ok  fill:#037F58,stroke:#026345,color:#fff
    classDef avi fill:#B45309,stroke:#7C3D06,color:#fff
    classDef no  fill:#DC2626,stroke:#991B1B,color:#fff

Dónde se registra la tarifa que cobra el tercero

En la ficha del Contacto del alojamiento: se marca la casilla «Alojamiento asociado» y con ella aparece la lista de «Tarifas por cuarto». Una fila por tipo de cuarto:

El margen: dónde está y quién lo saca

El margen de la noche derivada es la resta de dos cifras que viven en sitios distintos:

De ahí la utilidad de mantener las tarifas al día y marcadas como «Confirmada»: es la única forma de saber, antes de aceptar la derivación, si esa noche deja algo o se hace a pérdida por no dejar mal al cliente. Que sea una decisión y no un automatismo es correcto —a veces se deriva a pérdida a propósito—, pero conviene tomarla con la cifra a la vista.

Esa noche no es ocupación del hotel

Y esto importa más de lo que parece, porque de aquí salen los informes con los que se decide subir precios o abrir sobrecupo. Una estancia sin cuarto no ocupa ningún cuarto: no suma en la columna «Vendidos» de Hotel → Disponibilidad, no aparece en el Plano de Ocupación y no entra en el porcentaje de «Ocupación por periodo», el informe de Gerencia. Es exactamente lo que debe pasar: esa noche no se ocupó ninguna cama de la casa.

Lo que el sistema NO hace

• No busca el alojamiento por ti. El acuerdo lo hace recepción por teléfono; el campo solo registra el resultado.
• No crea la factura de compra del tercero.
• No calcula el margen ni avisa si la tarifa del tercero supera lo que se le cobró al cliente.
• No hace check-in de esa estancia. El check-in exige un cuarto físico asignado, y aquí no lo hay: la derivación se refleja con «Durmió en», no con el flujo de entrada («Check-in»).
• No avisa a cocina ni a limpieza de que esa persona no está en la casa. La consecuencia la calcula solo: no la cuenta.