La ficha del envío o la recepción
La ficha es la pantalla que se abre al pulsar una fila de Envases ‣ Operaciones ‣ Envíos o de Envases ‣ Operaciones ‣ Recepciones, y a la que se llega al terminar un envío, una recepción o una entrega o devolución de consignación. Es la misma pantalla para todos ellos, y el campo Tipo (envases) dice cuál es: Nota de embarque, Recepción, Transferencia entre bodegas, Entrega en consignación o Devolución de consignación.
Importante
La ficha es de solo lectura: ningún campo se edita aquí, y no se puede duplicar el documento. Lo que sí hay, para quien tenga el perfil Envases / Administrador, son botones que deshacen el documento entero —corregirlo, cancelarlo o eliminarlo— y que se explican más abajo. Corregir una cifra suelta no se puede: se deshace el documento y se vuelve a hacer.
En las entregas y devoluciones de Consignación ni eso: no hay ninguno de esos botones, y el Ajuste diario tampoco las crea: no lleva cliente.
Los campos
| Campo | Qué muestra |
|---|---|
| Título | El número del documento. |
| Tipo (envases) | Cuál de los cinco es: nota de embarque, recepción, transferencia entre bodegas, entrega en consignación o devolución de consignación. |
| Desde | La bodega de origen. |
| Hacia | La bodega de destino. |
| Fecha | La fecha del documento. |
| Responsable | El usuario responsable. |
| Retirado por | Quién retiró los envases. Solo aparece si se registró. |
| Envío / Recepción | El documento hermano. Solo aparece si existe. |
En la parte superior, una barra de estado muestra el avance del documento. Debajo de los campos está la tabla de envases y, al final, el historial de mensajes.
El documento hermano
Cada envío tiene su recepción y cada recepción su envío. El enlace del campo Envío / Recepción salta de uno al otro, y ambos usan esta misma ficha.
Envío entre zonas y envío dentro de la misma zona
Un envío entre zonas es una nota de embarque; uno dentro de la misma zona es una transferencia entre bodegas. Ver Envíos. La transferencia no tiene recepción, así que no muestra el campo Envío / Recepción.
En la nota de embarque, la ficha muestra además el grupo Nota de embarque. La transferencia entre bodegas no muestra ese grupo.
| Campo | Qué muestra |
|---|---|
| N.º de nota de embarque | El número propio de la nota. |
| Pto. de embarque | El puerto de salida. |
| Pto. de llegada | El puerto de llegada. |
| Embarcación | La embarcación. |
| Envía | Quién envía. |
| Recibe | Quién recibe. |
| N.º de conocimiento | El número del conocimiento de embarque, si se llenó. |
| Fecha de zarpe | La fecha en que zarpó la embarcación, si se llenó. |
| N.º de conocimiento | El número de conocimiento. |
| Fecha de zarpe | La fecha de zarpe. |
| Observaciones (embarque) | Las observaciones. Solo aparece si se escribió algo. |
Nota
Los envíos anteriores a la nota de embarque no tienen número.
La tabla de envases
| Columna | Qué significa |
|---|---|
| Envase | El producto envase. |
| Salieron | Lo que despachó el envío. |
| Llegaron | Lo recibido. Incluye las dañadas. Solo en recepciones. |
| Dañadas | La parte de lo que llegó que se recibió dañada. Solo en recepciones. |
| Faltan | Lo que salió y no llegó. Solo aparece si la recepción está hecha y hay faltante. |
Importante
Llegaron incluye las dañadas, y Faltan no las resta: Faltan es lo que salió menos lo que llegó, sin descontar dañadas. Con Salieron 10, Llegaron 8 y Dañadas 2, Faltan es 2, no 4.
Los botones
| Botón | Cuándo aparece y qué hace |
|---|---|
| Imprimir | Siempre. Lo que imprime depende del documento:
|
Importante
La nota de embarque nunca muestra lo que llegó, ni antes ni después de recibirse: es el documento que viaja con la carga, y en el momento de imprimirlo todavía no ha llegado nada. Su tabla solo lleva cantidad y descripción, como el talonario de papel.
Para ver qué llegó, qué venía dañado y qué faltó, se imprime la recepción, que es otro documento. Se llega a ella desde el campo Envío / Recepción de esta misma ficha.
| Botón | Cuándo aparece y qué hace |
|---|---|
| Dar por perdido | Solo en una recepción todavía pendiente, y solo para el perfil Envases / Administrador. Cancela la recepción y da de baja del inventario lo que seguía en camino: esos envases dejan de ser de la empresa. Pide confirmación y no se puede deshacer. Es lo que se usa cuando un embarque no va a llegar nunca. |
| Recibir | Solo si el documento es una recepción pendiente y el destino es una bodega del usuario. Abre el asistente descrito en Recepciones. |
Qué no trae la ficha
La ficha no tiene Validar, ni guía de remisión, ni comprobantes, ni permite añadir o editar líneas.
Importante
Esto no es una carencia. El candado de «no se recibe más de lo que salió» se saltaría si se pudieran añadir líneas a mano en la ficha. Las cantidades se registran solo desde el asistente de envío y el de recepción, que sí aplican ese control.
Corregir, cancelar o eliminar un documento
Un envío mal registrado no se arregla por dentro: se deshace y se vuelve a hacer. Esas operaciones las reserva el sistema al grupo Envases / Administrador, y todas piden un motivo. Quien no tenga ese perfil no ve ninguno de estos botones.
| Situación | En la ficha del envío | En la ficha de la recepción |
|---|---|---|
| En tránsito (salió y nadie lo ha recibido) | Modificar envío · Cancelar envío · Eliminar | Los mismos tres |
| Recibido | Solo Eliminar | Modificar recepción · Cancelar recepción · Eliminar |
| Cancelado | Solo Eliminar | Solo Eliminar |
Importante
Dos detalles de la tabla que confunden si no se saben de antemano:
- Para corregir una recepción ya hecha hay que abrirla a ella. Desde la ficha del envío, cuando su recepción está hecha, solo aparece Eliminar.
- Mientras está en tránsito, los botones de la ficha de la recepción dicen «envío» —Modificar envío, Cancelar envío— porque es el envío lo que se deshace. No es un error de la pantalla.
El motivo
Cualquiera de los tres botones abre antes una pantalla que pide el Motivo. Es obligatorio y no se puede dejar en blanco ni con espacios: sin él sale «Indica el motivo.».
Al cancelar o modificar, el motivo queda anotado en el historial del documento que sobrevive, con el nombre de quien lo hizo.
Importante
Al eliminar no queda constancia en la aplicación: el documento desaparece y con él su historial, así que el motivo solo va al registro técnico del servidor, donde un usuario no lo puede consultar. La propia pantalla lo advierte al elegir esa acción. Si hace falta dejar rastro de por qué se quitó un documento, anótalo fuera del sistema antes de borrarlo — o usa Cancelar, que sí lo conserva.
Modificar
- Abre la ficha del envío y pulsa Modificar envío.
- Escribe el motivo y confirma. Se abre el asistente con los datos del envío ya copiados.
- Corrige lo que haga falta: las bodegas, la fecha, el responsable o las líneas de envases.
- Pulsa Enviar. Se crea el envío corregido, el viejo desaparece, y en el nuevo queda anotado a cuál reemplaza y por qué.
Hasta que pulses Enviar no se toca nada: si descartas el asistente, el envío original sigue intacto y en tránsito. Al enviar, lo que estaba en camino vuelve a la bodega de origen y sale de nuevo con el envío corregido, así que el envío nuevo puede fallar por falta de disponible si entretanto se movieron esos envases.
Modificar recepción trabaja sobre lo recibido, y no se comporta igual que el envío: al confirmar el motivo ya deshace la recepción —lo bueno y lo dañado vuelven al tránsito—, crea una recepción nueva por la misma cantidad y abre Recibir con las cifras anteriores puestas para que las corrijas.
Nota
Si abandonas ese Recibir, no se pierde ningún envase: la recepción queda otra vez esperando en Por recibir con todo en tránsito. Lo único que se pierde son las cifras que ya estaban registradas —cuánto llegó y cuánto venía dañado—, que habrá que volver a escribir. Ten a mano lo que vas a corregir antes de empezar.
Cancelar
Cancelar envío devuelve los envases del tránsito a la bodega de origen y deja los documentos a la vista, marcados como cancelados. Desde ahí ya solo se pueden eliminar.
Cancelar recepción deshace lo recibido —vuelve al tránsito— y deja la recepción otra vez en Por recibir, lista para registrarla bien. El número del documento cambia: la recepción anterior se sustituye por una nueva.
Eliminar
Importante
Eliminar borra de verdad, y borra los dos documentos: el envío y su recepción. No se puede deshacer y no hay papelera. Los movimientos de inventario se revierten primero —las existencias quedan como estaban antes del envío— y después desaparecen: no quedan en el historial de movimientos ni en la trazabilidad del producto, como si el envío nunca hubiera existido.
Cuando lo que se quiere es dejar constancia de que algo salió mal, lo correcto es Cancelar, que conserva los documentos a la vista.
Mensajes de estas operaciones
| Mensaje | Por qué sale |
|---|---|
| «Sólo el grupo «Envases / Administrador» puede modificar, cancelar o eliminar envíos y recepciones de envases.» | Alguien sin ese perfil intenta la operación por otra vía. |
| «Indica el motivo.» | El motivo se dejó vacío o solo con espacios. |
| «'<documento>' está en estado «<estado>»: esa acción no está disponible.» | La operación no corresponde a ese estado — por ejemplo, cancelar un envío que ya se recibió. |
| «'<documento>' no está cancelado del todo: no se borra.» | Se intenta eliminar algo que todavía tiene movimientos vivos. |
| «El envío '<documento>' que se iba a reemplazar ya no está cancelado.» | Al terminar una corrección, el envío viejo cambió de estado mientras tanto. Suele pasar si dos personas tocan el mismo documento. |
| «Para deshacer un documento de envases ya hecho hace falta el módulo de Ecuador (l10n_ec_base), que es quien revierte el inventario. No está instalado en esta base.» | La instalación no tiene ese módulo. Sin él no se puede deshacer nada que ya esté hecho. |
Ver también